Guia completo para planejar eventos corporativos

Planejar eventos corporativos é desafiador e por isso preparamos esse guia completo para te ajudar a ter um evento de sucesso.

Um evento corporativo é aquele realizado com finalidade profissional, geralmente para promover encontros entre clientes e parceiros – além de profissionais do mesmo setor, bem como oferecer momentos de capacitação e networking

Os eventos corporativos podem ser internos (realizados entre os colaboradores de uma mesma empresa) ou externos (abertos para convidados, clientes e parceiros). 

Dentre os tipos mais comuns de eventos corporativos estão feiras, seminários, treinamentos, workshops, mesas-redondas, conferências e convenções

Diferentemente de um evento particular, o evento corporativo tem seus objetivos ligados ao negócio. Dentre as principais metas, geralmente, temos: favorecer o contato com possíveis clientes, divulgar uma marca ou um serviço, fortalecer a parceria com outros prestadores de serviços do mesmo nicho ou áreas relacionadas. 

Por isso mesmo, organizar um evento deste tipo tem suas especificidades e desafios próprios e, daí, vem a importância de reduzir custos com eventos corporativos, especialmente quando se busca equilibrar o orçamento.

Pensando nisso, preparamos esse guia completo para planejar eventos corporativos e gerar mais economia para sua empresa. Com esse passo a passo, você terá mais facilidade para organizar as ações do seu negócio, sempre de olho no retorno do investimento.  

Antes dos eventos corporativos 

O planejamento do evento corporativo começa (de preferência) bem antes da data oficial de realização. Essa é uma das chaves para reduzir custos com eventos corporativos. 

Quando tratamos deste assunto, duas palavras são chaves: planejamento e antecedência. Essa organização permite que você tenha um evento mais estruturado, com ações pensadas estrategicamente para atingir seus objetivos.

Além disso, a antecedência é fundamental para encontrar os melhores fornecedores, comparar opções e fazer escolhas mais assertivas, além de evitar custos de última hora que geralmente estão associados a emergências. 

Qual é o objetivo do evento corporativo? 

O primeiro passo para planejar um evento corporativo de sucesso é estabelecer qual é o seu objetivo com essa ação. 

Como vimos, cada evento tem seu público e também suas metas. Um evento interno pode ser realizado para fortalecer o employer branding e a satisfação dos colaboradores. Enquanto uma participação em feira pode ter o objetivo de divulgar a marca, tornando-a mais conhecida e respeitada. 

Portanto, antes de definir a realização de um evento (ou até mesmo a participação em um evento de terceiros), pense em qual é o seu objetivo com essa ação e quais são os resultados esperados. 

Inclusive, alguns dados da The Tradeshow Network podem te ajudar a estabelecer esses objetivos com mais clareza. Os números mostram que 88% participam de feiras para divulgar a sua marca, 72% participam para obter leads de novos compradores e clientes potenciais, enquanto 65% comparecem para ver clientes atuais.

Além do objetivo, saiba qual é o orçamento disponível para essa ação. O controle da verba disponível é essencial para estabelecer a estrutura do evento e o que será oferecido em cada ação. 

Defina data e local 

A partir do objetivo definido, é essencial estabelecer qual é a data e o local de realização do evento. Esse é o segundo passo da organização dos eventos corporativos e será base para poder fazer orçamentos mais precisos. 

O local também deve ser adequado para a quantidade de participantes, por isso, nessa etapa também é importante estabelecer qual é o número de convidados. Isso porque não restam dúvidas de quanto mais extensa for a lista de convidados, mais caro será o evento.

Portanto, apesar de ser difícil, é muito necessário adequar a lista de participantes à realidade orçamentária do evento. Convide os parceiros mais importantes e peça a confirmação de presença para economizar e oferecer uma experiência de qualidade

Já para participar de eventos de terceiros, uma boa dica para reduzir custos com eventos corporativos é escolher com sabedoria quais a empresa vai estar presente. Estude o tipo de evento e saiba quais são os objetivos com essa ação.

Se a localização for interna, é preciso sinalizar para fazer a reserva do espaço. Por outro lado, se o espaço for externo à empresa, será necessário fazer orçamentos e verificar qual é a melhor opção.

Faça pesquisa e orçamentos 

Após estabelecido qual é a data do evento, é hora de fazer os orçamentos. Esse é um processo bastante trabalhoso para poder encontrar os fornecedores com melhor custo benefício, mas é imprescindível para quem quer realizar um evento corporativo de sucesso. 

A pesquisa de mercado vai te ajudar a entender qual é o serviço oferecido pelo fornecedor, como buffet, café, coquetel, estrutura de imagem e de som, dentre outros.

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Estratégia é importante para reduzir custos com eventos corporativos

Nesse sentido, vale lembrar mais uma vez que a necessidade de fornecedores vai depender do tipo de evento corporativo. Por exemplo, para organizar uma feira, pode ser necessário contratar estrutura de tendas e espaços para estande; já para realizar uma mesa-redonda, geralmente é necessário um auditório ou outro ambiente que comporte o número de convidados e assim por diante. 

Ao entrar em contato com os fornecedores, faça perguntas específicas sobre o que está incluído no preço, como mobiliário, coquetel e aluguel do espaço, e se há flexibilidade para personalizar pacotes. 

Para cada serviço necessário, faça pelo menos três orçamentos diferentes. Dessa forma, você terá opções de fornecedores e de preços diferentes – ajudando também a entender se o valor cobrado está dentro ou fora da média. 

