Guia completo: como declarar despesas de viagens corporativas no Imposto de Renda

Com o prazo para a entrega do Imposto de Renda 2025 se aproximando, diversas dúvidas surgem sobre quais despesas devem ser declaradas e quais podem ser deduzidas. Quando se trata de viagens corporativas, é preciso redobrar a atenção ao preencher a declaração, pois qualquer errinho pode levar a multas ou retificações. Seja você um trabalhador CLT, autônomo, profissional liberal ou empresário, entender como declarar corretamente esses gastos é fundamental para evitar problemas com a Receita Federal.

Neste guia completo, vamos explicar como declarar os reembolsos, o que pode ser deduzido, os impactos para diferentes perfis e os erros mais comuns na hora de declarar despesas com viagens corporativas.

Quem deve declarar gastos com viagens corporativas?

Todos os profissionais — sejam CLT, autônomos, liberais e empresários — devem incluir os custos com viagens corporativas na declaração do Imposto de Renda. Se comprovadas corretamente, essas quantias não serão tributáveis.

As empresas, por sua vez, costumam depositar os valores reembolsados na conta do colaborador, diretamente, o que pode ser interpretado como um acréscimo patrimonial. Para isso, uma boa política de viagens atrelada à gestão de viagens bem feita são alguns dos caminhos para evitar autuações, siga as nossas dicas.

Como declarar os reembolsos no Imposto de Renda Pessoa Física 2025?

Para Pessoas Físicas (PJ), é importante lembrar que todos que receberam rendimentos tributáveis acima de R$ 33.888 no ano passado devem entregar suas declarações até o dia 30 de maio.

Portanto, se você é trabalhador CLT, deve declarar os valores recebidos para cobrir despesas com viagens corporativas da seguinte forma:

1. No programa da Receita Federal, acesse a ficha “Rendimentos isentos e não tributáveis”;
2. Selecione a opção “Diárias e ajuda de custo” (e se essa opção não estiver disponível, selecione “Outros”). Lembre-se de que o Fisco entende diárias de viagem como valores pagos de forma transitória, ou seja, são exclusivas para cobrir custos de trabalho;
3. Insira os dados da empresa (nome e CNPJ);
4. Na descrição, informe o valor recebido;
5. Mantenha todos os comprovantes de passagens, hospedagens e alimentação para justificar os valores declarados, se necessário.

Dica importante: recomenda-se que comprovantes de pagamento, em geral, sejam mantidos por cinco anos.

Impactos para diferentes perfis

1. Trabalhadores CLT (IRPF)

Para trabalhadores CLT, o reembolso de despesas de viagens corporativas e o recebimento de diárias devem ser declarados no Imposto de Renda. Se o reembolso não cobrir todos os gastos, o funcionário pode deduzir a diferença, desde que comprove os valores com notas fiscais. Caso contrário, o valor recebido da empresa pode ser tributado como rendimento.

2. Autônomos e Profissionais Liberais

Para autônomos e profissionais liberais, as despesas com viagens corporativas podem ser abatidas como custos operacionais. É necessário declarar esses gastos no programa do Imposto de Renda e apresentar todos os comprovantes fiscais. Por exemplo, se um consultor viaja para participar de uma feira de negócios, ele pode deduzir os custos de passagem, hospedagem e alimentação.

3. Empresários e Pessoa Jurídica (IRPJ)

No caso de empresas, as despesas de viagens corporativas podem ser incluídas como custos operacionais ou despesas dedutíveis, dependendo do regime tributário (lucro real ou presumido).

• Lucro Real: todas as despesas comprovadas podem ser deduzidas;
• Lucro Presumido: há limitações nas deduções.

É essencial que essas despesas sejam registradas na contabilidade da empresa e estejam em conformidade com as normas fiscais.

O que pode ser deduzido no Imposto de Renda?

As viagens corporativas são uma parte essencial do mundo dos negócios, seja para reuniões, treinamentos, feiras ou eventos empresariais. No entanto, além de planejar a logística da viagem, é preciso estar atento às obrigações fiscais relacionadas a esses gastos. Declarar corretamente as despesas com viagens corporativas no Imposto de Renda é importante tanto para pessoas físicas (IRPF) quanto para jurídicas (IRPJ), pois erros podem resultar em multas ou até mesmo em uma retificação da declaração.

Confira as principais despesas que podem ser deduzidas:

1. Passagens aéreas: gastos com voos para destinos relacionados a atividades profissionais.
2. Hospedagem: despesas com hotéis ou outros tipos de acomodação durante a viagem corporativa.
3. Alimentação: refeições realizadas durante a viagem, desde que estejam diretamente relacionadas à atividade profissional.
4. Transporte local: custos com táxi, Uber, aluguel de carro ou transporte público.
5. Outros custos: despesas como taxas de bagagem, internet, telefone e materiais necessários para o trabalho.

O seguro morreu de velho, por isso, lembre-se de que todas essas despesas precisam estar devidamente documentadas com notas fiscais e recibos para serem aceitas pela Receita Federal.

Casos práticos: o que pode e o que não pode ser deduzido

Situações aceitas pela Receita Federal

• Viagens para reuniões, treinamentos ou feiras de negócios.
• Despesas com passagens, hospedagem, alimentação e transporte local.
• Custos comprovados com notas fiscais e recibos.

Situações não aceitas pela Receita Federal

• Gastos pessoais, como passeios turísticos ou compras não relacionadas ao trabalho.
• Despesas sem comprovação fiscal ou que não tenham relação direta com a atividade profissional.

Erros comuns e como evitá-los

Alguns erros são frequentes na declaração de despesas com viagens corporativas. Confira os principais e saiba como evitá-los:

1. Esquecer de declarar reembolsos recebidos da empresa: esses valores devem ser informados na declaração, pois são considerados rendimentos. Uma boa gestão de despesas pode ajudar você a não ser negligente financeiramente.
2. Incluir despesas pessoais como corporativas: sim, estamos reforçando mesmo essas informações, APENAS gastos diretamente relacionados ao trabalho podem ser deduzidos.
3. Não guardar comprovantes fiscais: sem notas fiscais e recibos, as despesas não podem ser comprovadas em caso de fiscalização.

Dicas para evitar problemas

• Organize todos os documentos antes de declarar.
• Utilize um sistemas de gestão de viagens corporativas como a Onfly para centralizar essas informações e evitar não só problemas com a Receita, mas também com fraudes com reembolsos.
• Conte com o apoio de um contador ou de um especialista em compliance para garantir que tudo esteja em conformidade.

Declarar corretamente as despesas de viagens corporativas no Imposto de Renda é essencial para evitar problemas com a Receita Federal. Seja você autônomo, empresário ou trabalhador CLT, é fundamental entender as regras e manter todos os comprovantes fiscais organizados. A Onfly pode ajudar sua empresa ou negócio a se manter em conformidade com as normas fiscais, garantindo que todas as obrigações sejam cumpridas de forma eficiente.

Entre em contato com a Onfly e evite problemas com as despesas de viagens corporativas.