A armadilha de usar várias ferramentas de gestão de viagens e despesas

Fazer um “retalho” de diversas ferramentas para fazer a gestão de viagens pode até parecer uma boa ideia. Mas, na prática, estratégia é problemática. Entenda!

A gestão de viagens e de despesas em uma plataforma all-in-one, com todas as soluções em uma única ferramenta, é realidade para simplificar a rotina de diversas empresas. Apesar disso, alguns negócios ainda utilizam o método arcaico de unir várias ferramentas de gestão com serviços diferentes.

Na teoria, essa pode parecer uma boa ideia. Mas, na realidade, fazer essa “costura” de serviços prestados por diversas empresas esconde diversas armadilhas. E é justamente isso que queremos explorar neste artigo.

Soluções combinadas para viagens corporativas


Os gestores de viagem e de despesa das viagens corporativas podem utilizar uma gama de soluções combinadas, desde:

  1. Ferramenta de reservas virtual, o online booking tool (OBT);
  2. Ferramenta de agência de viagens online (OTA) para os colaboradores reservarem transporte e hospedagem para as viagens corporativas;
  3. Empresa de gerenciamento de viagens (TMC), que tradicionalmente prestam serviços apenas para grandes empresas;
  4. Cartão corporativo para os funcionários pagarem suas despesas;
  5. Software de gerenciamento de despesas para relatar e manter o fluxo de gastos dentro da política da empresa.

Porém, a gestão mais eficaz – que poupa tempo e recursos financeiros – é centralizar todas essas ferramentas em uma única plataforma. Com a Onfly, tudo isso está reunido em um serviço simples e prático.

Por aqui, temos a ótima experiência de uso e a agilidade; o atendimento personalizado; a segurança e os dados como aliados para decisões pertinentes e integração com outros sistemas, como ERP. Trata-se de unir o melhor das OTAs, das TMCs e dos OBTs em uma única solução: a Onfly.

várias ferramentas de gestão de viagens
Vários serviços não funcionam em harmonia na gestão de viagens e de despesas

Por que não usar várias ferramentas de gestão de viagens e despesas?


Fazer uma solução combinada com diversas ferramentas e prestadores de serviços é uma armadilha perigosa, porque mina a produtividade, aumenta gastos, gera colaboradores insatisfeitos e não é nada alinhada com as boas práticas de gestão, transparentes e assertivas.

Algumas das armadilhas de fazer um “retalho” de ferramentas em vez de usar uma única solução integrada são:

  • Gerenciamento de variados orçamentos, serviços e preços requer mais tempo e, geralmente, envolvem custos mais altos dos fornecedores;
  • Consolidar e analisar dados de vários sistemas é oneroso e pode resultar em números conflitosos, reduzindo a visibilidade do setor financeiro, já que se impossibilita visualizar as informações em tempo real e receber insights precisos;
  • Aprovar ou recusar despesas manualmente reduz drasticamente a produtividade e não ocupa tempo que poderia (e deveria) estar reservado para ações essenciais do core bussiness da empresa;
  • Utilizar sistemas lentos e ineficazes com taxas altas encarecem as viagens corporativas;
  • Sistemas complexos e nada intuitivos que exigem treinamento difícil para seu uso rotineiro;
  • Pagamento de despesas do bolso do colaborador e processo de reembolso demorado, que gera insatisfação;
  • Enviar despesas manualmente e guardar dezenas de notinhas para garantir que vai receber os valores de volta;
  • Sem atendimento humanizado e sem suporte 24 horas, o colaborador não tem a quem recorrer caso seja preciso fazer algum ajuste;
  • Não há integração com os sistemas utilizados e nem possibilidade de integrar de forma personalizada.

Com esse cenário, utilizar vários prestadores de serviços para gerir as viagens corporativas e as despesas, infelizmente, gera muito estresse e aniquila os benefícios da gestão efetiva. Com uma solução unificada, o processo se torna simples e não há espaço para esses problemas.

Dessa forma, a plataforma all-in-one da Onfly torna a gestão de travel e de expense mais fácil: não é preciso lidar com diversos fornecedores: é uma solução integrada, de ponta a ponta, onde todo o processo funciona em sincronia e não como um “amontoado” de recursos – que, a primeira vista, parecem unir todas as soluções, mas que, na prática, geram mais dores do que resoluções.

Fale agora mesmo com um dos nossos especialistas e entenda como a Onfly pode melhorar sua gestão de viagens e de despesas.

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Elaine Maciel
Elaine Maciel

Elaine é comunicóloga pela UFSJ e embarcou no desafio de fazer parte do time de comunicação e marketing da Onfly como Analista de Conteúdo. Para conversar com ela, basta enviar um e-mail para elaine.maciel@onfly.com.br!