O que deve conter em um Modelo de Relatório de Despesas de Viagens (RDV)?

Em toda viagem a trabalho, onde o colaborador precisa adiantar um valor, para depois ser reembolsado, é preciso depois ter um relatório de prestação de contas de viagens.

Este relatório de despesas de viagens também é conhecido como RDV, veja abaixo as informações que não podem faltar em um modelo de relatório de despesas de viagens, para não ter nenhum problema em seu processo de reembolso de despesas:

Dados da Empresa que irá fazer o pagamento

Os dados da empresa que irá pagar por estas despesas, bem como os dados do viajante e motivos da viagem.  Existem alguns setores,  que quem paga a viagem é a empresa cliente, e não a empresa empregadora, no mercado de consultoria e de palestras, isto é bastante comun.

Para empresas que trabalham com centro de custos e/ou projetos é necessário deixar bem claro a qual(is) pertencem para que sejam alocadas corretamente pelo departamento financeiro.

Descrição detalhada dos gastos

É preciso colocar a descrição resumida dos gastos realizados, em casos de deslocamentos é aconselhado informar ponto de partida e destino, e o motivo para eliminar quaisquer tipo de dúvidas de quem vai analisar seu relatório e com isto facilitar a andamento do processo;

Comprovantes em anexo

Todos 0s comprovantes das despesas anexados: cupons fiscais, recibos, invoices, notas fiscais, ou memórias de cálculo em casos de despesas de deslocamento. Em empresas com regime tributário optante pelo Lucro Real, essa documentação é fundamental para que essas despesas sejam abatidas da base de cálculo de IRPJ e CSLL, já que a documentação anexa sustenta e valida o relatório.

Veja um modelo de Relatório de Despesas de Viagens (RDV)

Criamos um modelo de relatório de despesas de viagens (RDV) em formato excel, que sua empresa poderá utilizar como padrão para realizar reeembolsos de viagens dos seus colaboradores.

Entretanto, existem plataformas de gestão de despesas onde  a empresa pode configurar uma política de viagem e gerenciar todo fluxo de lançamento de despesas e reembolsos de forma totalmente digitalizada, sem recibos em papel,  incluindo integração com plataformas de mobilidade como Uber e 99, a um custo totalmente acessível.

Lembre-se, antes é necessário ter claro e bem alinhado uma política de viagens, para não ter nenhuma surpresinha com gastos indevidos por parte dos seus colaboradores.

É importante conectar esses sistemas às plataformas de gestão de viagens para que a empresa tenha uma visão única e um processo centralizado de ponta a ponta de suas viagens.