Quem paga a multa na viagem a trabalho?

Descumprimento de normas de trânsito, no show em aéreo ou hotéis, multa por remarcação ou cancelamento… São diversas situações no dia a dia do viajante corporativo que podem acarretar multas. Mas, quem paga a multa na viagem corporativa?

Essa é uma das muitas dúvidas sobre como lidar com a multa em viagens corporativas: elas são reembolsáveis? São despesas de viagens? Podem ocasionar sanções ao viajante? É isso que queremos esclarecer neste artigo. 

Multa: fique de olho na política de viagens 

As multas podem ser consideradas despesas de viagens. Mas, isso depende da política de viagens de cada empresa. Outra definição que cabe a cada companhia é se as multas serão reembolsáveis ou não. 

Portanto, é obrigação do gestor de viagens determinar se, no caso de multas, quem arca com o pagamento: a empresa ou o colaborador.

Geralmente, a multa não se classifica como despesa reembolsável na maioria dos negócios e, nesses casos, o viajante tem que desembolsar o pagamento. 

Uma exceção é quando a multa decorre de falta de informação ou de orientação ao viajante. Nessas situações, a política de viagem pode determinar que a empresa arque com o custo. 

No caso de multa, além do pagamento, podem ser aplicadas medidas da política de consequências da empresa ao colaborador. A responsabilidade do pagamento da multa pode ser do viajante, mas ele pode receber uma advertência ou uma suspensão, por exemplo. 

Outra possibilidade é que a empresa arque com o prejuízo da multa, mas o colaborador seja afastado das viagens corporativas. 

Ou seja: tudo isso depende de cada política de viagens. Por isso, é fundamental que esse documento seja claro e que o viajante tenha acesso às políticas antes de embarcar na viagem. 

E se for eu for multado com o carro alugado na viagem a trabalho?

Todas as infrações de trânsito que ocorrerem com o carro alugado vão gerar multa, assim como aconteceria no carro próprio ou no carro da firma. A diferença é apenas no processo.

A multa será notificada, primeiro, a empresa locadora. A partir daí, será encaminhada para quem assinou o contrato de locação. Nesta etapa, é possível recorrer da multa ou indicar quem era o condutor.

É comum haver cobrança de uma taxa administrativa por parte da locadora e os valores costumam ser cobrados no mesmo cartão de crédito cadastrado na hora de fechar o contrato de aluguel. Se não for possível cobrar no cartão, a empresa locadora deve enviar um boleto.

Se o valor será ou não reembolsado pela empresa, no caso de uma viagem corporativa, cabe ao que está definido na política de viagens.

Como saber quem paga a multa na viagem corporativa?

Cada empresa pode definir suas próprias despesas e quais delas são reembolsáveis, considerando a natureza e as demandas de cada negócio. Independente se a multa será reembolsável ou não, é imprescindível ter uma comunicação interna transparente.

Com isso, todos os funcionários estarão cientes de quais são as despesas e também de como devem proceder.

Tendo isso em vista, o colaborador deve estar ciente da política de viagem: essa é a regra do que pode e do que não pode ser feito, a quem recorrer e como agir em determinadas situações.

Nesse ponto, é responsabilidade do gestor manter o fluxo de comunicação em funcionamento para não haver mal-entendido ou dúvidas. Por outro lado, cabe ao viajante seguir as diretrizes conforme combinadas.

Qual é a multa mais comum em viagens corporativas? 

As multas mais comuns nas viagens corporativas são:

• Multas de trânsito 

Aquelas mais comuns no Brasil, segundo o Detran, são dirigir com a CNH vencida, não utilizar o cinto de segurança, uso do celular, avançar o sinal vermelho, não dar preferência ao pedestre ou transitar acima da velocidade permitida e estacionar em local proibido. 

Durante uma viagem corporativa, uma multa de trânsito pode gerar dor de cabeça ao motorista, além do prejuízo financeiro. A multa leve de trânsito, hoje em dia, custa R$ 88,38, além de 3 pontos na carteira de habilitação. A média tem penalidade de R$ 130,16 e 4 pontos na CNH; enquanto a grave custa R$ 195,23 e 5 pontos na CNH. Já a gravíssima tem multa de R$ 293,47 e 7 pontos na carteira, além da suspensão da carteira de habilitação e, em alguns casos, apreensão do veículo. 

• Multas por no show

O no show consiste em não comparecer, sem aviso prévio, a uma reserva confirmada, seja em hotel ou no aéreo.  Por isso, uma taxa é cobrada por conta do no show, já que a empresa se considera lesada pelo não comparecimento do viajante. Portanto, se o colaborador não consegue embarcar ou chegar ao hotel de destino, pode ser necessário arcar com uma multa — que pode ser proporcional à diária ou passagem cobrada. 

• Multas por remarcação

Se o viajante precisou mudar a data da viagem e remarcar, pode ser preciso pagar uma multa. Para companhias aéreas, é geralmente cobrada uma multa para escolher uma nova data da passagem (o valor costuma ser mais em conta do que aquele de no show). 

Para empresas de ônibus, cada empresa tem suas normas e em algumas é possível remarcar (com algumas horas de antecedência mínima) sem a cobrança de taxas extras.  

• Multas por cancelamento

Assim como a remarcação, muitos contratos de prestação de serviços definem que se houver cancelamento, será cobrada multa. O valor exato da multa depende de cada contrato, mas geralmente entende-se legalmente que o valor máximo é de 10% do valor total. Nas viagens corporativas, o cancelamento de uma reserva de hospedagem, por exemplo, pode não ser reembolsável, portanto, o valor pago não será devolvido. 

A recomendação é sempre ficar atento às políticas de cancelamento, reembolso ou remarcação das empresas que prestam serviços para viagens corporativas, como aluguel de carros, reserva de hospedagem, passagens aéreas ou terrestres.