Viagem compartilhada corporativa: como reduzir custos e aproximar times sem perder eficiência

Viagem compartilhada (também chamada de co-travel ou pooling corporativo) é uma alavanca simples para economizar e ainda fortalecer a cultura interna.

Quando pessoas com rotas ou destinos parecidos dividem o mesmo deslocamento, o custo por cabeça diminui e o tempo de coordenação também, se você tiver processo e tecnologia como aliados. Isso significa otimização de custos em viagem, com impacto na sustentabilidade e no relacionamento entre equipes.

O que é e quando usar viagem compartilhada

Antes de colocar o plano em prática, recomendamos alinhar conceitos e encaixes. Co-travel não é “apertar todo mundo no mesmo carro”, mas sim desenhar a logística colaborativa com regras bem definidas, usando dados para agrupar pessoas por rota, janela de horário e objetivo da viagem.

A ideia vem do universo de ride sharing, em que trajetos semelhantes são combinados no mesmo veículo para reduzir custos e emissões.

Diferença entre viagem individual e compartilhada

Na viagem individual, cada colaborador decide meios e horários, o que aumenta a flexibilidade e também o orçamento: múltiplas corridas, carros alugados ociosos e diárias de hotel sem sinergia entre agendas.

Na viagem compartilhada, você agrupa pessoas que têm a mesma rota, horário compatível e objetivo comum (reuniões na mesma cidade, visitas comerciais em um raio próximo, participação no mesmo evento, entre outros). Assim, o deslocamento fica mais barato porque o custo é diluído, as emissões caem e as pessoas interagem mais, o que melhora alinhamento e acelera decisões no campo.

Cenários que favorecem (mesma rota, eventos e feiras)

Algumas situações são naturalmente propícias para viagens em grupo, como:

• roadshows comerciais em uma mesma região;
• feiras e congressos (marketing, vendas, produto);
• treinamentos presenciais e auditorias internas;
• visitas a fornecedores que ficam em um corredor logístico;
• aberturas de filiais ou implantações em clientes dentro do mesmo estado;
• períodos com pico de viagens para uma mesma praça (por exemplo, final de trimestre).

Benefícios da viagem compartilhada

Além do ganho na planilha, os custos diretos caem, o impacto ambiental diminui e a cultura fica mais forte. Abaixo, vejamos como cada pilar aparece na prática.

Redução de custos com transporte

Ao consolidar trajetos, você elimina corridas duplicadas, reduz a necessidade de locação de múltiplos veículos e corta diárias ociosas. Em empresas com reembolso de mobilidade, a conta é imediata: uma viagem dividida sai mais barata do que várias individuais, e reduz também custos de gestão, como processamento de múltiplos comprovantes. Em escala, esse modelo reduz a pressão sobre frota e estacionamento e melhora o uso de carros alugados.

Se sua empresa já usa a Onfly, dá para acompanhar os gastos em tempo real, criar regras de política e enxergar oportunidades de agrupamento por destino, tudo em um mesmo painel. A plataforma concentra viagens, despesas e cartão corporativo, com dashboards, BI e relatórios para orientar decisões.

Menos pegadas ambientais (sustentabilidade)

Menos veículos nas ruas significa menos emissões por colaborador, menos tráfego e melhor uso da infraestrutura urbana. O conceito nasceu conectado à mobilidade sustentável, pois compartilhar rotas reduz o impacto e melhora a eficiência do sistema como um todo. Para equipes ESG, é uma vitória rápida: você documenta a redução de deslocamentos e incorpora esse indicador aos relatórios.

Fortalecimento de cultura interna e networking

Viagens compartilhadas criam tempo de qualidade entre áreas que se falam pouco, como vendas com produto, operações com cliente e filiais com matriz, por exemplo. O corredor do aeroporto vira um espaço de alinhamento e mentoria. A ida conjunta para uma feira rende combinados de última hora e sinergias que não aconteceriam em agendas fracionadas. No retorno, as equipes chegam com narrativas únicas e planos mais amarrados.

Como aplicar na prática

Para funcionar, o co-travel precisa de método. Pense em quatro blocos: mapear rotas, escolher ferramentas, definir políticas e operar a logística.

1) Mapeamento de rotas

Comece pelo diagnóstico: nos últimos 6 a 12 meses, quais cidades concentraram mais viagens? Quais janelas de saída (segundas cedo e quartas à tarde, por exemplo) se repetem? Quais times viajam para os mesmos eventos?

• Extraia do seu painel de viagens os top destinos e picos de demanda;
• cruze com o calendário: feiras setoriais, kickoffs, treinamentos etc.;
• agrupe por origem comum (ex.: Belo Horizonte → São Paulo) e por janela de horário;
• desenhe lotações-alvo: 2 a 3 pessoas por corrida urbana; 3 a 4 por carro alugado; 6 a 8 por van, conforme a distância.

2) Ferramentas e plataformas para alocação

O segundo passo é ter um lugar único para reservar, aprovar e monitorar. Com a Onfly, você cria políticas, define alçadas de aprovação e garante conformidade do começo ao fim, reduzindo atrito entre RH, Viagens e Financeiro. Além disso, dá para integrar mobilidade (Uber for Business, 99) e ERP, o que simplifica a gestão do transporte e automatiza a conciliação.

