Como solucionar 3 erros no planejamento da viagem a trabalho

Sabemos que a falta de planejamento está dentre os principais motivos que podem arruinar uma viagem corporativa. Além disso, demorar demais para planejar a viagem também pode levar a problemas graves para a gestão da empresa e para o colaborador, principalmente se essa demora ocorre na maioria das viagens a trabalho. 

Isso porque o planejamento e execução de uma viagem a trabalho ainda demora muito tempo e dedicação.

De acordo com uma pesquisa do Global Business Travel Association (GBTA), 45% dos colaboradores gastam em torno de 2 horas para planejar uma viagem corporativa, 36% gastam entre 1 e 2 horas e 9% gastam mais de 2 horas.

Por isso, definitivamente, organizar uma viagem a trabalho ainda é algo complexo e trabalhoso. Reservar o hotel, alugar carro e comprar as passagens aéreas, sempre focando no melhor custo-benefício, não é uma tarefa fácil de resolver.

Neste artigo, você entenderá a importância de planejar uma viagem a trabalho e os benefícios que isso pode proporcionar para seu negócio. Além disso, entenderá quais são os problemas gerados pelo tempo longo para planejar uma viagem a trabalho.

Qual é a importância do planejamento de uma viagem a trabalho?

Uma viagem corporativa tem como finalidade auxiliar em algum objetivo da empresa, seja para conseguir um novo cliente, fechar um contrato com fornecedor ou gerenciar a abertura de uma filial, por exemplo.

Por isso, a viagem deve ser pensada para que esse objetivo seja alcançado com o menor custo possível, mas sem prejudicar a qualidade da viagem do funcionário.

Para atender a todos esses requisitos, é fundamental planejar a viagem com eficiência. Isso inclui a escolha do transporte da viagem, da hospedagem, do translado até o destino da viagem, dos cuidados básicos do viajante como alimentação e segurança, entre outros itens. 

Quanto mais detalhado for o planejamento de uma viagem corporativa, menores são os riscos de ocorrer imprevistos. Eles podem levar a mais gastos, como perda do horário do avião, optar por uma acomodação mais cara, pois não foi feita a reserva de uma opção mais econômica, entre outros. 

A verdade é que a falta de atenção faz com que a viagem não tenha um roteiro definido e nem mesmo regras ou limites. O funcionário fica perdido, e, ao mesmo tempo, tem a liberdade de fazer as escolhas que preferir, sendo que nem sempre essas escolhas serão as mais econômicas para a empresa. 

Quais são os benefícios de planejar uma viagem a trabalho?

Considerando que o planejamento é tão importante para o sucesso de uma viagem, você pode estar se perguntando como essa importância é revertida em benefícios para a empresa e viajante.

Dentre os principais benefícios de planejar uma viagem estão:

• Aumento da produtividade devido a melhor otimização do tempo;
• Melhor aproveitamento da viagem por ter um roteiro definido;
• Diminuição dos custos devido a uma pesquisa detalhada de opções com melhor custo-benefício;
• Diminuição dos riscos de imprevistos, que também resulta em um menor custo para a empresa;
• Mais conforto, organização e lazer para o funcionário, que conta com todos os planejamentos para seguir com sua viagem.

Problemas gerados pela falta de planejamento de uma viagem a trabalho

Por outro lado, quando há a falta de planejamento antecipado para uma viagem corporativa, o contrário acontece. É observado uma redução da produtividade, aumento dos gastos e, principalmente, insatisfação do viajante.

Veja a seguir, em detalhes, quais são os problemas de não planejar uma viagem com antecedência. 

Perda de produtividade durante a viagem

O primeiro problema gerado com um planejamento feito às pressas ou com a falta total dele, está na perda de produtividade ao longo da viagem.

Quando não há um roteiro, não há um guia ou informações detalhadas de como o funcionário deverá seguir em sua viagem, pode ocorrer a perda de produtividade.

Ou seja, ele pode ficar perdido, sem saber qual é o próximo evento marcado para o dia, pode haver atrasos e até complicações ao realizar check-in, por exemplo. Isso tudo mina a produtividade, pois o funcionário terá dificuldade para tirar o máximo de proveito da viagem a trabalho. 

Com todas as complicações que podem ocorrer em uma viagem mal planejada ou sem planejamento, é difícil manter o foco no objetivo da viagem. Em alguns casos, o funcionário nem mesmo consegue realizar o esperado durante a viagem, sendo que isso pode ser um resultado da falta de planejamento eficiente. 

Aumento dos custos da viagem

Quando não há um planejamento adequado, é comum ocorrer o aumento dos custos da viagem. Por exemplo, se o hotel mais econômico não foi reservado antecipadamente, o funcionário pode não encontrar uma vaga para se hospedar nessa opção. Desse modo, precisa escolher uma acomodação que pode ser mais cara.

Além disso, imprevistos podem surgir ao longo da viagem que não foi corretamente planejada e resultarão em mais custos para a empresa. Dentre os principais imprevistos em uma viagem que não foi corretamente planejada estão: dificuldade para encontrar o destino da viagem, custo de alimentação mais caro do que o esperado no destino da viagem e feriados municipais ou estaduais que podem atrapalhar os planos da viagem.

Tudo isso pode resultar em mais diárias em hotel, escolhas de última hora que nem sempre serão econômicas, necessidade de contratar um táxi por não ter tantos motoristas de aplicativos na região, entre outros problemas que não foram previstos.

Insatisfação dos colaboradores

Por fim, não poderíamos deixar de falar sobre a insatisfação dos colaboradores. Quem viaja sem planejamento e sem roteiro, fica completamente perdido.

É difícil encontrar os locais necessários, ocorrem imprevistos que o colaborador precisa resolver rapidamente, em alguns casos o próprio colaborador precisa arcar com os custos, mesmo sem ter condições para isso. Ou seja, uma viagem mal planejada pode se transformar em uma grande dor de cabeça para o colaborador. 

As necessidades dos colaboradores podem ser deixadas de lado quando não há um planejamento correto. Por exemplo, quando ele precisa se acomodar em um hotel que não oferece o mínimo de conforto, mas é a opção mais próxima do destino da viagem e também é a que possui vaga disponível no momento. 

Outro exemplo clássico é quando a empresa esqueceu de comprar as passagens aéreas e não há mais nenhuma passagem disponível para o horário que o colaborador precisa viajar. Logo, ele passa horas esperando pelo próximo voo no aeroporto.

Viu só quantos problemas uma viagem mal planejada pode causar?

Por isso, evite a todo custo a falta de planejamento nas viagens corporativas. A tecnologia te ajuda a escolher as melhores opções e planejar a viagem a trabalho com controle, economia e conforto para o viajante.

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