5 Aspectos Essenciais Para Escolher Uma Agência De Viagens Corporativas

Quais são as variáveis que devem ser levadas em consideração para escolher uma agência de viagens corporativas? Te ajudaremos a escolher!

A história é quase sempre a mesma: a empresa começa a crescer, os gastos com viagens a trabalho ficam mais frequentes, o limite do cartão de crédito passa a estar todo comprometido e a analista administrativa precisa de mais gente no mesmo setor para dar conta de tanta demanda.

Nessa hora, a empresa entender a importância de criar os processos relacionados a viagens corporativas e percebe que uma agência de viagens corporativas pode ajudá-la neste desafio.

Depois de analisarmos vários casos semelhantes a esse acima (e depois de mais de 4 anos estudando vários cases no mercado), definimos as principais funcionalidades que uma agência de viagens corporativas precisa ter e o que você deve levar em consideração antes de contratá-la.

O que é uma agência de viagens corporativas?

As agências de viagens corporativas são empresas especializadas em prestar todo o suporte durante as viagens a trabalho feitas pelos colaboradores e garantir a maior segurança, economia e agilidade para a sua empresa e para o viajante.

Existem diversos tipos de viagens corporativas, tais como viagens para parcerias, viagens para participação em eventos e viagens para algum treinamento. Assim, as viagens a trabalho são oportunidades que os colaboradores exercem ao representar os interesses e valores da empresa.

Por conta disso, é essencial ter um facilitador de todo o processo. Desde a reserva, passando pleom deslocamento até a gestão de despesas.

Afinal, além de garantir uma melhor experiência e autonomia para o colaborador, uma agência de viagens corporativas promove a otimização do trabalho dos gestores de viagem.

O que faz uma agência de viagens corporativas? 

As agências de viagens corporativas oferecem total suporte para as empresas e seus colaboradores durante as viagens a trabalho. Ela cuida de processos como a compra de passagens aéreas, onde é responsável por avaliar os melhores preços, reservar as hospedagens e até gerir todo o deslocamento do colaborador.

Existem também alguns relatórios de análise e métricas que podem feitos pela agência de viagens corporativas. A partir deles, é possível ter uma gestão de despesas mais transparente e até mesmo mensurar outras métricas que facilitem uma maior economia por parte da empresa.

Porém, tem um ponto que precisa ser levado em consideração: a maneira com a qual essa gestão pode ser feita vai variar de acordo com a agência de viagens corporativas.

Na Onfly, por exemplo, contamos com uma plataforma própria, com foco na digitalização e agilidade dos serviços.

Nela, o próprio colaborador tem autonomia para realizar as compras, cabendo aos gestores apenas a aprovação.

Além disso, o processo de prestação de contas é facilitado, bem como a emissão de relatórios de gestão de despesas e outras demais funcionalidades e personalizações.

As 5 funcionalidades essenciais de uma agência de viagens corporativas

Inovação e Tecnologia

É importante para sua empresa que a agência de viagens corporativas escolhida disponibilize tecnologia e processos de ponta. Afinal, a experiência com viagens turísticas já conta com tantas possibilidades por conta da tecnologia, que quando a agência de viagens corporativas não implementa isso na rotina dos seus clientes, a sensação de atraso, burocracia e defasagem toma conta de toda a experiência.

Com o avanço tecnológico que temos hoje, não dá, por exemplo, para ficar solicitando compra de passagem por telefone ou até mesmo por e-mail. Parece uma forma arcaica de viver em pleno século XXI. Então, a agência de viagens corporativas precisa pelo menos ter processos ágeis e oferecer uma plataforma self-booking, com um time de atendimento focado no sucesso do cliente, que, nesse caso, é a sua empresa e o seu colaborador.

Um detalhe a observar é que a agência de viagens corporativas escolhida também precisa ir além de ser um mero emissor de passagens. É necessário gerar valor para sua empresa, por exemplo, oferecendo relatórios de inteligência que te ajudem a melhorar sua tomada de decisão.

Conciliação financeira e fatura

Um pilar importante do processo de gestão de viagens são os reportes financeiros. Se a sua empresa usa cartão de crédito para adquirir passagens e reservas de hotel, é importante ter de forma transparente a relação entre as despesas do cartão com os gastos de viagem.

Muitas empresas se perdem neste processo, e isso, com alguma frequência, se torna situações de fraude ou até mesmo cobranças indevidas.

Considerando a grande burocracia que os bancos tradicionais exigem para emitir cartão de crédito para empresas, outro ponto importante é se a agência de viagens corporativas tem o faturamento por boleto.

Muitas empresas simplesmente não possuem cartão de crédito, ou quando possuem, o limite é muito baixo (e algumas vezes já está comprometido com outros serviços). Portanto, é importante que a agência de viagens corporativas fature todas as despesas no boleto para o seu cliente.

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Ter um cartão corporativo permite maior controle das despesas das viagens a trabalho, além da prestação de contas

Plataforma self-booking prática e ágil

Uma plataforma self-booking é um sistema onde os próprios colaboradores da sua empresa poderão emitir e reservar bilhetes aéreos e hotéis.

Ela deve ser fácil, ágil, moderna e funcionar bem em dispositivos móveis, buscando e apresentando sempre as melhores opções, com filtros diversos como: preço, horário, companhia e aeroporto.

Tudo que sua empresa precisa é de agilidade.

