Como diminuir custos na viagem corporativa?

A rotina de viagens corporativas representa, geralmente, o 3º maior investimento das empresas (atrás apenas da folha de pagamento e tecnologia da informação). E isso não acontece sem razão!

Na verdade, as viagens corporativas – quando bem estruturadas e eficazes – trazem grande retorno financeiro do investimento. Uma pesquisa da universidade de Oxford aponta que para cada um dólar investido em viagem de negócios, o retorno gira em torno de 12 dólares.

Apesar do número estrangeiro, o dado traz uma perspectiva realista de como as viagens corporativas são importantes no desenrolar dos negócios em todo o mundo, inclusive no Brasil, para fechar parcerias, assinar contratos e tecer uma rede fortalecida de newtworking.

E mesmo com tamanha relevância, as empresas precisam conciliar viagens corporativas de sucesso com o orçamento limitado para este setor. Por isso, pode ser um desafio manter a gestão de viagens dentro do planejamento financeiro.

É pensando neste cenário que preparamos um artigo para debater quais são os principais gastos de uma viagem corporativa e como diminuir custos – sem comprometer a segurança e a integridade do colaborador que viaja. Vamos lá?

Quais são os principais custos na viagem corporativa?

Os principais custos na viagem corporativa são:

passagens aéreas;
translado;
hospedagem;
transporte rodoviário;
alimentação;
ingressos para feiras e eventos.

Quem paga o quê?

Claro que além de saber quais são os custos da viagem corporativa também é fundamental saber o que é responsabilidade da empresa e o que é responsabilidade do colaborador.

De forma geral, a empresa vai arcar com os custos da alimentação – geralmente definindo uma diária de alimentação, hospedagem e transporte, além dos ingressos para eventos corporativos, se assim forem acertados.

Por outro lado, o colaborador vai arcar com itens pessoais e “lembrancinhas” da viagem.

Cabe ressaltar que cada empresa tem suas próprias regras sobre o que é reembolsável ou não. Um exemplo rotineiro é no caso das multas (seja por no-show, por atraso ou trânsito) e costuma gerar dúvidas. Além de consultar a política de viagens da sua empresa, confira o artigo em que explicamos passo a passo quem paga a multa na viagem corporativa.

Como diminuir custos para a empresa?

O principal desafio de diminuir custos é equilibrar as contas mais enxutas sem prejudicar o bem-estar do colaborador que está em viagem. Afinal de contas, a empresa tem o dever de cuidar do viajante, garantindo a sua integridade.

Alinhando bem-estar e redução de custos

Por isso mesmo, para reduzir os gastos para a empresa na viagem corporativa, devemos falar sobre algumas práticas que, quando aplicadas no dia-a-dia, vão trazer um melhor custo benefício.

Tenha uma política de viagens clara

Este documento vai estabelecer o que pode e o que não pode ser feito durante uma viagem a trabalho, além de definir os valores e normas para alimentação, hospedagem e transporte.

Por exemplo, reservas feitas com mais antecedência tendem a ser mais baratas e, por isso, esse pode ser um item primordial para diminuir os custos na viagem corporativa. Essa antecedência exigida para compras deve ser parte da política de viagens.

Ou ainda é possível determinar que os voos não poderão ser reservados com bagagem despachada, diminuindo o valor gasto com passagens aéreas; ou que o hotel deve ser localizado a uma determinada distância do compromisso profissional, poupando custos de deslocamento com carros de aplicativo. Tudo isso vai depender do perfil de viagens de cada empresa, por isso, se atente para adaptar a sua rotina.

Comunique e engaje

Não basta ter uma política de viagens se os colaboradores continuam reservando fora das regras, não é mesmo? Para solucionar esta questão, invista em comunicação assertiva e ouça feedback sobre as viagens.

Um exemplo para refletir sobre isso: se o viajante pediu um reembolso porque precisou gastar a mais na diária de alimentação, será que o valor estabelecido é suficiente ou houve uma falta de planejamento?

Utilize a tecnologia a seu favor

Uma plataforma de ponta a ponta pode ser a virada de chave para uma gestão efetiva das viagens a trabalho. Na hora das reservas, é possível escolher com discernimento a melhor opção de transporte e hospedagem dentro da política de viagens. Na hora de fazer a prestação de contas, uma solução como a da Onfly também se torna o braço direito, facilitando o trabalho do colaborador de apresentar suas notas fiscais, quanto do gestor para acompanhar a aprovação dos gastos.

A tecnologia também é essencial para acompanhar os gastos. Você sabe quanto foi gasto em alimentação nas suas viagens corporativas? Ou em hospedagem? Um dashboard completo apresenta os dados de forma simples e intuitiva, tornando simples uma análise estratégica dos números. Assim, é mais fácil visualizar quais são os setores onde se pode cortar gastos excessivos e manter o controle para evitar fraudes.

Faça análises e monitore

Não menos importante, vale manter uma rotina de análise dos números das viagens corporativas. Também é importante que as políticas e procedimentos passem por atualizações constantes. Isso evita que o documento e as práticas fiquem defasados, quanto em relação ao preço da diária até as boas práticas de duty of care.

Como diminuir custos para o colaborador?

O colaborador que viaja também pode ter gastos durante uma viagem corporativa. Nesse cenário, a dica mais importante é saber, conforme a política de viagens da sua empresa, quais são os gastos reembolsáveis.

Ou seja: a gorjeta no restaurante, por exemplo, faz parte do que será reembolsado pela empresa ou sairá do próprio bolso? Se você não sabe, consulte a política de viagens ou pergunte ao seu líder, ou gestor de viagens. É melhor viajar sem dúvidas na bagagem!

Também é fundamental ficar de olho no valor da diária de alimentação para não extrapolar o limite e precisar pagar a diferença. Na rotina, isso é muito importante para evitar surpresas desagradáveis e um prejuízo nas finanças pessoais depois da viagem.

Nesse sentido, também vale preparar a mala com cuidado para evitar esquecimentos e evitar que seja preciso comprar o item no destino, como carregador do celular pessoal ou roupas.

Outra dica é registrar todas as notas fiscais dos gastos corporativos conforme forem acontecendo. Isso é possível quando a empresa utiliza uma solução de gestão tech, como a Onfly. Assim, a nota fiscal fica registrada, seja pelo celular ou pelo computador, e o colaborador não arrisca ficar sem reembolso se perder a notinha no trajeto.

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