Como acompanhar colaboradores viajando em tempo real

Saber onde cada colaborador está durante uma viagem corporativa deixou de ser uma tarefa operacional. Hoje esse controle faz parte de uma estratégia maior que envolve custos, segurança e governança. 

Empresas que conseguem monitorar funcionários em deslocamento ganham previsibilidade e conseguem reagir com rapidez diante de mudanças de rota ou riscos externos.

O gestor de viagens, antes associado à emissão de passagens, agora é um profissional que gerencia um dos maiores centros de custo depois do payroll. 

Essa mudança exige visibilidade em tempo real, dados integrados e processos claros para listar todos os funcionários em trânsito. Quanto mais estruturado for esse monitoramento, melhor será a eficiência da operação.

A seguir você encontra um guia completo para criar esse controle e fortalecer o programa de Duty of Care da empresa. As práticas são simples, mas transformam a forma como a organização acompanha seus viajantes. Leia mais!

Por que listar funcionários em trânsito se tornou essencial

A gestão moderna de viagens depende de informações confiáveis. Sem essa base, decisões importantes ficam comprometidas. 

Muitas organizações operam com dados distribuídos entre planilhas, e-mails e grupos de mensagem, o que gera retrabalho e falta de alinhamento.

Quando a empresa sabe exatamente quem está viajando, em qual período e para qual destino, ela reduz riscos e melhora sua capacidade de resposta. 

Esse nível de controle também ajuda a prever custos, organizar a logística e direcionar atendimentos urgentes quando necessário.

Essa visibilidade reforça o compromisso com o Duty of Care. Com informações centralizadas, a equipe consegue apoiar o colaborador em situações imprevistas e manter um contato ativo durante toda a jornada.

Como estruturar a listagem de viajantes

Existem diferentes métodos para centralizar informações e gerar um panorama claro das viagens. Eles podem ser aplicados separadamente ou combinados para criar uma visão estratégica mais completa. 

Antes de entrar nos detalhes, vale entender que esses recursos funcionam como camadas. Cada camada amplia a precisão do monitoramento e reduz falhas na comunicação interna.

1. Criar um calendário corporativo exclusivo para viagens

O calendário corporativo é uma forma rápida de apresentar quem está em trânsito em um determinado período. Ele funciona como um painel simples, acessível e fácil de atualizar.

Para que o calendário seja realmente útil, vale seguir algumas práticas:

• Crie um calendário exclusivo para viagens. Assim, nenhuma outra demanda se mistura com os deslocamentos;
   
• Use cores diferentes para departamentos ou tipos de viagem. Isso facilita a leitura e evita interpretações equivocadas;
• Ative lembretes automáticos para início e término das viagens. A equipe passa a ser notificada sem depender de atualizações manuais.

Essa organização dá mais autonomia para gestores que precisam acompanhar movimentos diários da operação. Além disso, aproxima times administrativos e de suporte, que passam a trabalhar de forma sincronizada.

2. Usar gráficos de Gantt para visualizar períodos de viagem

O gráfico de Gantt traz uma visão mais abrangente da distribuição dos viajantes ao longo do tempo. Esse formato é interessante para empresas com grande volume de deslocamentos ou equipes de campo.

Ferramentas como Notion, Trello, ClickUp, Asana ou Excel permitem criar linhas organizadas por colaborador. 

Cada período de viagem é representado por uma barra no calendário visual. Essa apresentação ajuda a identificar sobreposições, prever gargalos e equilibrar agendas internas.

Sempre que possível, integre o Gantt com as reservas de hospedagem e voo. Essa automação reduz erros, mantém o gráfico atualizado e elimina retrabalhos.

Outra vantagem está nos filtros. Eles permitem visualizar apenas viagens ativas, deslocamentos futuros ou equipes específicas. Esse foco facilita o planejamento e melhora o acompanhamento.

O Gantt também fortalece análises de longo prazo. O gestor passa a observar padrões, sazonalidades e oportunidades de otimização.

3. Mapear visualmente destinos, rotas e deslocamentos

Os mapas são recursos valiosos para empresas que atuam em regiões amplas ou com equipes espalhadas. Eles ajudam a identificar áreas de risco, prever distâncias e organizar suporte operacional.

Ferramentas como Google My Maps, Miro, Figma e Datawrapper permitem criar mapas dinâmicos e compartilháveis. Cada viagem recebe um pin com informações do colaborador, destino e datas.

Se houver conexões ou trechos intermediários, vale adicioná-los também. Esses pontos são importantes para o monitoramento e aumentam a precisão de planos de contingência.

• As camadas facilitam o uso do mapa em diferentes cenários;
• Crie camadas separadas para viagens nacionais e internacionais;
• Inclua outra camada para rotas críticas quando necessário;
• Permita que equipes de segurança e chefia acessem o material em tempo real.

Esse tipo de mapa facilita conversas estratégicas. As equipes conseguem avaliar regiões mais utilizadas, direcionar recursos e identificar oportunidades de revisão de política de viagens.

Como esses métodos se complementam

• O calendário traz visão rápida.
• O Gantt traz visão temporal e estratégica.
• O mapa traz visão geográfica.

Quando combinados, eles criam uma estrutura robusta. Essa combinação ajuda o gestor a analisar a operação sob diferentes perspectivas e tomar decisões mais equilibradas.

Além disso, essas ferramentas impulsionam a cultura de planejamento. Os times passam a registrar viagens com antecedência e compartilhar informações relevantes. O resultado é um fluxo mais transparente e alinhado aos objetivos da empresa.

O papel estratégico do gestor de viagens

Com processos bem definidos, o gestor deixa de atuar apenas na reserva de passagens e passa a coordenar um ecossistema de dados, tecnologia e governança. Isso aproxima a área das lideranças e reforça seu impacto financeiro.

A visibilidade sobre viagens permite negociar melhor com fornecedores, ajustar políticas e analisar indicadores com mais profundidade. Com isso, o gestor se posiciona como um estrategista que gerencia um dos maiores centros de custo da empresa.

Essa visão é essencial em momentos de expansão, reestruturação ou adoção de novas tecnologias. A organização passa a investir com mais segurança e a prever cenários complexos com antecedência.

O próximo passo para uma gestão de viagens mais estratégica

Listar funcionários em trânsito é uma tarefa estratégica que envolve segurança, eficiência e governança. Com calendário, Gantt e mapas, a empresa cria um ambiente mais preparado para apoiar seus colaboradores e tomar decisões com base em dados.

Essas práticas fortalecem o Duty of Care e dão mais confiança para equipes que atuam dentro e fora do escritório.

Se sua empresa busca mais clareza, automação e segurança no acompanhamento de viajantes, vale conhecer a gestão de viagens da Onfly. 

A plataforma reúne controle, tecnologia e atendimento especializado em um único ambiente, facilitando o monitoramento em tempo real e elevando o padrão da sua operação. Agenda agora uma demonstração gratuita!