Conheço histórias de empresas que contrataram uma agência de viagens corporativas que pedia que a solicitação de viagem seja feita somente por e-mail ou telefone. Além disso, precisava de pelo menos até 6 interações para realizar a compra da passagem. Isso tornava o processo muito mais demorado e ocupava o colaborador responsável por até 4 horas.

Com o self-booking, o processo se torna mais rápido.

Imagina só ter uma plataforma em que os seus colaboradores, dentro de uma política de viagem pré-definida e combinada, possam olhar a disponibilidade dos voos e solicitar a emissão da viagem.

A atenção fica para o fato de que a plataforma self-booking também precisa ser fácil de usar, sem a necessidade de treinar os colaboradores.

Pense bem, já viu alguma pessoa passando por um treinamento para usar aplicativos como WhatsApp ou Facebook?

Ou melhor, já viu treinamento de plataformas como Submarino Viagens e Decolar.com?

Se o seu colaborador precisar de treinamento para usar a plataforma da agência que você escolheu, então você já sabe que há um processo mais lento que o comum para o mercado hoje.

É isso que uma plataforma self-booking deve ser e oferecer!

Gestão de despesas integrada

Um dos pilares para uma boa gestão de viagens é uma gestão de despesas integradas.

O café, o almoço e o jantar que o colaborador da empresa consome em sua viagem a trabalho devem ser pagos pela empresa, certo?

Por conta disso, é necessário que as despesas sejam lançadas e para que um reembolso possa ser solicitado. (Lembrando que a política de viagem deve ser respeitada e que existem cenários onde as empresas realizam a antecipação do pagamento dos custos da viagem ao colaborador)

Uma agência de viagens corporativas moderna oferece em sua plataforma digital toda opção de gestão de despesas. Com isso, o tempo gasto com as planilhas de Excel desnecessárias e os recibos do cartão grampeados são eliminados da rotina financeira da sua empresa, facilitando o processo de prestação de contas.

O que sua empresa ganha com uma plataforma de gestão de viagem

  • Eliminação de passivos trabalhistas (com os recibos digitalizados na nuvem);
  • Automação dos processos de lançamento de despesas e reembolsos, com alçadas de aprovação;
  • Transparência e visibilidade das políticas de viagens para todos os colaboradores;
  • Mapeamento de centro de custos, clientes e projetos;
  • Relatórios de despesas por centro de custos, colaboradores, clientes e projetos;
  • Possibilidade de integrar com o ERP da sua empresa, garantindo segurança e a governança das informações;

Suporte de Customer Service

Conheço casos de empresas que perderam profissionais qualificados por não ter uma política de viagens definida e não dar suporte a eles durante suas viagens de negócios.

É importante lembrar que é de responsabilidade da agência contratada dar todo o suporte para seus colaboradores enquanto estes estiverem em viagem a trabalho pela sua empresa. É essencial que a agência escolhida tenha um time de suporte pronto para ajudar os viajantes a qualquer momento.

Relatórios gerenciais e apoio na tomada de decisão

Agências de viagens corporativas orientadas ao cliente, devem ter como lema entregar informações que ajudem as empresas a tomarem as melhores decisões de viagens. Por exemplo, se a empresa está pagando caro pelas passagens por estarem comprando sempre em cima da hora, a agência pode realizar um trabalho junto com o Travel Manager da companhia para conscientizar os colaboradores sobre a importância em planejar e reservar as passagens com antecedência. Pense em uma parceira em redução e automatização de custos: é isso que uma agência deve ser.

É muito comum empresas tomarem decisões entre agências baseadas exclusivamente no menor valor do DU ou FEE (normalmente comissões cobradas por agências por seus serviços).

Como escolher a uma agência de viagens corporativas?

Agora que você já sabe das vantagens de ter uma agência de viagens corporativas com foco em uma melhor experiência para os colaboradores, existem alguns pontos a serem levados em consideração na hora de fechar contrato com uma agência.

  • Procure por referências no mercado: conhecer a satisfação dos clientes com os serviços oferecidos pode te dar mais segurança sobre a agência de viagens e ainda vai te permitir conhecer a qualidade do produto antes mesmo de assinar o contrato;
  • Avalie se ela oferece o suporte 24 horas por dia: ter uma equipe disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, facilita na prevenção de riscos e faz toda a diferença para o bem-estar dos colaboradores.
  • Conheça os recursos tecnológicos da agência: Se você está buscando pela proposta de um serviço inovador, é importante conhecer quais ferramentas são usadas, se são gerados relatórios de métricas e outras funcionalidades, mesmo que você não vá usar todas de imediato. Afinal, conforme sua empresa for crescendo, e a necessidade de novas funcionalidades surgindo, é bom ter uma agência de viagens corporativas que possa te atender.

A escolha de uma agência de viagens corporativas, orientada ao sucesso da sua empresa, é fundamental para garantir a retenção de talentos e a redução de despesas e fraudes corporativas.

Aqui na Onfly conseguimos reduzir as despesas dos nossos clientes por estarmos sempre pautados em automatizar processos. De quebra, aumentamos a produtividade e a qualidade da experiência dos colaboradores!

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Marcelo Linhares
Marcelo Linhares

Marcelo Linhares é um dos fundadores da Onfly, possui mais de 10 anos de experiência em marketing digital e varejo omnichannel, nos últimos 2 anos estudou o mercado de viagens e percebeu que as agências tradicionais trabalhavam da mesma forma há 20 anos, e resolveu criar a Onfly para transformar este mercado. Ele está sempre disponível no e-mail marcelo@onfly.com.br

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