Como escolher a ferramenta de gestão de despesas

A gestão de despesas é parte fundamental do controle financeiro de qualquer empresa. Escolher a ferramenta certa para esse processo vai otimizar a administração das finanças, além de contribuir para a eficiência das operações diárias, com transparência e segurança.

Uma boa solução de gestão de despesas deve ser intuitiva, eficiente, segura e oferecer relatórios detalhados. Isso porque a gestão automatizada de despesas oferece relatórios 50% mais rapidamente em comparação com métodos manuais, segundo pesquisa da Routespring. 

 Neste artigo, exploramos os principais fatores a serem considerados para escolher uma ferramenta de gestão de despesas.

Confira:

Usabilidade

A usabilidade é um dos fatores mais importantes na escolha de uma ferramenta de gestão de despesas. A eficácia de qualquer sistema depende, em grande parte, da facilidade com que ele pode ser utilizado pelos funcionários e gestores. 

Afinal, se a ferramenta for complexa demais, pode gerar frustração e resistência por parte dos usuários, prejudicando a eficiência e o controle financeiro.

Para avaliar a usabilidade de uma ferramenta de gestão de despesas, observe: 

1. Interface intuitiva: a ferramenta é ser fácil de entender e usar desde o primeiro acesso? Uma interface simples e limpa ajuda os usuários a realizar as tarefas sem dificuldade, mesmo sem experiência prévia com o software. Ou seja, nada de perder tempo e dias de treinamento para aprender a fazer o básico. 
2. Automação de processos: qual é o nível da automação de tarefas rotineiras? Considere se o envio de relatórios, a categorização de despesas e a geração de notificações são automatizadas, isso vai reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas e melhorar a produtividade.
3. Acessibilidade: a ferramenta oferece uma experiência consistente tanto em desktop quanto em dispositivos móveis? Isso é importante para as equipes poderem fazer a prestação de contas em tempo real, usando o app na palma da mão, sem precisar acessar o sistema apenas no escritório.
4. Personalização: há possibilidade de personalizar a plataforma de acordo com as necessidades específicas da sua empresa?  Nesse sentido, vale verificar se o sistema inclui a adaptação de novas moedas, categorias de despesas, formulários e relatórios.

Integração

Outra característica essencial ao escolher uma ferramenta de gestão de despesas é sua capacidade de integração com outros sistemas utilizados pela empresa. 

Uma boa ferramenta de gestão de despesas deve se integrar perfeitamente com softwares de contabilidade, ERP (Enterprise Resource Planning), outros sistemas financeiros e gestão de viagens (que é, em média, o terceiro maior investimento das empresas).

Com os sistemas integrados, não há a necessidade de inserção manual de dados, reduzindo o risco de erros e garantindo que todas as informações financeiras estejam sincronizadas. Também evita a armadilha de “formar um retalho” de ferramentas diferentes de gestão.

Os pontos a serem observados em termos de integração incluem:

1. Integração com sistemas contábeis e ERP: a ferramenta pode ser conectada aos principais sistemas de contabilidade e ERP usados na sua empresa? Essa função facilita a transferência de dados e melhora a precisão das informações financeiras.
2. Importação de dados bancários e cartões corporativos: a ferramenta permite a importação automática de transações bancárias e de cartões corporativos? O cartão corporativo dá fim aos reembolsos, enquanto oferece segurança completa. 

Dados e Relatórios

Um dos maiores benefícios de usar uma ferramenta de gestão de despesas é a capacidade de gerar relatórios detalhados e análises financeiras. Os relatórios, quando são bem estruturados, ajudam a entender o fluxo de caixa da empresa, identificar áreas de economia e melhorar a tomada de decisões estratégicas. Além de, claro, evitar fraudes e inconsistências nas contas. 

Ao avaliar os recursos de dados e relatórios, siga o checklist: 

1. Relatórios personalizáveis: a ferramenta permite que você crie relatórios personalizados? Os documentos devem ser adaptados às necessidades específicas da sua empresa, com filtros por categorias de despesas, centros de custo, períodos de tempo e mais.
2. Acesso em tempo real: o sistema é real-time? A capacidade de acessar relatórios em tempo real é essencial para garantir que as informações financeiras estejam sempre atualizadas, proporcionando uma visão precisa do desempenho da empresa.

Segurança

A segurança dos dados é uma prioridade ao selecionar qualquer ferramenta de gestão financeira. 

Como as informações financeiras da empresa são sensíveis, é fundamental garantir que o sistema escolhido possua camadas robustas de segurança para proteger dados confidenciais e evitar acessos não autorizados.

Por exemplo, na Onfly, temos o certificado de PCI Compliance, também chamado de PCI DSS. Esse é um padrão de segurança internacional para empresas que manuseiam dados de cartões.

Por isso, para avaliar a segurança de uma ferramenta de gestão de despesas, considere:

1. Criptografia de dados: os dados são expostos ou criptografados? A ferramenta deve utilizar criptografia de ponta, tanto em trânsito (dados enviados pela internet) quanto em repouso (dados armazenados nos servidores). 
2. Compliance com regulamentações de segurança: quais são os certificados? O sistema de gestão de despesas deve estar conforme as regulamentações de segurança da informação, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) no Brasil e outros certificados de segurança. 
3. Backup e recuperação de dados: também é importante que a sua ferramenta de gestão ofereça backup e recuperação de dados.

Suporte ao Usuário

Por fim, o suporte ao usuário é um dos principais critérios para escolher uma ferramenta de gestão de despesas. Apesar disso, esse tópico é geralmente desconsiderado pelas empresas, sendo o último na lista de prioridades. 

Mas, um bom suporte ao usuário pode ser um diferencial importante ao escolher uma ferramenta de gestão de despesas. Mesmo as ferramentas mais intuitivas e bem projetadas podem apresentar problemas ou dúvidas que exigem a ajuda da equipe de suporte. 

Por isso, é essencial garantir que a ferramenta escolhida tenha um suporte rápido e eficiente.

Alguns aspectos do suporte que devem ser avaliados:

1. Disponibilidade e canais de atendimento: o suporte está disponível 24/7 e se oferece vários canais de atendimento, como chat ao vivo, e-mail e telefone? Em caso de imprevistos ou dúvidas, essa agilidade vai fazer a diferença na solução. 
2. Tempo de resposta: o tempo de resposta do suporte também é importante, especialmente em situações de urgência. Verifique a reputação da empresa em relação à velocidade e qualidade do suporte.

Melhores ferramentas de gestão de despesas em 2025

Com base nas características mencionadas acima, várias ferramentas se destacam no mercado para 2025. 

A Onfly Expense é uma das principais ferramentas de gestão de despesas para empresas. Com uma interface simples e recursos de automação, a Onfly facilita a aprovação e o controle de despesas. Além disso, oferece cartões corporativos e integração completa à gestão de viagens, tornando o processo unificado de ponta a ponta em um só lugar. 

Também é possível fazer integrações com sistemas de ERP, relatórios detalhados e suporte eficiente. A plataforma também é altamente segura, em compliance com regulamentações de proteção de dados.

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