Descubra como redução de custos de viagens pode impactar no seu negócio

Já falamos aqui no blog sobre como reduzir custos de viagem corporativa. No entanto, é importante destacar a importância dessa redução de custos de viagens para o seu negócio. 

Saiba que a redução de custos, assim como a otimização dos objetivos de viagem, é fundamental para ter êxito nessa tarefa, porém, com maior aproveitamento para a empresa. Pode parecer óbvio os benefícios de reduzir os custos de viagens, como ter um gasto menor, por exemplo.

Mas saiba que a redução de custos tem impactos ainda mais significativos, e pode ser um drive para permitir que outras áreas dentro da companhia acelerem.

É sobre todos esses impactos que falaremos neste artigo.

Veja a seguir como a redução de custos de viagens pode impactar no seu negócio de uma forma mais ampla.

Por que é importante reduzir custos de viagens corporativas?

As empresas que estão com pouco capital, mas que precisam realizar viagens para complementar certas atividades, sabem muito bem que reduzir os custos dessas viagens é essencial para ter mais dinheiro em caixa que possibilite realizar outras tarefas. 

No entanto, quando a empresa tem bastante dinheiro em caixa, o que é uma raridade hoje em dia,  pode acabar relaxando no olhar de redução  dos custos com viagens corporativas. Saiba que reduzir os custos não é importante apenas para quem precisa economizar os recursos da empresa, mas também para quem deseja otimizar esses gastos com atividades que tragam mais benefícios para a empresa. 

Por exemplo, a partir da redução dos custos com as viagens corporativas, é possível dar incentivos para os colaboradores através de benefícios, com isto, construir uma relação “ganha-ganha” e premiar os colaboradores com mais “senso de dono” dentro de uma organização.

Isso se reverterá em colaboradores mais motivados, proativos para a empresa e sua empresa terá mais chances de conquistar um selo como o GPTW (Great Place to Work).

A redução de custos é importante para evitar gastos desnecessários com o objetivo de reverter esses valores em investimentos que beneficiem a empresa de alguma forma, seja na valorização dos funcionários, na ampliação da empresa, em marketing, entre outras coisas. 

Como a redução de custos de viagens pode impactar no seu negócio?

Sabendo da importância de reduzir custos de viagens corporativas, é importante compreender como essa redução pode impactar seu negócio de forma positiva. Por isso, selecionamos os principais impactos que a redução de custos pode causar para uma empresa. 

1. Mais dinheiro para investir em atividades fins

Uma das maiores vantagens em reduzir os custos de viagens é destinar o valor economizado para atividades fins da empresa. Ou seja, marketing, vendas e outras atividades que precisam de um maior investimento.

É importante compreender que uma viagem corporativa não deve ser vista como um lazer, mas sim como uma necessidade para um determinado objetivo da empresa, portanto, acreditamos que toda viagem corporativa precisa ter um ROI . Logo, os custos devem ser básicos, garantindo a segurança, conforto e o bem-estar do viajante, mas sem desperdícios de recursos.

Dessa forma, sobrará mais dinheiro para que a empresa possa investir em áreas de maior interesse, que trazem mais retorno para os acionistas no longo prazo. Quando há a redução de custos com viagens corporativas, imediatamente a empresa percebe esse impacto na parte financeira, sendo possível utilizar os valores economizados onde houver uma maior necessidade, em áreas como marketing, comercial e vendas. 

2. Incentivos para os colaboradores com benefícios

Outra forma de utilizar os valores economizados é proporcionando benefícios para os colaboradores. Esses benefícios servirão como incentivos para que eles estejam cada vez mais motivados e empenhados em ajudar no crescimento da empresa, novamente, gerando uma relação “ganha-ganha”. 

Os incentivos podem ser na forma de bonificações, melhorias para o ambiente de trabalho, investimento em equipamentos que auxiliem os colaboradores, momento de lazer entre colaboradores e gestores da empresa, entre outros.

Nesse caso, é importante compreender que cultivar boas relações de trabalho é fundamental para qualquer empresa. Tanto os funcionários quanto os gestores precisam ter bons relacionamentos dentro do ambiente de trabalho. Isso permitirá ter um vínculo de fidelidade, amizade, companheirismo e empenho em conquistar o mesmo objetivo. 

3. Mais viagens de trabalho com diferentes objetivos

Se na sua empresa os colaboradores precisam viajar constantemente, faz muita diferença reduzir os gastos com viagens. Afinal, esse valor reduzido poderá ser utilizado para custear outras viagens. 

Imagine que os custos de viagem reduzam o equivalente a 10%. Isso significa que a cada 10 viagens é possível economizar o valor de uma viagem. Ou seja, no final das 10 viagens, a 11ª viagem seria paga apenas com o valor economizado. Claro que esse é um exemplo fictício, pois cada viagem possui custos variáveis, considerando o destino, o tempo de permanência e o objetivo da viagem corporativa. 

Em todo caso, pense que ao economizar pouco a pouco nas viagens da sua empresa, esse valor de redução poderá ser convertido para novas viagens. São muitos os casos em que as empresas precisam viajar constantemente, principalmente se houver filiais em diferentes municípios ou estados. 

4. Redução de fraudes nos processos de reembolso

Sabemos que as fraudes nos processos de reembolso de viagens são comuns nas empresas. Já falamos aqui no blog sobre os impactos que as fraudes têm para uma empresa e como reduzí-las. Mas como a redução de custos de viagens pode reduzir as fraudes no processo de reembolso?

A resposta é simples, haverá um valor menor para utilizar na viagem, logo, o colaborador não terá tanta liberdade para fraudar o reembolso. Claro que a redução dos custos de viagens corporativas por si só não é capaz de reduzir completamente as fraudes. Mas saiba que isso também auxiliará nesse problema.

Com um orçamento reduzido para uma viagem, é preciso planejar com mais detalhes e fazer escolhas mais econômicas. Isso tudo deve ser definido na política de viagens da empresa, para que os colaboradores estejam cientes de quais são os gastos que poderão ser reembolsados e os limites de cada um deles.

Saiba que uma das fraudes mais comuns é a de informar um valor maior do que foi realmente gasto. Por exemplo, se há um limite de R$ 500,00 para uma diária em hotel, o colaborador pode optar por uma acomodação que custe R$ 250,00 a diária e exigir reembolso dos R$ 500,00. Assim, ele ficará com R$ 250,00 para ele. 

Quando o orçamento de uma viagem é reduzido, desde que as necessidades dos colaboradores sejam atendidas, é muito mais difícil cometer esse tipo de desvio.

Esses são alguns dos impactos observados em um negócio quando é realizada a redução de custos de viagens.