RDV – Como o Relatório de Despesas de Viagens pode ajudar na gestão da sua empresa!

Entenda o que é o relatório de despesas de viagens, um documento para ajudar as empresas a controlar melhor os fluxos de reembolsos aos colaboradores

O relatório de despesas de viagens pode ajudar muito as empresas com a gestão e a comprovação de despesas relacionadas a viagens corporativas. Esse importante documento, que também é utilizado para controle de gastos, pode fazer uma grande diferença para os colaboradores e para os gestores em viagens.

Por isso, neste artigo eu vou explicar mais detalhes sobre o que é RDV, quais as vantagens em utilizar esse documento e como o relatório de despesas de viagens pode ajudar na gestão da sua empresa. Acompanhe!

O que é relatório de despesas de viagens?

Primeiro, é importante definir o que é RDV. O relatório de despesas de viagens é um documento que especifica as despesas de uma viagem corporativa, sendo que seu principal objetivo é prestar contas sobre todas as despesas da viagem, incluindo gastos com deslocamentos, despesa com diárias em hotéis, taxas e ingressos para eventos, entre outros custos que podem surgir em uma viagem a trabalho. 

O RDV também é um documento utilizado para a prática de reembolso de despesas ao funcionário, quando esse é o modelo adotado pela empresa, e também para a comprovação fiscal e tributária sobre os gastos da empresa com viagens corporativas. 

Esse documento precisa ter, no mínimo:

  • Comprovantes das despesas anexados, como recibos, cupons fiscais, memórias de cálculo (no caso de quilometragem), entre outros;
  • Descrição resumida de todos os gastos e o motivo de cada gasto para facilitar a compreensão do relatório;
  • Dados da empresa, do viajante e o motivo da realização de determinada viagem.

Quais são as vantagens de um RDV?

Há muitas vantagens em utilizar o RDV em uma gestão de viagens corporativas. Lembrando que a comprovação desses gastos pode ser obrigatória, caso a empresa realize o reembolso de viagens ao colaborador, por exemplo. 

Além disso, é importante enfatizar que existem algumas vantagens em ter um relatório de despesas de viagens, sendo elas:

Organização dos gastos

Com o RDV você consegue organizar todos os gastos com viagens corporativas e isso facilita muito a gestão de viagens na empresa. É muito mais fácil encontrar informações que você deseja consultar quando há um controle por meio de relatórios. 

Controle dos gastos de viagens

Com os relatórios também é possível controlar exatamente os gastos com viagens corporativas. Isso porque o relatório inclui todos os gastos e a descrição de cada um deles. Dessa forma é possível ter um controle com as despesas de viagens, com a finalidade de tomar decisões baseada nessas informações. 

Prestação de contas mais simples

O principal objetivo do RDV é justamente prestar contas, mas saiba que esse relatório faz isso de uma forma muito simples e fácil. Com o relatório de despesas de viagens você consegue prestar contas de forma mais fácil, pois você terá todas as informações de que precisa ali, na sua mão!

Como o RDV pode ajudar na gestão da sua empresa?

Considerando todas as vantagens de utilizar um RDV, você provavelmente já sabe que ter esse documento na sua gestão é muito importante. Ainda assim, veja a seguir como o relatório de despesas de viagens pode ajudar na gestão da sua empresa. 

Redução das fraudes

Você sabia que as fraudes em reembolsos de viagens corporativas são quase 15% de todas as fraudes que podem ocorrer dentro de uma organização? É assustador! 😱

Mas com os relatórios de despesas de viagens é mais difícil que isso ocorra, pois cada uma das despesas são detalhadas no relatório para que haja uma maior transparência. Sabemos que o principal contribuinte para as fraudes é a falta de transparência, por isso, torne essa comprovação de despesas muito mais transparente com o RDV. 

Agilidade na prestação de contas

Já falei sobre a vantagem que é ter o RDV para a prestação de contas. Mas preciso enfatizar que a agilidade na prestação de contas é algo muito importante para a gestão de uma empresa. Afinal de contas, você não vai querer passar horas reunindo todos os gastos das viagens corporativas da sua empresa no momento que for prestar contas, não é mesmo?

Ter tudo isso ao seu alcance de forma simples é muito mais prático e agiliza muito o processo de prestação de contas. 

Adequação da política de viagens

O relatório de despesas de viagens também pode ajudar sua empresa a adequar a política de viagens com base nos dados analisados neste relatório. As informações que você poderá consultar nesse relatório podem ser úteis para adequar a política de viagens com base em mudanças necessárias.

Por exemplo, se você notar que os gastos com hotéis são sempre altos e que é possível reduzir esses gastos para uma maior economia nas despesas de viagens, basta fixar um valor máximo para as reservas de hotéis na política de viagens.

Caso possua dúvidas, confira o guia definitivo de como criar suas políticas de viagens!

Comprovação dos gastos

A comprovação dos gastos é o motivo real de utilizar um relatório de despesas de viagens. Seja para comprovar aos funcionários, para a Receita Federal ou para os gestores, esse documento detalha cada gasto de forma bem simples e fácil. 

Além disso, é importante dizer que a comprovação de dados pode ser útil em diversas situações, principalmente quando é necessário realizar uma auditoria. Portanto, essa é outra forma que o relatório de despesas de viagens pode ajudar na gestão da sua empresa. 

Como usar o RDV em sua gestão?

O mais comum é que o gestor utilize planilhas como o Excel ou o Planilhas do Google para elaborar o relatório de despesas de viagens. Essa é uma opção se você deseja aderir ao RDV, mas saiba que pode ser mais cansativo ficar anotando item por item em uma planilha, se comparado a solução que tenho para você. 

Você pode realizar o seu relatório através da plataforma da Onfly. Lá há inúmeras ferramentas para te ajudar na gestão de viagens corporativas, inclusive a automação de processos como o RDV. 

Isso significa que você economiza muito tempo ao ter a Onfly para te ajudar na elaboração do relatório de despesas de viagens. Sem contar todos os demais benefícios em utilizar a nossa plataforma em sua gestão. Eu garanto: você não irá se arrepender!

Ficou alguma dúvida? Se sim, deixe seu comentário aqui embaixo para que eu possa te ajudar com mais informações. 

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Jared Belfort
Jared Belfort é especialista em viagens da Onfly, nos últimos meses tem se dedicado a entender como funciona o mercado de viagens e como pode otimizar os custos de viagens das empresas, para falar com ele, basta enviar um e-mail para jared@onfly.com.br

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