Carta de reembolso: o que é e como fazer

A carta de reembolso é uma ferramenta importante para colaboradores que precisam solicitar a devolução de valores gastos durante o desempenho das funções profissionais. 

Muitas vezes, os colaboradores precisam arcar com seu próprio dinheiro aqueles gastos decorrentes de despesas de viagem, compras de materiais ou outras custas relacionadas ao trabalho que, posteriormente, são reembolsadas pela empresa.

Para esse reembolso, algumas empresas podem exigir que seja redigida uma carta de reembolso. Por isso, neste artigo, discutimos como elaborar este documento relativo às despesas corporativas, o que incluir nela, em quais situações utilizá-la e as alternativas disponíveis para esse tipo de solicitação.

O que é uma carta de reembolso?

 A carta de reembolso é um documento formal utilizado por colaboradores para solicitar o reembolso de valores que eles desembolsaram em nome da empresa, durante a execução do trabalho. 

Essas despesas corporativas podem incluir viagens a trabalho, com hospedagens, alimentação, transporte; ou despesas de escritório, que envolvem custos necessários para o desempenho do trabalho.

Esse tipo de reembolso é comum em empresas que adotam políticas de despesas corporativas — documento que estabelece diretrizes claras sobre o que pode ser reembolsado e os processos para solicitar esse reembolso. 

Nesse cenário, a carta de reembolso funciona como uma solicitação oficial entre o colaborador e o departamento financeiro da empresa, detalhando os gastos e solicitando a devolução dos valores pagos.

Apesar de ser bastante comum, esse método é muito burocrático e existem soluções mais ágeis e práticas que trataremos a seguir, como o cartão corporativo.

O que incluir na carta de reembolso?

Para garantir que a solicitação de reembolso seja tratada com seriedade, é ela seja bem estruturada e contenha todas as informações necessárias. 

A seguir, listamos principais elementos que devem ser incluídos na carta:

1. Identificação do colaborador, com nome completo, cargo e departamento no qual trabalha e informações de contato, como telefone ou e-mail.
2. Identificação da empresa, com nome do responsável do departamento financeiro ao qual está dirigindo o pedido. 
3. Descrição das despesas com data da compra, tipo de despesa (transporte, alimentação, materiais, papelaria etc), valor da despesa e valor total dos gastos.
4. Comprovação das despesas, por meio de recibos, cupons fiscais e outros documentos aceitos pela sua empresa. Também faça uma breve justificativa do motivo da despesa (exemplo: diária de estacionamento para visita ao cliente em São Paulo). 
5. Indique como deseja receber o reembolso, como depósito bancário, pix ou adição à folha de pagamento. Verifique se sua empresa tem regras sobre o método adotado. 
   

Em todo o documento, seja claro e direto ao solicitar o reembolso. 

Quando utilizar a carta de reembolso? 

A carta de reembolso de despesas corporativas deve ser utilizada em toda situação em que houve o pagamento de uma despesa considerada reembolsável pelo colaborador. Geralmente, as despesas legitimas para esse pagamento são aquelas essenciais a execução do trabalho. 

Por exemplo: 

Viagens a trabalho: quando um colaborador realiza uma viagem a trabalho, ele tem despesas com transporte (passagens aéreas, ônibus ou aluguel de carros), hospedagem, alimentação. Essas despesas podem ser reembolsadas pela empresa, desde que estejam dentro das políticas estabelecidas.

Aquisição de materiais e equipamentos: colaboradores que compram materiais ou equipamentos em nome da empresa (como suprimentos de escritório ou ferramentas específicas para o trabalho) devem ser reembolsados.

Despesas com eventos corporativos: quando o colaborador participa de eventos, como treinamentos, feiras, conferências ou reuniões externas, ele pode ter que arcar com despesas de inscrição, transporte e alimentação, que podem ser reembolsadas pela empresa, desde que previamente autorizadas.

Essas são algumas das despesas mais comuns no processo de reembolso entre colaborador e empresa. 

Quais são as alternativas à carta de reembolso?

Embora a carta de reembolso seja uma opção comum, empresas mais modernas e eficientes podem adotar métodos mais automatizados para processar solicitações de reembolso. Esse processo mais tecnológico garante mais transparência nas despesas, evitando erros manuais e reduzindo drasticamente as chances de fraudes. 

Dentre as alternativas, temos os aplicativos de reembolso online, mediante ferramentas de gestão de despesas, que podem ser integradas ao sistema de gestão de viagens. Isso facilita muito, já que os colaboradores podem preencher um documento eletrônico detalhando as despesas e anexando os comprovantes.

Com os aplicativos de gerenciamento de despesas corporativas, os colaboradores podem tirar fotos de recibos, categorizar as despesas e enviar tudo diretamente para o departamento financeiro para análise. Essas ferramentas também costumam ser integradas a sistemas de contabilidade, facilitando o controle e o reembolso.

Além disso, outro método muito eficiente é o uso do cartão corporativo. Nesses cenários, as empresas que fornecem cartões corporativos aos colaboradores e eliminam o reembolso. As despesas são automaticamente registradas, enquanto o colaborador deve apenas seguir as diretrizes da empresa para utilizar o cartão corporativo corretamente sem se preocupar em pagar do próprio bolso. 

Agora, você já sabe tudo que precisa para fazer uma carta de reembolso de despesas corporativas. Com a crescente adoção de tecnologias e sistemas de gestão de despesas, a tendência é que a carta de reembolso seja completamente substituída por outras alternativas, garantindo mais agilidade e praticidade, além de maior transparência para a empresa.