Por que e como usar uma Travel Tech para as viagens da sua empresa?

Se você não passou a última década em uma floresta, sem internet e isolado do resto da humanidade, é provável que já tenha entendido que a transformação digital chegou para impulsionar os negócios da nova economia e varrer do mapa quem não se adapta.

É quase como o processo de seleção natural. Não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente. E sim, o que melhor se adapta às mudanças. E como há mudanças…

Estamos tão acostumados com as tecnologias de hoje, que nos esquecemos do quão recentes elas são. Vejamos o mundo de 10 anos atrás:

• Facebook e Instagram? Ainda não. A rede social mais popular no Brasil era o Orkut;
• O BlackBerry ainda reinava com cerca de 50% do mercado de celulares (hoje, tem menos de 1%);
• Não usávamos WhatsApp, trocavamos mensagens por SMS (e pagávamos por isso);
• Netflix e Amazon Prime? Não! As opções eram ir ao cinema ou comprar/alugar DVDs ou então baixar na internet;
• Uber ou 99? Nada disso. Transporte público, taxi ou dirigir;
• Influencers e Youtubers? Profissões ainda não possíveis;
• iFood e Uber Eats? O que é isso? Pegue o folheto da pizzaria preso na geladeira e ligue para fazer um pedido!
• Bancos digitais? Hahaha… O normal era passar horas em uma fila pra falar com seu gerente.

É… muita coisa mudou. E por que as viagens da sua empresa fugiriam à regra?

Como as viagens corporativas eram feitas antigamente?

Surge a demanda na sua empresa de tratar um assunto pessoalmente, em outra cidade, estado ou país.

O colaborador liga ou manda um email para a pessoa responsável por viagens, que faz a cotação das passagens aéreas nos sites das companhias ou em buscadores, retornando com as opções. Às vezes, faz o mesmo processo com a hospedagem, quando a ilusão de economia não faz a empresa fechar um acordo fixo com um hotel e direcionar todo mundo pro mesmo lugar. Em seguida, o colaborador liga de volta ou responde o email com as opções escolhidas por ele.

A partir daí, acontece uma de duas coisas:

1 – O responsável por viagens faz as reservas e envia as informações ao colaborador, ou

2 – Mais comum que a opção anterior, o responsável por viagens percebe que no intervalo de tempo que levou para o colaborador informar a escolha, o preço das passagens ou da diária mudou, tendo que refazer todo o processo.

Ou talvez o cenário seja outro: sua empresa tem parceria com uma agência e você riu do exemplo acima, achando que já está anos na frente, usando o melhor do mercado. “Na minha empresa, não perdemos tempo cotando em vários lugares! O gestor entra na plataforma da agência e faz as reservas dos colaboradores. Se um relatório de indicadores de viagem for necessário, eu ligo pedindo e eles me enviam por email. Uma belezura”.

Vou te contar um segredo (não tão secreto assim):

Primeiro, a plataforma que você usa não é da agência. Ela “aluga” o software de um fornecedor, que não está nem aí pra você e nem para as suas necessidades como usuário. Afinal, o pagamento dele não depende de nada disso. Se você precisar de um suporte por falha da plataforma e ligar pra agência, como ela poderia resolver, se não foi ela que fez o software? Sua demanda vai entrar em um limbo de um jogando a responsabilidade pro outro.

Outra coisa: os dados dos indicadores das viagens são seus, correto? Por que você precisa pedir pra alguém te enviar? Você faz isso com a sua conta bancária, ou olha o extrato na hora pelo app/internet banking?

Uma cena do cotidiano de quem usa agências tradicionais:

O colaborador entra na plataforma, busca por hotéis na cidade, encontra 30 opções e não sabe onde ficam. Ele vai no Google Hotels, busca e aparecem 200 opções, com um mapa onde ele consegue ver a distância até o destino. Ele procura o hotel mais perto, entra na plataforma, procura e não o encontra. Te liga bravo, falando que já está há mais de uma hora tentando reservar um hotel. Já aconteceu com você?

E para terminar, no final do mês você vai conciliar a fatura da agência e começa a chorar, pois é impossível saber quem fez cada reserva e para qual centro de custo. Você toma porrada do CFO, pois a área financeira do seu setor é uma bagunça, certo?

Isso tudo soa familiar? Se sim, trago a má notícia. Sua empresa perde uma quantidade absurda de tempo e dinheiro todos os dias com algo que poderia ser facilmente evitado.

Como são hoje?

As milhares de empresas que já perceberam que a dinâmica das organizações mudou já tomaram uma atitude. Por que manter o processo de viagens corporativas o mesmo de décadas atrás, se existem soluções no mercado que poupam tempo do gestor de viagens, do colaborador que precisa viajar e ainda trazem economia e segurança para a empresa? Não faz o menor sentido.