Escolha seus fornecedores 

Quando os orçamentos estão feitos e as pesquisas realizadas, é hora de fechar os contratos

Fique atento a cláusulas de cancelamento, flexibilidade e possíveis multas nos contratos, além de verificar detalhes que podem passar despercebidos, como o tempo exato da duração da prestação de serviços. 

Por exemplo, se o evento corporativo terá duração de 6 horas, com 2 horas de intervalo para almoço, verifique se o prestador de serviço tem a disponibilidade adequada para “combinar” com a agenda do evento.

Também é essencial conferir “linha por linha” o que está incluído naquela prestação de serviços. Temos um exemplo prático para ilustrar: se você realiza o aluguel de um espaço para o seu evento corporativo, lembre-se de perguntar se a estrutura de móveis, como mesas e cadeiras, fazem parte do que é oferecido ou se é necessário um fornecedor à parte.

Para evitar problemas, o ideal é que todos esses detalhes estejam especificados nos contratos, por isso, fique de olho! 

Proporcione experiência, conhecimento e networking 

O evento corporativo precisa cumprir o seu papel de oferecer trocas, networking e aprendizado para os participantes.

Por isso, lembre-se sempre de oferecer, além de um espaço confortável, um momento de conhecimento e experiência, como uma palestra relacionada a sua área de atuação ou um debate entre os convidados.

Vale lembrar ainda que muitas empresas oferecem brindes, materiais promocionais, como folheto ou banner, ou ativação nos eventos. Essa é uma forma de tornar mais única a experiência de participar do evento e também levar a marca por aí.

Isso com certeza vai enriquecer bastante o evento e, por essa razão, deve ser alinhado com o objetivo das atividades realizadas. 

Facilite a viagem corporativa

Essa é uma dica extra, mas que vai fazer diferença no seu evento corporativo. 

Se os participantes precisam viajar para participar das atividades, ter uma parceria com uma agência de viagens pode facilitar bastante a viagem corporativa. 

Por exemplo, a Onfly oferece o OnEvents, uma plataforma que simplifica a reserva de hotel e aéreo para participantes de eventos corporativos. Com uma solução como esta, que não exige horas de busca para encontrar as melhores condições, os participantes têm a melhor experiência do começo ao final do evento. 

como organizar eventos corporativos
Momento de troca e networking faz parte do evento corporativo

Durante os eventos corporativos 

Fique de olho na organização

Acompanhe a montagem do evento (e a desmontagem também ao final). Cabe a pessoa ou equipe responsável – dependendo do tamanho do evento realizado – acompanhar a organização e a estrutura do evento. 

Se atente ainda em pequenos detalhes: os fornecedores estão sendo pontuais? Os convidados que confirmaram presença realmente estão no evento? Há algo faltando para os seus colaboradores ou convidados? Acompanhar de perto a execução do evento corporativo também faz parte de uma boa prática alinhada com os objetivos. 

E isso leva ao nosso próximo passo… 

Lide com imprevistos 

Claro que com a organização e o planejamento adequados, o evento corporativo tem maiores chances de sucesso.

Apesar disso, o evento corporativo não é livre de imprevistos. Algumas situações inesperadas podem acontecer, como o fornecedor não comparecer, o serviço estar aquém do esperado ou até mesmo algum convidado passar por um perrengue. 

Tenha calma e tranquilidade para lidar com os imprevistos e saiba que eles acontecem. Tenha em mente contatos que podem te ajudar a lidar com essas situações e leve o aprendizado para o próximo evento.  

Depois dos eventos corporativos

O evento terminou e deu tudo certo. Ufa! Mas o trabalho não terminou ainda… 

Acompanhe os resultados e colete feedbacks

É importante acompanhar o resultado do evento. Lembra do objetivo que foi definido no começo do planejamento? É hora de voltar a pensar sobre ele! Verifique se as metas foram completa ou parcialmente supridas.  

Nesse sentido, vale também alinhar junto a equipe de Marketing (e até mesmo ao pessoal de Gente e Gestão no caso de eventos internos) quais são os objetivos esperados e fazer a metrificação. 

Vale questionar:

  • Esse evento favoreceu o contato com possíveis clientes?
  • Contribuiu para divulgar nossa marca ou nosso serviço?
  • Fortificou a nossa a parceria com outros prestadores de serviços do mesmo nicho ou áreas relacionadas?

Dessa forma, o evento pode ser analisado. Também é básico analisar e quantificar se foram gerados novas oportunidades de negócio para a empresa (os famosos leads) e acompanhar como vai se desenrolar o contato inicial entre a empresa e os possíveis clientes. 

É essencial também coletar feedbacks dos participantes. Isso vai ajudar a entender o que funcionou bem e o que pode ser melhorado para outras ações similares.

Por isso, a dica é que essa coleta de feedbacks seja feita em uma pesquisa logo após o evento para avaliar o seu desempenho, desde a percepção geral até a entrega dos fornecedores escolhidos.

Com esses dados em mãos, fica mais fácil planejar o próximo evento corporativo.

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Elaine Maciel
Elaine Maciel

Elaine é comunicóloga pela UFSJ e embarcou no desafio de fazer parte do time de comunicação e marketing da Onfly como Analista de Conteúdo. Para conversar com ela, basta enviar um e-mail para elaine.maciel@onfly.com.br!

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