Para grupos maiores, recomendamos estes conteúdos que podem te ajudar no desenho da hospedagem:

• Como dividir quarto na viagem a trabalho sem comprometer o conforto e a política.
• Quando e como usar reservas multi-quarto para para coordenar equipes grandes com praticidade na mesma reserva.
• Dicas para facilitar viagem corporativa em grupo.

Políticas internas (quem pode participar e critérios)

Uma política boa é objetiva e autoexplicativa. Por isso, defina:

• quem entra no programa de carona compartilhada (por exemplo, colaboradores com deslocamentos > 20 km, times com agendas coincidentes e participantes de feiras específicas);
• os critérios de agrupamento por origem, destino, horário e objetivo;
• o número máximo de pessoas por veículo;
• regras para bagagens e equipamentos;
• casos de acessibilidade, privacidade e necessidades de concentração;
• quando exige aprovação do gestor e quando é aprovação automática conforme a política;
• como dividir custos, prazos e documentos para reembolso.

Gestão de logística (horários e pontos de encontro)

Agora é hora da execução: janelas de saída claras, pontos de encontro fáceis e backup para imprevistos. Confira a lista a seguir.

• Horários e janelas: estabeleça time slots padrão (por exemplo, saídas às 7h, 8h e 9h) para aumentar a chance de matching.
• Pontos de encontro: estações de metrô, escritórios e hotéis com fácil acesso.
• Reserva de carros ou van: priorize parceiros com atendimento corporativo e rastreamento ou relato de corridas.
• Plano B: se alguém cancelar de última hora, acione uma corrida individual por meio de contas corporativas (por exemplo, Uber for Business e 99, com empresas integradas no seu ecossistema).
• Comunicação: crie um grupo temporário (no Teams, Slack ou WhatsApp corporativo) com nome da rota, horário e responsável pela saída.
• Conciliação: centralize faturas e integre ao ERP para fechar o mês sem planilhas paralelas.

Desafios e como mitigá-los

Nem todo mundo tem a mesma rotina, e a carona corporativa mexe com hábitos. Por isso, recomendamos antecipar os pontos sensíveis e tratar cada um com regras simples.

Compatibilidade de agendas

• Problema: reunimos pessoas demais com agendas diferentes e o atraso de um impacta todos.
• Como mitigar: trabalhe com janelas inteligentes (por exemplo, 30 a 45 minutos); estipule tolerância (5 a 10 minutos); defina rotas alternativas (quem perde a janela, vai por conta via mobilidade corporativa); priorize agrupamento por horário de compromisso e não só por destino; e use aprovação automática quando a combinação estiver dentro da política. Ferramentas com gestão em tempo real e política configurável ajudam a manter o fluxo sem ligações e negociações de última hora.

Segurança e responsabilidade

• Problema: dúvidas sobre responsabilidade em carona compartilhada, coleta de dados e comportamento no percurso.
• Como mitigar: crie um código de conduta para deslocamentos (uso de cinto de segurança, cuidados com bagagem e respeito ao silêncio quando necessário), defina o responsável pela saída (quem confirma presença e libera o carro), priorize provedores corporativos com registro de corrida e relato padronizado no ERP. No conceito de ride sharing, monitoramento e compartilhamento de trajetos aumentam a segurança e a previsibilidade do deslocamento. Leve esse princípio para a sua operação, mesmo quando a corrida for interna!

Aceitação cultural (quem aceita “dividir”)

• Problema: parte do time prefere viajar sozinha, enquanto outras pessoas se sentem desconfortáveis em dividir carro ou quarto.
• Como mitigar: comunique o porquê (economia, sustentabilidade e integração); ofereça opções para situações específicas, como saúde, acessibilidade e confidencialidade); explique critérios de conforto (lotação, janela de horário e seleção de motoristas); comece com um piloto em uma rota de alto volume e mostre os resultados, com economia e NPS da experiência); ajuste a política com base no feedback. Para hospedagem, use boas práticas de divisão de quartos e, em grupos maiores, multiquartos com processos que simplifiquem e respeitem perfis diferentes.

Por que fazer isso com a Onfly

A Onfly é a escolha certa para quem quer simplificar a operação e ganhar controle. Você centraliza tudo (aéreo, hotel, carro, ônibus e gestão de despesas) em um único lugar, com política configurável, fluxos de aprovação e dados em tempo real. Isso significa visibilidade de ponta a ponta e decisões mais rápidas, sem malabarismo entre sistemas.

As integrações também jogam a favor da eficiência. Conecte ERP, Uber for Business e 99 Empresas para reduzir planilhas, aumentar a visibilidade dos gastos e automatizar a conciliação. Assim, você garante fechamento mais ágil e menos retrabalho para Financeiro, Compras e Viagens.

Tudo isso sem perder o fator humano. A Onfly combina tecnologia proprietária com foco na experiência do viajante e governança para os gestores, evitando burocracia e garantindo transparência para os acionistas.

Conclusão: comece pequeno, meça e escale

Ao agrupar pessoas com rotas compatíveis e colocar processo + tecnologia para trabalhar, você corta custos, reduz emissões e aproxima equipes. Comece por um evento com alto potencial de adesão, rode um piloto com uma política clara, meça a economia e a satisfação dos colaboradores e use os relatórios para expandir às demais rotas. 

Precisa de uma base sólida para orquestrar tudo? Simplifique na Onfly!