Como definir as regras de uso do cartão corporativo? 

O cartão corporativo é um grande aliado das despesas empresariais. Afinal, essa é uma ferramenta que mantém os gastos sob controle com total transparência, além de oferecer a separação clara entre gastos pessoais e gastos da empresa. 

Ou seja, com o cartão corporativo, as despesas da empresa não precisam ser realizadas no cartão pessoal do colaborador, evitando o processo de reembolso e facilitando a prestação de contas. 

Isso também melhora a satisfação do colaborador, já que ele não sente mais como se estivesse “emprestando” dinheiro para o empregador, misturando os gastos ou até mesmo comprometendo seu orçamento pessoal com as despesas empresariais.

Apesar de imenso facilitador da gestão de despesas das empresas, muitos gestores de negócios ainda têm dúvidas sobre como definir as regras do cartão corporativo. Essas regras são a política de uso, que determina o que pode e não pode ser feito. 

Pensando nisso, preparamos este artigo com hacks poderosos para estabelecer regras para o uso do cartão corporativo na sua empresa. 

Como definir regras de uso do cartão corporativo?

O cartão corporativo é um cartão de crédito, seja físico ou virtual, que as empresas utilizam para gerenciar os gastos dos colaboradores feitos em nome da empresa. 

Esse tipo de cartão pode ser utilizado para quitar uma despesa interna — como materiais de escritório ou produção de materiais gráficos — ou para facilitar o controle dos gastos de viagens corporativas, como alimentação e transporte. 

Atualmente, os cartões corporativos modernos permitem controle de limites e aprovação e reprovação de gastos por plataforma online ou aplicativos na palma da mão. Com essa facilidade, todo o fluxo de aprovações e prestações de contas podem ser integrados e automatizados com as ferramentas de controle de despesas corporativas.

Porém, não basta apenas ter facilidade de uso! Para que o uso dos cartões corporativos seja eficiente, também é necessário definir regras bastante claras sobre o que pode e o que não pode ser feito com ele. 

Para definir as regras, considere o porte de cada negócio, número de colaboradores que terão cartão corporativo, o fluxo de caixa, as despesas mais comuns, o orçamento da companhia e outros critérios que vamos detalhar a seguir: 

O que pode e o que não pode ser feito com o cartão corporativo

Esse é o primeiro e mais importante passo das regras de uso do cartão corporativo. Estabeleça que apenas despesas empresariais podem ser pagas com esse tipo de cartão. Portanto, é proibido utilizá-lo para gastos pessoais do colaborador.

Além disso, defina quais são as despesas corporativas que podem ser pagas. Dentre as mais comuns, temos despesas de viagens ou de deslocamento administrativo, como:

• Alimentação;
• Passagens aéreas e rodoviárias;
• Transporte por aplicativo;
• Aluguel de carro;
• Gasolina;
• Pedágio;
• Hospedagem;
• Tickets para congressos, eventos e feiras.

Além dessas, outras despesas são bastante comuns, como materiais de escritório, brindes corporativos, materiais personalizados e pagamento de assinatura de ferramentas e plataformas de uso empresarial. Por exemplo, um time de comercial e marketing pode assinar a anuidade de um software de CRM pelo cartão da empresa.

Algumas empresas também permitem outros gastos no cartão empresarial, como cursos de qualificação profissional. Mas as definições específicas vão depender da cultura de cada negócio, bem como seu orçamento.

Defina os limites de gastos por equipe ou centro de custos

Acabamos de falar sobre um ponto essencial para a saúde financeira dos negócios e do uso de cartões corporativos: o orçamento das empresas. 

Para isso, é primordial que as empresas definam limites de gastos para cada centro de custos, equipe e/ou colaborador. Verifique no orçamento qual é a porcentagem prevista de gastos do setor que serão feitas no cartão e ajuste os limites para acompanhar esse ritmo de despesas.

Por exemplo, imagine que 25% do orçamento do setor operacional é voltado para despesas de viagens e as regras determinam que essas despesas serão pagas pelo cartão corporativo. Assim, fica mais fácil entender qual é o limite necessário para os colaboradores deste setor. 

Também tenha em mente que é importante escolher um cartão empresarial que oferece ajuste de limites de forma fácil. Afinal, imprevistos podem acontecer e pode ser preciso aumentar ou reduzir o limite do cartão.

Por exemplo, o cartão da Onfly permite ajuste de teto de gastos por colaborador (ou grupo) em apenas poucos cliques no aplicativo. Além disso, também permite que o colaborador solicite mais limite no seu cartão justificando para qual despesa é esse limite extra. 

Estabeleça quais colaboradores têm acesso ao cartão corporativo

Todos os colaboradores terão acesso ao cartão corporativo? Ou não? Essa é uma regra importante para definir para um bom uso dessa ferramenta tão importante. 

Você pode estabelecer que cada colaborador terá seu cartão individual ou que cada setor terá um cartão para uso coletivo que será de responsabilidade do líder da área. 

Isso também depende da estrutura organizacional da sua empresa. Alguns negócios preferem oferecer cartão corporativo apenas para cargos mais altos; já outras empresas preferem oferecer essa autonomia para todos os colaboradores.

Hoje em dia, mesmo que todos os colaboradores tenham seu próprio cartão, é bastante simples manter a gestão e o controle dos gastos por meio de ferramentas e softwares. 

Tenha um processo de aprovação/reprovação de despesas

Além de definir quais são as despesas que podem ser pagas com o cartão corporativo, também é importante ter um fluxo de aprovação ou reprovação das despesas. 

