Os cartões corporativos são seguros?

Cartões de crédito e débito representam 62% dos meios de pagamentos utilizados em lojas físicas no Brasil. Isso supera, inclusive, os 25% das compras com o uso de dinheiro físico. Esses valores são gastos em diversas situações, inclusive, em viagens corporativas. 

Provavelmente, os colaboradores da sua empresa já utilizam cartões próprios para pagar pelas despesas e, posteriormente, entrar com processo de reembolso de despesas, certo?.

Muita gente já confia e está acostumada a fazer o uso de cartões, já pensou em utilizar suas versões corporativas para facilitar processos, controle, e tudo isso com muita segurança para a empresa, e sem bagunçar a vida financeira do colaborador?

O que são?

Os cartões corporativos são cartões, normalmente de crédito, que as empresas disponibilizam aos colaboradores para gastos em nome da empresa. 

Com eles em mãos, o uso é feito exatamente da mesma forma: coloca na maquininha, digita a senha (ou faz a aproximação), e pega seu comprovante de pagamento. 

Como funcionam os pagamentos dos cartões corporativos?

Para o uso, é muito simples e todo mundo já sabe, com bandeiras VISA e MASTERCARD,  os cartões são aceitos em milhares de estabelecimentos em todo o mundo.

Mas e para a empresa, como colocar dinheiro nele ou pagar a fatura?

A simplicidade continua aqui: os cartões corporativos funcionam baseados numa conta principal da empresa que faz todo o faturamento. Com essa conta, a empresa pode pedir cartões adicionais para usos simultâneos, os quais podem ser pré e pós pagos, de forma extremamente simples.

Cartões pré e pós-pagos

Ainda sobre o funcionamento e sobre, principalmente, o dinheiro, existem duas modalidades possíveis para você explorar: 

Os cartões pós-pagos são os mais conhecidos por pessoas físicas: você possui um limite, gasta e, ao fechamento da fatura, o pagamento é feio. Já os pré-pagos funcionam com o pagamento anterior ao uso: os valores são creditados nos cartões e é possível fazer o uso daquele valor, muito oferecidos por casas de câmbio para uso em viagens internacionais, por exemplo.

No caso do uso corporativo, cabe aos gestores escolherem a melhor opção para cada empresa: pagar antes ou depois.

A vantagem do pré-pago é o controle, a empresa não tem nenhuma surpresinha no final do mês 😉

Como é feito o controle

Sabendo das diferentes modalidades dos cartões, o controle vai de acordo com o formato de cada empresa. 

Vamos supor que seu colaborador passará 3 dias em viagem. Isso significa 3 cafés da manhã, 3 almoços e 3 jantares, além de transporte urbano. Contando que o hotel foi previamente reservado pelos gestores, um valor de R$480 pode ser disponibilizado (R$90 de alimentação + R$70 de transporte por dia). Caso precise, você pode conferir como calcular as diárias de viagem a trabalho.

Para o cartão pré-pago, basta depositar o valor previamente. Para um cartão pós-pago, pode ser feito o ajuste no limite. Tudo depende de como sua conta e acesso funcionam, além das possibilidades dos aplicativos de internet banking.

Daí, cabe aos gestores informarem os valores disponibilizados ao viajante e a liberação do cartão.

Ao fim da viagem e com acesso às faturas, os gestores podem conferir os gastos e locais, relacionando informações com as notas fiscais recolhidas. 

Aposte em planilhas e outras opções para fazer a gestão das viagens a trabalho da sua empresa.

É seguro?

Até agora, deu pra perceber que o processo da gestão é bem parecido caso não exista o uso dos cartões corporativos, né? Desde a disponibilizar valores a conferencia de cupons fiscais, o cartão não dificulta a vida dos gestores. Muito pelo contrário.

Os cartões permitem mais um passo para conferir os gastos e ter melhor noção para definir valores com base em dados, além da chance de fraudes poderem ser mais facilmente identificadas.

Em conjunto, todas as garantias de uso da bandeira e do banco do cartão vêm junto com eles. Desde a identificação de compras suspeitas, passando pela garantia da senha e da necessidade de portar o cartão para o uso, até seguros de crédito e assistência para furtos e roubos. 

Inclusive, caso aconteça algum furto ou roubo do cartão em assaltos, é mais fácil bloqueá-lo do que, por exemplo, evitar que um dinheiro em espécie seja utilizado. 

Para empresa, manter o dinheiro em um banco ou utilizar limites de crédito para esses gastos em viagens, além de ter todas as informações em mãos, soma-se também a segurança que a empresa tem em manter as finanças na instituição financeira. 

Os benefícios dos cartões corporativos

Em conjunto com a segurança, os cartões trazem vários outros benefícios. Dentre eles:

Transparência nos gastos

É possível identificar os gastos nos cartões em tempo real: seja para conferir valores ou, até mesmo, identificar fraudes ou golpes aplicados. 

Esse ponto é chave para que a segurança deste meio possa ser um diferencial em relação aos reembolsos.

Com os cartões corporativos, a empresa aumenta a transparência com gestão de viagens e reembolsos.

Possibilidade de analisar e se basear em dados para definir políticas

As políticas de viagem definem valores de diárias para gastos com alimentação, transporte e, até mesmo, hotéis. 

Com os dados em mãos, é possível perceber se colaboradores estão passando dos valores estipulados por causa de uma política em desacordo com a realidade dos destinos ou gastando menos. 

Isso permite analisar e definir políticas mais justas para o colaborador e economicamente mais viáveis para empresa.

Gastos de todos os colaboradores em viagem num só lugar

Uma fatura só por mês. Isso mesmo, só uma fatura e só um recibo de pagamento. Afinal, com os gastos todos concentrados na conta da empresa, o controle financeiro é muito mais eficiente. 

Se 20 colaboradores viajarem, são 20 transferências ou ajustes de pagamentos a menos. Para um gestor, isso reduz, neste caso, 20 vezes a quantidade de documentos e transferências a serem realizadas. 

É muita economia de tempo para focar em questões mais importantes, garantindo a segurança e a praticidade dos colaboradores.

Reembolsos ou Cartão Corporativo?

Os reembolsos de viagens são muito comuns. Como já explicamos, o processo do colaborador fazer o gasto e requisitar a empresa a devolução desses valores é comum e pode ser consideravelmente lento, afinal, precisa ser minucioso. 

Aqui na Onfly, acreditamos que empresas que valorizam os colaboradores não trabalham com reembolsos. O processo de juntar notinhas, escanear, preencher planilhas, passar por aprovação, aguardar faturação é, no mínimo, desinteressante. Inclusive, nossa plataforma garante uma solução completa para facilitar reembolsos e todos esses processos.

Todos esses passos para conferir os gastos, inclusive, não garantem que fraudes e erros sejam cometidos. 

Nesse quesito, os cartões corporativos, além de reduzir etapas e melhorar a eficiência, podem garantir controle e análises mais fáceis, juntos com todos os pontos de segurança que já exibimos anteriormente.

O Azulzinho da Onfly

Em conjunto a solução tudo-em-um para gestão das viagens da Onfly que possibilita reembolsos fáceis e seguros no mesmo lugar onde voos e hotéis são reservados, disponibilizamos também o Cartão Corporativo!

Chamamos ele de Azulzinho e ele possui todos os benefícios que contamos anteriormente: segurança, praticidade, tudo em uma só fatura, com valores dentro de um banco tradicional.

Além disso, o controle é todo feito na mesma plataforma! Desde a gestão de limites até os relatórios, os gastos em viagens ficam muito mais seguros e dão muito menos trabalho.