3 motivos e ½ para você sair de uma agência tradicional e contratar uma travel tech para suas viagens corporativas

Descubra o porquê você deveria sair de uma agência de viagens tradicional e ir para uma travel tech

O ambiente corporativo precisa de algumas especificidades que os sites de turismo online e agências tradicionais não possuem. Entender o quanto a tecnologia evoluiu para apoiar toda a trajetória de compras e de gestão de despesas em viagens é um importante passo para transformar toda a saúde financeira da sua organização. Nesse intuito uma travel tech, como a Onfly, pode ser uma importante aliada neste processo. 

Uma das principais características de uma travel tech que atua no mercado de viagens corporativas, é dar transparência e autonomia para os clientes, com um poderoso arsenal de tecnologia e uma boa dose de calor humano. 

Se você perde muito tempo para fazer a prestação de contas após sua viagem, se perde em meio a vários formulários diferentes ou tem problemas ao organizar todos os seus gastos de viagem. Confira por aqui,  3 e ½ motivos para você sair de uma agência tradicional e contratar uma travel tech para suas viagens corporativas. 

Configuração de uma política de viagens

Entender o comportamento de viagens da sua empresa é uma importante fase para este tipo de gestão. A política de viagem corporativa possibilita otimizar processos, controlar custos e definir parâmetros para as viagens e reembolsos de despesas realizadas pelos colaboradores em nome da empresa. Muitas agências de viagens apresentam um modelo padrão de política de viagens que não leva em consideração a individualidade de cada cultura organizacional na ponta do lápis. 

Este documento deve conter todas as regras, informações e especificações para as viagens a trabalho realizadas por colaboradores para a empresa. Porém sabemos que cada empresa possui regras, informações e especificações distintas para o processo de viagens e reembolso e acaba que algumas agências não suprem estas características, por exemplo. 

Na plataforma de gestão de viagens e despesas da Onfly, você terá em suas mãos uma plataforma que lhe permitirá configurar uma política de viagens corporativas personalizada para a sua empresa. Por meio dela, você terá mais controle, transparência e tranquilidade de que nada estará fora das normas e cumprindo as metas que você trilhou para a dor de reembolso. Muito bom, né?

Durante o onboarding com o nosso time, você poderá definir questões importantes na personalização da sua gestão de viagens como: 

  • Perfil de viagem para cada departamento, cargo ou colaborador;
  • Orçamento disponível para cada viagem;
  • Custo máximo com hospedagem, alimentação, transporte e outros processos;
  • Local ou método para a compra de passagens aéreas;
  • Apresentação de relatório da viagem com todas as notas fiscais;
  • O que não será incluído nas despesas da viagem;
  • O que a política de viagens garante ao colaborador.

Com isso, por meio do dashboard e relatórios intrínsecos da nossa plataforma, é possível validar compliance e como anda a adesão à política de viagens, tudo isso em tempo real. Sem perder tempo batendo informações com uma agência tradicional e tendo que esperar horas para entender o seu colaborador. 

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Relatórios de viagens para tomada de ação baseado em informações

Outro motivo que faz toda a diferença em qualquer gestão de viagens e despesas, é o quão poderoso o seu relatório pode ser.  Os colaboradores que exercem algum trabalho fora do escritório na mesma cidade ou viajando a serviço da empresa terá sempre gastos com transporte, alimentação, hospedagem indispensáveis para a execução do trabalho que foi ou será realizado. E é fundamental entender o perfil e o comportamento desse pessoal para tomar decisões estratégicas de gestão e tomadas de opiniões mais eficientes. 

Historicamente, para os clientes terem acesso aos dados de viagem da empresa, era preciso pedir por e-mail para sua agência de viagem tradicional um relatório com todos os dados. Já contamos em nossa série sobre travel tech que, estes relatórios nunca chegavam em tempo real e para ter esses dados  era necessário um SLA de aproximadamente 7 dias, e em muitas vezes, os dados estavam incorretos.

