4 dicas para diminuir custos em uma viagem corporativa

A rotina de viagens corporativas representa, geralmente, o 3º maior investimento das empresas (atrás apenas da folha de pagamento e tecnologia da informação). E isso não acontece sem razão! 

Na verdade, as viagens corporativas – quando bem estruturadas e eficazes – trazem grande retorno financeiro do investimento. Uma pesquisa de 2009 da universidade de Oxford aponta que para cada um dólar investido em viagem de negócios, o retorno gira em torno de 12 dólares.

Apesar do número estrangeiro, o dado traz uma perspectiva realista de como as viagens corporativas são importantes para os negócios em todo o mundo, inclusive no Brasil, para fechar parcerias, assinar contratos e tecer uma rede fortalecida de networking.

E mesmo com tamanha relevância, as empresas precisam conciliar viagens corporativas de sucesso com o orçamento limitado para este setor. Por isso, pode ser um desafio manter a gestão de viagens dentro do planejamento financeiro.  

Pensando nesse cenário, preparamos um artigo para debater quais são os principais gastos de uma viagem corporativa e como diminuir custos sem comprometer a segurança e a integridade do colaborador que viaja. Vamos lá!

Quais são os principais custos na viagem corporativa?

Os principais custos na viagem corporativa são: 

• passagens aéreas;
• translado;
• hospedagem;
• transporte rodoviário;
• alimentação;
• ingressos para feiras e eventos. 

O que a empresa paga e o que é gasto do colaborador?

Além de saber quais são os custos da viagem corporativa, também é fundamental entender o que é responsabilidade da empresa e o que é responsabilidade do colaborador.

De forma geral, a empresa vai arcar com os custos da alimentação – geralmente definindo uma diária de alimentação, hospedagem e transporte, além dos ingressos para eventos corporativos, se assim forem acertados. 

Por outro lado, o colaborador vai arcar com itens pessoais e “lembrancinhas” da viagem. 

Cabe ressaltar que cada empresa tem suas próprias regras sobre o que é reembolsável ou não. 

No caso de multa, quem arca com o custo é a empresa ou o colaborador?

Um exemplo que pode acontecer com certa frequência é o caso das multas, seja por no-show, por atraso ou pelo trânsito.

É muito importante consultar a política de viagens da sua empresa, pois é esse documento que vai reunir todas as informações essenciais para entender como funciona cada despesa.

Também é essencial ficar por dentro dos principais tipos de multas que podem ser aplicadas e fazer de tudo para não recebê-las. 

4 dicas para diminuir os custos das empresas em viagens corporativas

O principal desafio de diminuir custos é equilibrar as contas mais enxutas sem prejudicar o bem-estar do colaborador que está em viagem. Afinal de contas, a empresa tem o dever de cuidar do viajante, garantindo a sua integridade e conforto.

Por isso, para reduzir os gastos para a empresa em viagens corporativas, existem algumas práticas que, quando aplicadas no dia-a-dia, podem trazer um custo-benefício muito melhor.

1. Tenha uma política de viagens clara

A política de viagens vai estabelecer o que pode e o que não pode ser feito durante uma viagem a trabalho, além de definir os valores e normas para alimentação, hospedagem e transporte. 

Por exemplo, reservas feitas com antecedência tendem a ser mais baratas e, por isso, esse pode ser um item primordial para diminuir os custos na viagem corporativa. Essa antecedência exigida para compras deve ser parte da política de viagens. 

Também é possível determinar que os voos não poderão ser reservados com bagagem despachada, diminuindo o valor gasto com passagens aéreas; ou que o hotel deve ser localizado a uma determinada distância do compromisso profissional, poupando custos de deslocamento com carros de aplicativo. 

Tudo isso vai depender do perfil de viagens de cada empresa e esse documento pode ser adaptado para diferentes rotinas. 

2. Comunique e engaje

Não basta ter uma política de viagens se os colaboradores continuam reservando fora das regras, não é mesmo? Para solucionar essa questão, invista em comunicação assertiva e ouça o feedback sobre as viagens. 

Um exemplo para refletir sobre isso: se o viajante pediu um reembolso porque precisou gastar a mais na diária de alimentação, será que o valor estabelecido é suficiente ou houve uma falta de planejamento? 

3. Faça análises e monitore

Vale muito manter uma rotina de análise dos números das viagens corporativas. Também é importante que as políticas e procedimentos passem por atualizações constantes. 
Isso evita que o documento e as práticas fiquem defasados, tanto em relação ao preço da diária quanto em relação às boas práticas de duty of care.

4. Utilize a tecnologia a seu favor

Uma plataforma que automatiza a gestão de viagens corporativas de ponta a ponta pode ser a virada de chave para reduzir custos e otimizar processos. 

Na hora das reservas, é possível escolher com discernimento a melhor opção de transporte e hospedagem dentro da política de viagens. Na hora de fazer a prestação de contas, uma solução como a da Onfly também se torna o braço direito, facilitando o trabalho do colaborador de apresentar suas notas fiscais, quanto do gestor para acompanhar a aprovação dos gastos. 

A tecnologia também é essencial para acompanhar os gastos. Você sabe quanto foi gasto em alimentação nas suas viagens corporativas? Ou em hospedagem? Um dashboard completo apresenta os dados de forma simples e intuitiva, tornando simples uma análise estratégica dos números. Assim, é mais fácil visualizar quais são os setores onde se pode cortar gastos excessivos e manter o controle para evitar fraudes. 

Os colaboradores também podem receber um cartão corporativo e tornar a rotina de viagens muito mais prática. Ele centraliza todas as despesas em um só lugar e permite um controle em tempo real de todos os gastos realizados, além de oferecer o pagamento via Pix.

Como reduzir os custos da viagem corporativa para o colaborador?

O colaborador que viaja a trabalho também pode ter gastos durante essa experiência. Nesse cenário, a dica mais importante é saber, conforme a política de viagens da sua empresa, quais são os gastos reembolsáveis. 

Ou seja: a gorjeta no restaurante, por exemplo, faz parte do que será reembolsado pela empresa ou sairá do próprio bolso? Se você não sabe, consulte a política de viagens ou pergunte ao seu gestor. É melhor viajar sem dúvidas na bagagem! 

Também é fundamental ficar de olho no valor da diária de alimentação para não extrapolar o limite e precisar pagar a diferença. Na rotina, isso é muito importante para evitar surpresas desagradáveis e um prejuízo nas finanças pessoais depois da viagem.

Nesse sentido, também vale preparar a mala com cuidado para evitar esquecimentos e descartar a possibilidade de precisar comprar o item no destino, como carregador do celular pessoal ou roupas. 

Outra dica é registrar todas as notas fiscais dos gastos corporativos conforme forem acontecendo. Quando a empresa utiliza uma solução de gestão tech, como a Onfly, esse processo fica muito mais prático, porque é automatizado.

Assim, a nota fiscal fica registrada, seja pelo celular ou pelo computador, e o colaborador não arrisca ficar sem reembolso se perder a notinha no trajeto. 
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