5 Sinais de que está havendo fraude nas solicitações de reembolso na sua empresa

As fraudes nos processos de reembolso de viagens infelizmente são muito comuns nas empresas. Há estudos que apontam que de 8% a 10% das despesas corporativas que são reembolsadas aos funcionários são, na verdade, oriundas de fraudes. 

Outros estudos sugerem que os processos de reembolso de viagens corporativas representam quase 15% do total de fraudes realizadas dentro da empresa! Não é preciso dizer que isso tem um impacto enorme nos resultados da companhia, afinal, resulta em um gasto excessivo e desnecessário e, se não identificada e combatida, estimula a má prática entre os funcionários.

Por isso, é muito importante saber reconhecer quais são os sinais de fraude nos processos de reembolso na sua empresa. Isso facilita a tomada de decisão, como implementar um bom processo de auditoria, com processos de reembolso de viagens mais transparentes e seguros para os acionistas.

Para isso, reunimos neste post 5 sinais de que está havendo fraude nas solicitações de reembolso na sua empresa, para que você possa identificar esse problema rapidamente. Confira!

1. Falta de informações e comunicação

Quando não há informações claras sobre a política de viagens da empresa e a comunicação entre os colaboradores não acontece da forma correta, é possível que existam fraudes nos seus processos de reembolso. 

Ou seja, a empresa não se comunica com os colaboradores, não deixa claro as regras sobre quais despesas são possíveis e quais são proibidas e nem alinha os parâmetros para o reembolso de despesas corporativas. Tudo isso contribui para que os colaboradores se sintam mais compelidos a cometer fraudes.

Além disso, pode ocorrer erros de interpretação, ou fraudes acidentais. Quando a informação sobre a política de viagens não é clara o suficiente, o colaborador pode interpretar de uma forma equivocada, resultando em erros que serão apontados pela gestão como fraudes. 

Por isso, a comunicação clara com os colaboradores é essencial, assim como o fácil acesso às informações da política de viagens da empresa. Aqui no blog, já ensinamos como criar a sua política de viagens.

2. Gastos sempre no limite orçamentário

Ter um limite orçamentário para os gastos com despesas corporativas é essencial. No entanto, saiba que os colaboradores que praticam fraudes gostam de usar todo o limite orçamentário disponível para cometer fraudes, o que pode ser horrível para sua empresa.

Quando os gastos são sempre equivalentes (ou muito próximos) ao limite orçamentário, desconfie! Afinal, o limite estabelecido é um parâmetro para a despesa corporativa, logo, há momentos em que é possível economizar, por exemplo. 

Se essa ocorrência é frequente, você deve observar com mais atenção se esse colaborador não está cometendo fraudes. Uma das práticas mais comuns é informar que utilizou todo o valor do orçamento em uma determinada despesa, quando, na verdade, utilizou o menor valor possível. Quando há o reembolso, o colaborador embolsa uma grande quantia, sem ter gastado nem metade do que informou. 

Uma costumeira fraude, historicamente conhecida pela famigerada frase “quer que coloca quanto no recibo?” dita por taxistas durante as últimas duas décadas.

3. Falta de automações no processo de reembolso

Tecnologias de automação para processos de reembolso são criados para dificultar a prática de fraudes. Logo, não ter essas tecnologias à disposição da empresa para realizar o processo de reembolso pode ser um sinal de que sua empresa está sujeira a fraudes. 

Além disso, se você já conversou com os colaboradores sobre automatizar esse processo, mas houve uma grande rejeição da ideia, isso também pode indicar que os colaboradores estão cometendo fraude e sabem que poderão perder a oportunidade com um processo automatizado.

É fácil perceber que contar com o empenho 100% humano para gerenciar o processo de reembolso pode resultar em fraudes ou erros. Afinal, é preciso registrar gastos em planilha, receber comprovantes físicos, controlar e organizar esses documentos, ressarcir os valores aos colaboradores, entre outras etapas. É um processo complicado, exaustivo e passível de erros que passam despercebidos. 

Há muitas ferramentas que permitem automatizar processos, incluindo a Onfly, uma plataforma de gestão de viagens corporativas que já ajudou mais de 1000 empresas em seus processos de gestão de viagens.