Com relatórios mais completos e com um Travel BI único oferecido pela Onfly, você conseguirá apurar questões importantes como organização e controle dos gastos de viagens, ajustes na prestação de contas, redução de fraudes e agilidade na prestação de contas. 

Neste passo, é importante saber que cada organização apresenta uma estrutura única de como enxergar as movimentações financeiras internamente e produzir um relatório de despesas, e entendemos essa dor. Quando falamos em gestão de viagens corporativas essas informações do relatório também mudam de negócio para negócio. 

Por isso, a necessidade de procurar uma travel tech que forneça um relatório de despesas com campos customizáveis. Afinal, cada organização contempla uma política de viagens distinta para suprir as necessidades e exigências do colaborador e do gestor.

Gestão de reembolsos e prestação de contas

Relatórios em mãos, como estabelecer a melhor gestão financeira no meu meu negócio para não cair em armadilhas de reembolso? Uma vez contamos por aqui, como era a gestão de viagens e despesas do Grupo Hidrogeron e como um processo burocrático trazia atrasos para a realização e conferência da gestão de reembolsos e prestação de contas. Confira um trecho: 

“Após o retorno da viagem, os colaboradores faziam planilhas de Excel, separavam todos os cupons fiscais das despesas do período, grampeavam, preenchiam formulários, categorizavam e colocavam no correio. De acordo com ela, sempre ocorriam atrasos, pois a empresa tem sede no Paraná, mas atua em praticamente todos os estados do Brasil. Até o colaborador chegar de viagem, se organizar, juntar a documentação e mandar para a empresa, atrasavam fechamentos de indicadores, relatórios, análise de informação e ainda havia a questão da confiabilidade da notinha.” –

Trecho retirado do Case de Sucesso “Como o Grupo Hidrogeron digitalizou seus os processos de viagem e zerou os atrasos de indicadores e relatórios”.

Esta é uma parte delicada que muitas agências tradicionais deixam a cargo exclusivamente das empresas e em nossa travel tech a história é outra.  Nem precisamos dizer que lutamos contra a burocracia, a papelada e a ineficiência de processos de reembolso ultrapassados. Nos comprometemos a reduzir os gastos com viagens e a otimizar a gestão nas empresas, oferecendo agilidade aos gestores e autonomia aos viajantes. E isso esbarra na questão do reembolso. Afinal, a Onfly nasceu da insatisfação dos nossos fundadores com as práticas de reembolso das suas antigas empresas. 

O processo de juntar notinhas, escanear, preencher planilhas, passar por aprovação, aguardar faturação é, no mínimo, desinteressante.

Nesse quesito, os cartões corporativos, além de reduzirem etapas e melhorar a eficiência, podem garantir controle e análises mais fáceis, juntos com todos os pontos de segurança e políticas internas. Por isso, lutamos por uma forma de eliminar essa dor nas empresas, e daí nasceu o Azulzinho, o nosso cartão corporativo que tem a proposta de eliminar a necessidade de reembolsos dentro de uma empresa, com uma conta digital que permite gerenciar saldos de cartão físico e virtual com apenas poucos cliques.

É sobre autonomia, liberdade, e devolver o protagonismo que as pessoas merecem.

E o 1/2 motivo é você quem diz. Deixe sua empresa descobrir na prática o porquê da Onfly estar entre as melhores empresas do Brasil. Não deixe a gestão de viagens da sua empresa em agências ultrapassadas. Saiba o por que somos travel tech referência naquilo que fazemos.
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José Alberto Rodrigues
José Alberto Rodrigues

Olá! Me chamo José Alberto Rodrigues. Sou jornalista e pós-graduado em Comunicação e Marketing. Sou o Analista de Conteúdo na Onfly e nos últimos meses venho me dedicando a entender como funciona o mercado de viagens corporativas e como otimizar os custos de viagens das empresas. Para falar comigo, é só mandar um e-mail para jose@onfly.com.br