3 motivos para você sair de uma agência comum e contratar uma travel tech para suas viagens corporativas

O ambiente corporativo precisa de algumas especificidades que os sites de turismo online e agências tradicionais não possuem. Entender o quanto a tecnologia evoluiu para apoiar toda a trajetória de compras e de gestão de despesas em viagens é um importante passo para transformar toda a saúde financeira da sua organização. Nesse intuito, uma travel tech, como a Onfly, pode ser uma importante aliada neste processo. 

Uma das principais características de uma travel tech que atua no mercado de viagens corporativas é dar transparência e autonomia para os clientes, com um poderoso arsenal de tecnologia e uma boa dose de calor humano. 

Se você leva muito tempo para fazer a prestação de contas após sua viagem, se perde em meio a vários formulários diferentes ou tem problemas ao organizar todos os seus gastos de viagem. Confira por aqui 3 motivos para você sair de uma agência comum e contratar uma travel tech para suas viagens corporativas. 

1. Mais eficiência para sua política de viagens

Entender o comportamento de viagens da sua empresa é uma importante fase para este tipo de gestão. A política de viagem corporativa permite otimizar processos, controlar custos e definir parâmetros para as viagens e reembolsos de despesas realizadas pelos colaboradores em nome da empresa.

Muitas agências de viagens apresentam um modelo padrão de política de viagens que não leva em consideração a individualidade de cada cultura organizacional na ponta do lápis. 

Este documento deve conter todas as regras, informações e especificações para as viagens a trabalho realizadas por colaboradores para a empresa. Porém, sabemos que cada empresa possui regras distintas para o processo de viagens e reembolso, quem nem sempre são atendidas pelas agências comuns de viagem. 

Conheça a solução da Onfly

Na plataforma de gestão de viagens e despesas da Onfly, travel tech B2B nº1 da América Latina, você terá em suas mãos uma plataforma que lhe permitirá configurar uma política de viagens corporativas personalizada para a sua empresa. Por meio dela, tenha mais controle, transparência e tranquilidade de que nada estará fora das normas estabelecidas. Muito bom, não é?

Durante o onboarding com o nosso time, você poderá definir questões importantes na personalização da sua gestão de viagens como: 

• Perfil de viagem para cada departamento, cargo ou colaborador;
• Orçamento disponível para cada viagem;
• Local ou método para a compra de passagens aéreas;
• Apresentação de relatório da viagem com todas as notas fiscais;
• O que não será incluído nas despesas da viagem;
• O que a política de viagens garante ao colaborador.

Com isso, por meio do dashboard e relatórios intrínsecos da nossa plataforma, é possível validar compliance e como anda a adesão à política de viagens, tudo isso em tempo real.

Sem perder tempo batendo informações com uma agência comum de viagens e tendo que esperar horas para entender o seu colaborador. Com uma travel tech, esse processo é muito mais ágil.

2. Tomada de ação a partir de relatórios em tempo real sobre as viagens

Outro motivo para contratar uma travel tech está na eficiência para geração de relatórios. Os colaboradores que exercem algum trabalho fora do escritório na mesma cidade ou viajando a serviço da empresa terá sempre gastos com transporte, alimentação, hospedagem indispensáveis para a execução do trabalho que foi ou será realizado.

E é fundamental entender o perfil e o comportamento desse pessoal para tomar decisões estratégicas de gestão e tomadas de opiniões mais eficientes. 

Historicamente, para os clientes terem acesso aos dados de viagem da empresa, era preciso pedir por e-mail para sua agência comum de viagem um relatório com todos os dados. Já contamos em nossa série sobre travel tech que estes relatórios nunca chegavam em tempo real, sendo necessário SLA de cerca de 7 dias. E para tornar o processo mais desgastante, em muitas vezes, os dados estavam incorretos.

Com relatórios mais completos e com um Travel BI único oferecido pela Onfly, você conseguirá apurar questões importantes como organização e controle dos gastos de viagens, redução de fraudes e agilidade na prestação de contas. 

Neste passo, é importante saber que cada organização apresenta uma estrutura única de como enxergar as movimentações financeiras internamente e produzir um relatório de despesas, e entendemos essa dor. Quando falamos em gestão de viagens corporativas, essas informações do relatório também mudam de negócio para negócio. 

Por isso, a necessidade de procurar uma travel tech que forneça um relatório de despesas com campos customizáveis. Afinal, cada organização contempla uma política de viagens distinta para suprir as necessidades e exigências do colaborador e do gestor.

3. Transparência na prestação de contas e nos reembolsos

Com os relatórios em mãos, como estabelecer a melhor gestão financeira no meu negócio para não cair em armadilhas de reembolso e garantir transparência? Conheça a vantagem de contratar uma travel tech par esse processo.

Já contamos por aqui como era a gestão de viagens e despesas do Grupo Hidrogeron. Por ser um processo burocrático, trazia atrasos para a realização e conferência da gestão de reembolsos e prestação de contas. Confira um trecho: 

“Após o retorno da viagem, os colaboradores faziam planilhas de Excel, separavam todos os cupons fiscais das despesas do período, grampeavam, preenchiam formulários, categorizavam e colocavam no correio. De acordo com ela, sempre ocorriam atrasos, pois a empresa tem sede no Paraná, mas atua em praticamente todos os estados do Brasil. Até o colaborador chegar de viagem, se organizar, juntar a documentação e mandar para a empresa, atrasavam fechamentos de indicadores, relatórios, análise de informação e ainda havia a questão da confiabilidade da notinha.” –

Trecho retirado do Case de Sucesso “Como o Grupo Hidrogeron digitalizou seus os processos de viagem e zerou os atrasos de indicadores e relatórios”.

Esta é uma parte delicada que muitas agências comuns de viagens deixam a cargo exclusivamente das empresas. Já em nossa travel tech, a história é outra, afinal, buscamos eliminar a burocracia, a papelada e a ineficiência de processos de reembolso ultrapassados.

Nos comprometemos a reduzir os gastos com viagens e a otimizar a gestão nas empresas, oferecendo agilidade aos gestores e autonomia aos viajantes. E isso esbarra na questão do reembolso. Afinal, a Onfly nasceu da insatisfação dos nossos fundadores com as práticas de reembolso das suas antigas empresas. 

O processo de juntar notinhas, escanear, preencher planilhas, passar por aprovação, aguardar faturação é, no mínimo, desinteressante.

Gestão de viagens e despesas com o cartão corporativo

Nesse quesito, os cartões corporativos, além de reduzirem etapas e melhorar a eficiência, podem garantir controle e análises mais fáceis, com todos os pontos de segurança e políticas internas.

Buscando eliminar essa dor nas empresas, criamos nosso cartão corporativo que tem a proposta de acabar com os reembolsos em uma empresa, através de uma conta digital que permite gerenciar saldos de cartão físico e virtual com apenas poucos cliques.

É sobre autonomia, liberdade, e devolver o protagonismo que as pessoas merecem. Tudo isso, através de uma travel tech.

Deixe sua empresa descobrir na prática o porquê da Onfly ser a travel tech B2B nº da América Latina. Entre em contato com um dos nossos especialistas!