4. Falta de comprovação de gastos

Guardar comprovantes de gastos é algo que pode levar a erros, como perder um recibo ou até esquecer de solicitar esse documento. Esse é um problema que pode acontecer e o colaborador pode querer o reembolso da despesa mesmo assim. 

No entanto, quando essa ocorrência é constante e há muitas solicitações de reembolso de despesas de viagens sem comprovação de gastos, saiba que é muito complicado confiar apenas no que foi dito pelo colaborador. A falta de comprovação de gastos pode ser um sinal de que sua empresa está sendo fraudada.

Isso acontece em empresas que não utilizam sistemas para gerenciar as viagens corporativas. Lembrando que automações simples como escanear recibos em sistemas de gestão de viagens já impede que esse documento seja esquecido, perdido ou jogado no lixo sem querer. Com isso, há um menor risco de solicitações de reembolso sem a justificativa comprovada.

5. Excesso de comprovação de gastos

Sim, o oposto também é um sinal! Há muitos comprovantes de gastos? Isso pode indicar fraude nas despesas corporativas. Aquele colaborador que entrega comprovante fiscal de tudo ou vários comprovantes, inclusive duplicados (que passam despercebidos na maioria das vezes), pode estar cometendo fraude.

Aliás, essa é uma prática comum para aqueles que utilizam comprovantes falsos. Nem sempre dá para identificar um recibo falso, mas se há muitos comprovantes duplicados e o colaborador insiste que teve tais despesas, é necessário pedir maiores esclarecimentos para entender esses gastos e evitar que a empresa perda dinheiro por um problema que poderia facilmente ser evitado.

Quais são as fraudes de despesas corporativas mais comuns?

Existem muitos tipos de fraudes que os colaboradores podem cometer, a criatividade não tem limites. Contudo, algumas aparecem com maior frequência. São elas:

Fraude na política de diárias. Embora esse seja um parâmetro orçamentário, o colaborador ficará tentado a gastar o teto máximo estabelecido para determinada despesa sem se preocupar em economizar.

Fraudes a partir do uso do cartão corporativo, já que é mais fácil mascarar despesas dessa forma. Lembre-se que o cartão corporativo não detalha os processos ou serviços adquiridos pela pessoa.

Falsificação de comprovantes é outra fraude comum, como é o caso dos recibos feitos à mão, por exemplo. Além disso, há estabelecimentos que oferecem recibos em branco para a pessoa, onde o colaborador tem a oportunidade de aumentar o valor gasto para receber um reembolso maior.

Comprovante duplicado, como já mencionamos, é um sinal de fraude. Às vezes o colaborador dá comprovantes duplicados porque sabe que a gestão de viagens não tem um controle efetivo e a duplicidade vai passar despercebida. Viagens que contam com vários colaboradores também precisam ser observadas de perto. É comum todos fazerem a refeição juntos e depois solicitarem o reembolso do valor total individualmente.

Despesas exageradas também é outra forma de praticar fraude. Ou seja, o colaborador exige reembolso para despesas que a empresa não é obrigada a ressarcir, o que inclui serviço de quarto do hotel, chocolate após a refeição, entre outros.

Reembolso de transporte duplo, o que inclui combustível e KM. Há funcionários que praticam esse tipo de fraude, apresentam comprovante fiscal de abastecimento de combustível e pedem reembolso também pelo KM rodado.

Perder comprovantes propositalmente também é uma forma de praticar fraude. Neste tipo de fraude, o colaborador alega ter perdido o comprovante fiscal, quando, na verdade, está repassando um valor acima do que realmente gastou.

Incluir a gorjeta no valor gasto é uma prática bem comum, principalmente em países onde a gorjeta é “obrigatória” por questões culturais. Taxistas nesses países costumam até perguntar “quanto quer que coloque na nota?” quando veem que trata-se de viajantes a trabalho.

Existem muitos tipos de fraudes que podem ser cometidas, por isso, é importante ficar atento aos sinais e tomar medidas para dificultar a prática e reduzir as ações fraudulentas. Para conhecer outras dicas e aplicar na gestão da sua empresa, se inscreva na nossa newsletter!