Cases de sucesso
Como a Cartão de Todos integrou a Onfly em suas rotinas financeiras e ERP
Introdução
Aumentar competitividade, reduzir custos e melhorar produto/serviço são metas de qualquer empresa.
Nasce, então, o desafio de compreender todos os fluxos existentes e fazer com que cada métrica e sistema conversem entre si, principalmente quando falamos do departamento financeiro.
A ideia das organizações é contemplar o todo e como estas engrenagens podem se tornar mais eficientes.
Por isso, as empresas vêm adotando sistemas tecnológicos para melhorar os processos internos, de diferentes setores, como vendas, finanças, estoque e recursos humanos.
Esse tipo de sistema processa e centraliza as informações de modo prático e orientativo, interpretando todas as movimentações ou fluxos dos departamentos agregados e gerando relatórios com indicadores de desempenho do negócio. Tudo em tempo real.
E isso é totalmente baseado em melhorar processos: 53% dos colaboradores afirmam que podem poupar até 2 horas de trabalho por dia e mais de 240 horas por ano através da automação, segundo a WorkMarket.
Mas como funciona quando é preciso integrar uma nova plataforma e essa nova tecnologia precisa passar pelo ERP? Como criar este fluxo? É possível?
É completamente viável realizar este tipo de integração de modo descomplicado. E este foi um dos motivos que a Cartão de Todos um dos maiores cartões de benefícios do Brasil, decidiu adotar a Onfly /como sua plataforma oficial de viagens e despesas corporativas.
Com a Onfly, as empresas, como a Cartão de Todos, podem registrar aumento da produtividade e otimizar o tempo de sua equipe, já que nossa plataforma é integrada com os principais ERPs do mercado para trazer maior conforto em suas viagens corporativas.
Quer saber como foi este processo? Conversamos com o Rafael Almeida, coordenador Administrativo/Financeiro no setor de Recursos da Todos Empreendimentos, para nos ajudar a contar esta história.
Rafael Almeida – Coordenador Administrativo/Financeiro no setor de Recursos da Todos Empreendimentos
Conheça a Cartão de Todos
Criado em 2001 pelo empresário Altair Vilar, o Cartão de Todos surgiu com a intenção de facilitar e baratear o acesso a serviços privados de saúde.
É uma plataforma de serviços que oferece consultas médicas, serviços em educação, lazer e muito mais, a preços populares, com uma ampla rede de parceiros presentes em todo o Brasil.
TODOS Empreendimentos é a franqueadora do Cartão de TODOS. Ela é a principal empresa do Grupo Cartão de Todos Internacional e agrega 6 outras empresas de diferentes setores: Cartão de TODOS, AmorSaúde, MaisTODOS, TODOS Empreendimentos, Refuturiza e Alô TODOS.
Mas como o Cartão de Todos chegou até a Onfly? Vem que te contamos.
Desafios a frente
Para as viagens corporativas, cada ferramenta e/ou plataforma conta para o sucesso da sua gestão e vida financeira.
Em conversa com o Rafael, da Cartão de Todos, ele contou que anteriormente à Onfly eles eram atendidos por uma agência tradicional de viagens que os atendiam muito bem. Mas, com o crescimento e desenvolvimento das atividades externas, a antiga agência não estava atendendo a franqueada em todos os níveis.
Segundo ele, tudo partiu deste constante crescimento da Franqueadora e do Cartão de TODOS.
“Somando isso ao modelo descentralizado de trabalho, fez com que tenhamos que crescer os nossos setores internos e a autonomia para trabalharmos um setor que cuide de nossos colaboradores e parceiros em suas viagens”.
Imagine que sua empresa cresceu, começou a ter um fluxo de viagens e eventos maior, começou a ter problemas em conciliar pagamentos de hotéis, aéreo e veículos… Com isso, não sabe quem está viajando, para onde e para qual projeto.
Foi mais ou menos isso que aconteceu nos bastidores do Cartão de Todos.
Encontrando o X da questão
O que faltava nesta altura do campeonato para o Cartão de Todos era ter as rédeas do planejamento de viagem, que não fosse algo dependente de uma agência. E por aqui, acreditamos muito no poder de dar transparência e independência para os clientes.
“Estávamos querendo ter autonomia neste processo, principalmente em criar uma política de viagens que fosse satisfatória em todos os níveis. Estávamos decididos em ir ao mercado para encontrar uma solução mais inovadora, simples e prática. Que nos proporcionasse um relatório completo com todos os dados para análise do nosso setor financeiro”, disse Almeida.
E é aí que entra um ponto a ser observado. O ambiente corporativo precisa de algumas especificidades que os sites de turismo online e agências tradicionais não oferecem ou possuem:
Agência Comum
Onfly
Cada um desses tópicos acima representa uma fatia importante para a condução plena de uma gestão de viagens e despesas eficientes. E, no caso do Cartão de Todos, ao perceberem o crescimento exponencial das viagens, alguns desses tópicos não estavam alinhados e, com isso, era preciso ir atrás de uma solução all-in-one para suprir todas as carências pré-existentes.
Sempre tem “algo a mais”
A empresa de benefícios precisava de um outro fator essencial:
E foi por conta deste tópico, que a Onfly saiu na dianteira do processo com o Cartão de Todos.
A necessidade da integração da nossa plataforma com ERP’s, a customização de processos, otimização de recursos e a redução de atrasos e erros são apontamentos constantes nas reuniões entre closers, nosso time tech e as empresas.
Desde 2020, lançamos o módulo de integração com o ERP Omie, no qual é utilizado pela Todos Empreendimentos, dentro da Onfly, como uma forma de potencializar os processos de reembolsos de despesas diretamente com o ERP do nosso cliente.
Tudo isso com um sistema ideal que controla toda a empresa, do estoque para as finanças mais complexas, e que processa cada fato novo na grande engrenagem corporativa e distribui informações de maneira clara, verdadeira e segura, em tempo real.
Antes, o processo da Todos era muito manual. Cada setor usava uma plataforma diferente para controle interno e essas ferramentas não conversavam entre si, o que dificultava o fluxo e organização dos processos e informações.
“No nosso caso, o processo de aprovação de reembolso de despesas e também o pagamento era feito pelo time financeiro, que não tinha conexão com a questão das viagens em si, que eram feitas por uma empresa terceirizada e auxiliada pelo time administrativo”, informou.
Transformando a visualização de informações
Com a possibilidade de integração da Onfly com o ERP, todas as decisões envolvendo viagens e reembolso de despesas foram alinhadas com o time administrativo e, uma vez aprovado dentro da Onfly, caia automaticamente na plataforma OMIE.
Ferramentas, como os ERPs, buscam melhorar o gerenciamento de informações por meio da automação de processos operacionais.
Por isso, a integração da Onfly com os principais ERPs do mercado eleva o patamar da sua empresa em maturidade de gestão, colocando todo o processo de reembolso de despesas automaticamente dentro da Omie.
Entre as vantagens podemos citar:
Resultados e a efetivação de uma política de viagens eficiente
O Cartão de Todos se viu na necessidade de otimizar seus processos, trazer inovação e reduzir custos em relação às despesas de viagens.
Com plataformas inteligentes de viagens, como a Onfly, todo o processo é feito de forma digital e ágil, desde planejamento de solicitação, aprovação, reembolso e relatório para tomada de decisão pelos gestores.
Com isso, hoje, a Cartão de Todos consegue saber exatamente quanto custou uma viagem de um colaborador, por meio do dashboard da plataforma, em tempo real, sem ter que acionar planilhas gigantescas.
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