Isso é importante para conferir se a despesa é adequada, se está no limite de gastos e se apresenta os comprovantes necessários (vamos abordar mais sobre esses documentos de comprovação de gastos adiante).

Esse fluxo de aprovação (ou reprovação) da despesa no cartão corporativo é importante para haver maior controle financeiro da empresa. Esses processos precisam ser práticos e rápidos para não cair em fluxos muito burocráticos e demorados. 

Uma plataforma de gestão de despesas completa, como a Onfly, pode ajudar bastante nesse processo. 

Defina como será feito o relatório de despesas

Se você já utiliza uma plataforma de gestão de despesas, o relatório de gastos do cartão corporativo pode ser totalmente integrado, simplificando bastante o fluxo de informações. 

Por outro lado, se o processo de relatório de gastos é manual, por planilha de Excel, por exemplo, será preciso definir alguns parâmetros para garantir a autenticidade dos gastos.

É importante apresentar no relatório a descrição dos gastos; data e hora; local; valor e o motivo do gasto. Caso a despesa seja internacional, também é importante fazer a conversão da moeda dos gastos para o real brasileiro. 

Na plataforma de gestão, todas essas informações são automatizadas, facilitando o processo e poupando muitas horas (e muitos erros) de preencher planilha e conferir números. 

Seja claro nos documentos e comprovantes necessários

Também é essencial ser claro em quais documentos e comprovantes serão necessários. Se além da notinha da máquina do cartão, for importante apresentar a nota fiscal completa, isso deve ser informado para os colaboradores. 

O registro dos documentos por meio de um software também vai simplificar muito esse processo, evitando que os comprovantes sejam perdidos. Já deu para perceber que a tecnologia tem um papel fundamental quando tratamos do uso do cartão corporativo e da prestação de contas dessas despesas, não é mesmo?

Ah, e lembre-se ainda de estabelecer qual é o prazo máximo para prestação de contas.

Crie uma regra para saques

Não se esqueça de também estabelecer regras para o uso do cartão corporativo em saques. Defina se será permitido fazer saques em dinheiro com o cartão corporativo, em quais ocasiões e se haverá limitação de valor máximo. 

Se houver saque, será preciso definir também o processo de prestação de contas para esses gastos.

Devolução do cartão ou prazo de utilização

É essencial que cada colaborador esteja ciente de que é o responsável por suas despesas, bem como pelo uso devido do cartão corporativo. Um hack para implementar essa cultura é aplicar treinamentos aos funcionários sobre o uso correto e os procedimentos adequados.

Mas, além da responsabilidade pessoal de cada um, é importante definir se o cartão será nominal ou não-nominal. No caso de cartão nominal, cada colaborador tem o seu próprio cartão com seu nome gravado nele e pode utilizá-lo quando necessário.

Já a grande vantagem do cartão não-nominal é que o cartão físico pode ser devolvido ao setor responsável e direcionado para outro colaborador utilizar. Esse processo é bastante seguro, já que o gestor pode ajustar os limites e o saldo de forma fácil para cada utilização. 

Se optar pelo cartão não nominal, a empresa deve definir prazos e métodos corretos para a devolução do cartão corporativo. Mesmo no caso de cartão nominal, lembre-se de orientar sobre as regras quando não houver mais necessidade de uso ou mesmo se o colaborador não fizer mais parte da empresa.

Faça auditoria das despesas

A fiscalização é importante para garantir que as regras de uso do cartão empresarial estão sendo cumpridas. Por isso, a empresa deve realizar auditorias para verificar se as políticas estão em concordância com o que está acontecendo de fato.

A recomendação é que esse processo seja feito com uma frequência pré-determinada, seja trimestral, semestral ou anualmente. O mais importante é manter um ritmo de análise para poder comparar os dados com mais precisão e verificar possíveis irregularidades.

Tenha uma política de consequências para uso indevido

Além de política de consequências para infrações da política de viagens da empresa, é importante fazer uma política de consequência de uso indevido do cartão corporativo. 

Ou seja, isso se trata de construir um sistema de punições claras para quem desrespeitar as regras para uso do cartão. E esse é um assunto bastante sério! O uso indevido do cartão da empresa pode acarretar sanções bem graves, como a rescisão do contrato por justa causa e até mesmo problemas legais, dependendo da gravidade do ocorrido. 

E tudo isso tem embasamento legal pelas leis trabalhistas. É que a Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) trata em seu artigo 482 da CLT sobre “improbidade” e “insubordinação”, além de “incontinência de conduta ou mau procedimento” — fatores para demissão por justa causa.

No entendimento legal, principalmente do Tribunal Regional do Trabalho, o uso indevido do cartão corporativo, para gastos pessoais ou com comprovação fora do prazo, é motivo de justa causa.

Se a infração for de menor gravidade, entre as punições, pode haver advertência verbal, advertência escrita, suspensão temporária ou permanente do cartão. O colaborador também pode ser responsabilizado financeira ou criminalmente pelo uso indevido ou por fraudes na prestação de contas.

Qual a importância de criar regras para uso do cartão corporativo?

Todas essas regras de uso do cartão corporativo precisam ser claras e bem definidas. Elas permitem manter a boa saúde financeira da empresa, além de garantir uma boa relação entre colaboradores e empresa. 

Essas normas vão evitar fraude e estabelecer uma cultura de transparência; além de garantir maior controle das finanças, facilitar a prestação de contas, criar relatórios mais detalhados para análises precisas e evitar gastos desnecessários, além de evitar problemas legais e tributários.

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