O que deve conter em um Modelo de Relatório de Despesas de Viagens (RDV)?

Em toda viagem a trabalho, na qual o colaborador precisa adiantar um valor para depois ser reembolsado, é preciso depois disponibilizar um modelo de relatório de despesas para prestação de contas de viagens.

Este relatório de despesas de viagens também é conhecido como RDV. Veja abaixo as informações que não podem faltar em um modelo de relatório de despesas de viagens, para não ter nenhum problema em seu processo de reembolso de despesas:

Dados da empresa que irá fazer o pagamento

Os dados da empresa que irá pagar por estas despesas, bem como os dados do viajante e motivos da viagem.  Existem alguns setores nos quais quem paga a viagem é a empresa cliente e não a empresa empregadora. Por exemplo, no mercado de consultoria e de palestras, isto é bastante comum.

Para empresas que trabalham com centro de custos e/ou projetos é necessário deixar bem claro a qual(is) pertencem para os gastos serem alocados corretamente pelo departamento financeiro.

Descrição detalhada dos gastos

É preciso colocar a descrição resumida dos gastos realizados.

Em casos de deslocamentos, é aconselhado informar ponto de partida e destino, além do motivo. Isso vai servir para eliminar qualquer tipo de dúvida de quem vai analisar seu relatório e, com isso, facilitar a andamento do processo.

Comprovantes em anexo

Todos os comprovantes das despesas devem ser anexados: cupons fiscais, recibos, invoices, notas fiscais ou memórias de cálculo em casos de despesas de deslocamento.

Em empresas com regime tributário optante pelo Lucro Real, essa documentação é fundamental para que essas despesas sejam abatidas da base de cálculo de IRPJ e CSLL, já que a documentação anexa sustenta e valida o relatório.

Modelo de Relatório de Despesas de Viagens (RDV)

Criamos um modelo de relatório de despesas de viagens (RDV) em formato Excel, que sua empresa poderá utilizar como padrão para realizar reembolsos de viagens dos seus colaboradores.

Entretanto, existem plataformas de gestão de despesas nas quais a empresa pode configurar uma política de viagem e gerenciar todo fluxo de lançamento de despesas e reembolsos de forma totalmente digitalizada, sem recibos em papel, incluindo integração com plataformas de mobilidade como Uber e 99, a um custo totalmente acessível.

Lembre-se também de que é necessário ter uma política de viagens clara e bem alinhada para não ter nenhuma surpresa com gastos indevidos por parte dos seus colaboradores.

É importante conectar esses sistemas às plataformas de gestão de viagens para que a empresa tenha uma visão única e um processo centralizado de ponta a ponta de suas viagens.