7 erros para evitar no reembolso da sua empresa agora mesmo

Lidar com o reembolso é sempre um desafio para as empresas. O reembolso por si só já é um processo bastante penoso, principalmente por afetar a satisfação dos colaboradores.  

Na prática, é como se o colaborador “emprestasse” dinheiro para arcar com as despesas do negócio e ainda tivesse que esperar, em muitos casos, um processo lento e burocrático para receber de volta. 

E isso é prejudicial para a experiência do colaborador e também para o employer branding — que é a reputação de um empregador e a sua geração de valor para os funcionários. 

Pensando nisso, listamos a seguir 7 dos erros mais comuns no processo de reembolso das empresas. Também apresentamos como resolvê-los (ou evitá-los totalmente!) a fim de fortalecer a marca do seu negócio como empregador, aumentar o compliance e transparência e, de quebra, crescer a satisfação dos colaboradores. 

Quais são os erros mais comuns no reembolso e como eliminá-los? 

Tanto para melhorar a experiência dos seus colaboradores, quanto para trazer mais conformidade e transparência nas finanças e nos processos da sua empresa, é fundamental lidar da melhor forma com os processos de reembolso. 

Políticas de reembolso que não funcionam

A falta de organização é inimiga de uma boa gestão de reembolso! E para organizar da melhor forma, é importante ter uma política de reembolso clara e funcional. Geralmente, esse documento faz parte da política de viagens corporativas, estabelecendo as diretrizes do pagamento das despesas corporativas ao colaborador. 

Esse documento estrutura todas as etapas e processos de gastos corporativos, definindo quais são os gastos reembolsáveis; quais são os requisitos e normas, qual é o valor máximo e como o gasto deve ser comprovado. 

Também é importante explicar quais são os prazos tanto para envio do RDV quanto para pagamento do reembolso. Para solucionar as políticas que não funcionam, lembre-se de explicar qual é o passo a passo do processo! 

Processos burocráticos 

Se o processo de reembolso é muito burocrático, a tendência é que seja lento. Isso prejudica a satisfação dos colaboradores, que terão que aguardar prazos extensos para receberem seu pagamento de volta. 

Toda a burocracia desnecessária pode ser eliminada! É que nem sempre é necessário exigir muita papelada ou estabelecer fluxos complexos de aprovação com vários níveis de revisão. Para manter a transparência com processos mais fluídos, vale investir em automação e simplificar o fluxo, reduzindo erros e prazos. 

Atraso no pagamento

Ninguém merece ficar esperando pelo reembolso. Esse é um dos maiores erros das empresas quando se trata de lidar com reembolso de despesas de viagens, porque gera grande insatisfação. 

O primeiro passo para lidar com esse erro é manter a transparência entre empresa e colaboradores. Deixe claro qual é o prazo de reembolso e como esse processo acontece. Isso evita mal entendidos. 

Além disso, o prazo curto e bem definido evita comprometer as finanças pessoais do colaborador, que não precisa se enrolar com as despesas ou até mesmo comprometer o limite do seu cartão de crédito pessoal para arcar com os gastos da empresa.

Nesse sentido, também é importante deixar explicito o motivo pelo qual uma despesa foi aprovada ou reprovada — aumentando a confiança do viajante. 

Sistemas não são integrados e a tecnologia não é aliada  

Transferir os dados manualmente da plataforma de gestão de viagens (ou até mesmo de uma planilha) para o sistema ERP dá muita dor de cabeça. Além de demandar muito tempo de trabalho — que poderia ser utilizado em outras atividades, o processo é passível de erros de digitação e falhas humanas na interpretação de dados. 

Então, um dos principais erros quando falamos de reembolso acontece quando o sistema de gestão de despesas não é integrado ao ERP ou outro software de gestão e controle, gerando inconsistências. 

Para solucionar, lembre-se que a tecnologia é sempre aliada dos processos, para garantir mais compliance e transparência. A tecnologia, como uma solução de gestão de despesas, simplifica o processo, permitir a rastreabilidade e ainda fornecer relatórios precisos. 

Reembolso sem controle e sem auditoria

Sem um sistema adequado de gestão de despesas, a empresa fica muito mais sujeita a fraudes e abusos no processo de reembolso. Esse é mais um dos erros mais comuns neste processo nas empresas. 

Para solucionar, as empresas devem implementar ferramentas de gestão, bem como outros mecanismos para verificar a prestação de contas. Auditorias periódicas, revisões aleatórias e a exigência de documentos (como recibos) são medidas que ajudam a garantir a conformidade e identificar irregularidades. 

Falta de engajamento dos colaboradores

Comprovante perdido ou enviado de forma ilegível, despesas realizadas sem justificativas, valores acima do determinado na política ou até mesmo relatório de despesas de viagens (RDV) incompleto… Ufa, quantos problemas podem derivar de uma má política de reembolso!

Essas situações são comuns e podem ser causadas (ou agravadas) pela falta de conhecimento adequado por parte dos colaboradores. 

Por isso, um dos erros mais frequentes é não aplicar ações de engajamento dos colaboradores nas políticas das viagens. Dentre elas, podemos citar uma comunicação maia assertiva e clara, além do uso de uma plataforma intuitiva, e tem o uso facilitado para o envio de recibos e relatórios, sem demandar horas e horas de treinamento. 

Despesas feitas sem cartão corporativo 

O cartão corporativo é aquela “mão na roda” na hora de lidar com as despesas corporativas. Na verdade, com um cartão corporativo, é possível dar adeus ao reembolso e até aos adiantamentos em dinheiro. 

Com cartões não nominais, virtuais ilimitados e com controle de limite (para aumentar ou diminuir) a qualquer momento, o cartão corporativo da Onfly alinha as despesas à prestação de contas — garantindo mais segurança e transparência em todos os processos.

Por isso, fazer a sua gestão de despesas sem o uso do cartão corporativo é um erro que pode ser facilmente evitado. Com o cartão, a gestão de despesas é mais simples e mantida sob controle na vírgula, sem o trabalho de conciliar dados manualmente, já que todos os gastos serão discriminados na fatura do cartão.  

Gestão de despesas eficiente e cartão corporativo 

Para solucionar esses erros, o controle de despesas eficiente é a grande solução! Para isso, é fundamental contar com um sistema de gestão de despesas (e de viagens). Investir em uma solução de gerenciamento dos gastos corporativos torna o processo mais ágil e mais simples, além de permitir mais facilidade para os colaboradores que contam com uma prestação de contas menos burocrática (mas sem abdicar das normas da política de viagens). 

O cartão corporativo também é um grande aliado, que pode dar fim aos processos de reembolso. Ou seja, dá para dizer adeus a todos os problemas do fluxo de reembolso em apenas uma solução eficiente.

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