Com a solução all-in-one de uma Travel Tech, o processo funciona assim:

• Reserva: o próprio colaborador entra na plataforma e faz tudo sozinho, em poucos minutos, assim como ele planeja todas as suas viagens pessoais a lazer há anos. Ele consegue e prefere que seja assim;
• Aprovação: assim que o processo de reserva é finalizado, segue para aprovação do gestor responsável (a menos que seja configurado para ocorrer de forma automática, com a reserva indo diretamente para a prestadora do serviço);
• Lançamento de despesas: durante a viagem, o colaborador não precisa guardar as notinhas de todas as despesas na carteira, para voltar de viagem e gastar um domingo preenchendo um formulário e colocando tudo em um envelope para ser entregue ao financeiro. Ele lança tudo na hora, digitando as informações pelo celular ou escaneando o QR Code;
• RDV: como o colaborador já lançou tudo durante a viagem, é só gerar um RDV em poucos segundos;
• Reembolso: o gestor recebe o relatório e aprova o reembolso com um botão.

A política de viagens já é configurada no sistema, com a empresa decidindo se os desvios serão bloqueados ou irão para análise. Isso garante que a política será realmente um guia a ser cumprido todos os dias, e não um parâmetro para analisar ao fim do mês, quanto já é tarde demais.

Mas e o gestor de viagens? Se o próprio colaborador faz as reservas, o RDV é enviado em segundos e a aprovação do reembolso é feita com um botão, o que o gestor de viagens vai fazer?

Já falamos aqui. O gestor de viagens deve ter um perfil analítico, e não operacional. É dever dele buscar formas da empresa economizar tempo e dinheiro e dos colaboradores terem uma experiência melhor, garantindo o ROI da viagem. Com uma Travel Tech, como a Onfly, ele tem a um clique de distância um dashboard completo com todos os KPIs de viagens, atualizados em tempo real, para auxiliar na tomada de decisão. Útil, né?

Ah… e pode dar tchau também para todo aquele tempo gasto conciliando faturas. Isso é coisa do passado. Você pode integrar a Onfly com o seu sistema ERP, assim, toda vez que alguém faz uma reserva, a informação já vai com centro de custo e tudo certinho!

Como aqui gostamos da frase do Renato Mendes, ex CMO da Netshoes, “seja você o primeiro a destruir o seu modelo de negócios”, também criamos o Azulzinho, nosso cartão corporativo. Com ele, o colaborador não precisa mais usar do próprio dinheiro pra depois pedir o reembolso. Tudo já é feito através do cartão e mais uma etapa do processo é eliminada, economizando tempo de todos os envolvidos.

Como adotar uma solução

Imagino que a esse ponto, você já esteja convencido sobre as vantagens de usar uma Travel Tech, ao invés daquele modelo tradicional e ineficiente.

Mas, por onde começar? Como fazer essa transição do processo que é feito há décadas para algo novo? É simples:

1 – Mapeie os processos que são realizados atualmente, mas, a não ser que sua empresa faça mais de 200k/mês em volume de viagens, não perca muito tempo nessa parte. As empresas da nova economia são ágeis.

2 – Entre em contato com algumas Travel Techs do mercado e agende uma reunião de apresentação. Note que o tempo de resposta ao seu contato já vai dizer muito sobre a solução que será entregue. Se demorarem mais de 24h, quer dizer que não terão a velocidade que a sua empresa precisa.

3 – Após escolher a solução que faz mais sentido para o seu cenário, inicie o onboarding.

4 – No onboarding, a política de viagens da sua empresa deve ser configurada, bem como todos os colaboradores e viajantes cadastrados, com os respectivos gestores e centros de custo. É importante nesse processo, que todos os stakeholders sejam envolvidos e comunicados (aqui na Onfly, desenvolvemos um eBook junto com a empresa para ser compartilhado internamente). O onboarding geralmente não dura mais de 7 dias em empresas pequenas e médias.

5 – Seja feliz e aproveite a transformação que a solução vai trazer para o seu dia a dia e para a empresa. Use todo o tempo ganho para se dedicar a outras atividades mais importantes e converse com seu gestor sobre novas oportunidades. É muito comum gestores nos contarem que foram promovidos por levar economia e inovação para a empresa. Quando isso acontecer, lembre-se de nós. Sempre ficamos muito felizes 😉.

Uma dica: Travel Techs adoram receber sugestões de melhorias. Fique atento ao roadmap de evolução de produto e garanta que seu time esteja aproveitando todos os novos recursos lançados.

Conclusão

Estamos em um momento de olhar exclusivamente para frente, abandonar as práticas do passado e entender a digitalização como um vetor de potencialização e não como um inimigo a ser combatido.