Como se preparar para a gestão de viagens do próximo ano?
A gestão de viagens corporativas desempenha um papel essencial no sucesso das empresas, já que representa, em média, a terceira linha dos orçamentos das empresas.
Por isso, muito além de garantir que os deslocamentos dos colaboradores sejam eficientes, econômicos e bem organizados, a boa gestão é importante para manter o investimento em viagens alinhado com o orçamento.
À medida que o próximo ano se aproxima, as empresas já começam a se preparar com o orçamento para 2025, além de atenção às mudanças e desafios para otimizar recursos.
Neste artigo, exploramos três dicas para se preparar adequadamente para a gestão de viagens: o orçamento, a tecnologia de gestão de viagens e as tendências no setor. Confira!
Em linha com o orçamento
A primeira etapa na preparação para a gestão de viagens corporativas no próximo ano é a elaboração de um orçamento adequado. Como estamos em novembro, é até possível que a sua empresa já esteja preparando (ou finalizando o planejamento orçamentário).
Como as viagens representam uma parte significativa dos investimentos de uma empresa é essencial a definição de uma estratégia financeira eficiente.
Para isso, o primeiro passo é definir qual é o tipo de orçamento que faz sentido para o seu negócio. Geralmente, os mais comuns são o base zero ou o orçamento incremental — leia mais sobre os orçamentos neste artigo.
Apesar de diferentes, ambos buscam uma maneira eficiente de analisar as tendências de custos e prever o impacto das mudanças no mercado de viagens.
Isso inclui o aumento de preços em passagens aéreas, hospedagem e alimentação, além de flutuações na economia, como a inflação. Ao preparar o orçamento, também é necessário incluir uma margem de flexibilidade para acomodar custos adicionais decorrentes de imprevistos, como mudanças de última hora ou ajustes no itinerário.
De olho nisso, investir em ferramentas de gestão de viagens pode ser uma das formas mais eficazes de controlar o orçamento. Plataformas especializadas, como a solução da Onfly, permitem acompanhar em tempo real os gastos com deslocamento e hospedagem, oferecendo insights sobre o comportamento de consumo da empresa.
Além disso, é possível verificar, com dados, a adesão às boas práticas da política de viagens — garantindo um controle maior de quem descumpre às regras e suas motivações (se são válidas ou não).
Tecnologia de gestão de viagens
Com a constante evolução tecnológica, as ferramentas de gestão de viagens se tornaram indispensáveis para empresas que buscam otimizar seus processos e proporcionar uma experiência de viagem mais tranquila para seus colaboradores.
As plataformas de gestão de viagens corporativas oferecem uma série de funcionalidades que facilitam tanto o planejamento quanto o acompanhamento das viagens. E, claro que as mais modernas também oferecem novas funcionalidades acompanhando tendências de consumo dos viajantes, como:
- pagamento por pix no cartão corporativo;
- leitor de QR Code no cupom fiscal da despesa corporativa;
- possibilidade de reservar apartamento na viagem a trabalho.
Esses são alguns exemplos das funcionalidades mais avançadas que já estão em alta em 2024. Por isso, na hora de investir em uma plataforma integrada para o planejamento e a reserva de viagens para o próximo ano, verifique se a solução escolhida conta com essas atualizações.
A Onfly, por exemplo, reúne em um só aplicativo, soluções de reservas, despesas e cartões corporativos. Por isso, oferece um sistema centralizado para reservar passagens aéreas, hotéis e outros serviços relacionados à viagem, além de integrar as políticas corporativas, permitindo que os gestores monitorem todo o fluxo.
Outro benefício das soluções tecnológicas é a capacidade de gerar relatórios detalhados sobre os gastos com viagens, identificando padrões de consumo e integração em código com sistemas de reembolsos e a gestão de despesas, simplificando o processo de prestação de contas.
Acompanhe tendências
Por fim, mas igualmente importante, para se manter competitivo e preparado para as demandas do próximo ano, é fundamental que os profissionais de gestão de viagens se mantenham atualizados sobre as tendências e inovações no setor.
Sabemos que o gestor de viagens é cada vez menos operacional e deve liberar agenda para atividades estratégicas.
Além de melhorar o desempenho profissional, acompanhar tendências é um excelente ativo para a carreira e desenvolvimento pessoal. Participar de eventos, cursos e acompanhar estudos do mercado são atividades essenciais para quem busca excelência na gestão de viagens.
Dentre as principais tendências para 2025, podemos destacar:
Automação de processos
A automação é uma tendência crescente nas empresas, e a gestão de viagens não é exceção. Com a implementação de sistemas que gerenciam de forma bem mais autônoma tarefas como a aprovação de despesas, os gestores ganham tempo e reduzem a margem de erro humano.
Experiência do viajante
A tecnologia também pode ser usada para melhorar a experiência do colaborador durante a viagem. Aplicativos móveis permitem o acesso a informações sobre a viagem na palma da mão, proporcionando maior comodidade e reduzindo o estresse dos viajantes.
Soluções que oferecem assistência em tempo real (24 horas, 7 dias por semana) também são peça-chave, especialmente em casos de imprevistos, como cancelamentos de voo ou problemas com reservas de hotel.
Para manter o olhar atento a essas e novas tendências, há uma série de eventos e conferências que podem proporcionar oportunidades de aprendizado e networking. E ainda está em tempo de participar! Em dezembro de 2024, acontece o evento Innovati.on Travel em São Paulo, que reúne profissionais em excelência do setor para debater o futuro do mercado de viagens. Saiba mais aqui.
Vem aí a gestão de viagens de 2025
Sabemos que se preparar para a gestão de viagens corporativas no próximo ano envolve diversos fatores, como o planejamento orçamentário detalhado, adoção de tecnologias eficientes e atualização constante sobre as tendências do setor.
Para facilitar sua gestão e organização para 2025, a Onfly está com uma condição especial de Black November. Sua mensalidade da plataforma SaaS de gestão de viagens fica por nossa conta para focar no que realmente importa: uma gestão de viagens otimizada e eficiente.
Fale com um de nossos especialistas para melhorar suas operações, reduzir custos e proporcionar uma experiência de viagem mais fluida e agradável para seus colaboradores:
