5 funcionalidades de uma agência de viagens corporativas: o que levar em consideração no momento de escolha?

A história é quase sempre parecida, a empresa começa crescer, os gastos com viagens começam a ficar significativos, o limite do cartão de crédito totalmente comprometido, e a analista administrativa  começa a não dar conta de tanto trabalho e já solicita a contratação de novos colaboradores.

Bom, é exatamente nessa hora que a empresa considera redesenhar os processos relacionados a compra de viagens e começa a perceber que uma agência de viagens corporativas pode ajudá-la neste desafio.

Depois de analisarmos vários casos semelhantes à esse acima (e depois de quase 4 anos estudando vários cases no mercado) definimos as 5 principais funcionalidades que um agência de viagens corporativas deve ter e o que você deve levar em consideração antes de contratá-la:

5 principais funcionalidades de uma agência de viagens corporativas:

• Inovação e Tecnologia
• Conciliação financeira e fatura
• Plataforma Self-booking
• Plataforma de gestão de despesas incluída?
• Customer Service

Inovação e tecnologia

É importante que a empresa busque agências que possuem tecnologia e processos de ponta. Não dá por exemplo para ficar solicitando compra de passagem por telefone ou até mesmo por e-mail, de forma arcaica em pleno século XXI. A agência precisa ter processos ágeis e oferecer uma plataforma self-booking, com um time de atendimento focado no sucesso do cliente.

A agência também precisa ir além e não se restringir a ser um mero emissor de passagens. É necessário gerar valor para sua empresa, por exemplo, oferecendo relatórios de inteligência que ajudem a empresa a melhorar sua tomada de decisão.

Conciliação financeira e fatura

Um pilar importante do processo de gestão de viagens são os reportes financeiros, se a empresa usa cartão de crédito para comprar as passagens e reservas de hotel, é importante ter de forma transparente a relação de despesas do cartão, relacionadas com os gastos de viagem. Muitas empresas se perdem neste processo, ocasionando, com alguma frequência, situações de fraude ou até mesmo cobrança indevidas.

Outro ponto importante é se a agência tem o faturamento por boleto, tendo em vista a alta burocracia que os bancos tradicionais exigem para emitir cartão de crédito corporativo. Muitas empresas simplesmente não possuem cartão de crédito, ou quando possuem, o limite é muito baixo (que algumas vezes já está comprometido com outros serviços). Portanto, é importante que a agência de viagens fature todas as despesas no boleto para a empresa.

Plataforma self-booking moderna e ágil

Uma plataforma self-booking é um sistema onde os colaboradores da sua empresa poderão emitir e reservar bilhetes aéreos e hotéis. Ela deve ser fácil, ágil, moderna e funcionar bem em dispositivos móveis, buscando e apresentando sempre as melhores opções, com filtros diversos como: preço, horário, companhia e aeroporto.

Tudo que sua empresa precisa é de agilidade e rapidez! Imagine só: contratar uma agência que pede que a solicitação de viagem seja feita somente por e-mail ou telefone e, para isso, existem até 6 interações para realizar a compra da passagem, tornando o processo muito mais demorado, levando até 4 horas.

Com o self-booking, o processo se torna mais ágil: uma plataforma em que os seus colaboradores, dentro de uma política de viagem pré-definida e combinada, possam eles mesmos olharem a disponibilidade dos voos e solicitarem a compra.

Uma plataforma self-booking também tem que ser fácil de usar, sem a necessidade de treinar os colaboradores para usá-la. Pense bem, já viu alguma pessoa passando por um treinamento para usar aplicativos como WhatsApp ou Facebook?

Ou melhor, já viu treinamento de plataformas como Submarino Viagens e Decolar.com? É isso que uma plataforma self-booking deve ser!

Gestão de despesas incluída

Um dos pilares para uma boa gestão de viagens é a plataforma de gestão de despesas. O café, o almoço e o jantar que o colaborador da empresa consome em sua viagem devem ser pagos pela empresa, certo? É necessário que as despesas sejam lançadas e seja solicitado um reembolso futuro (lembrando que a política de viagem deve ser respeitada, há empresas também que realizam inclusive antecipação do pagamento ao colaborador).

Agências de viagens corporativas mais modernas oferecem em sua plataforma digital toda opção de gestão de despesas, eliminando as planilhas Excel desnecessárias e os recibos do cartão grampeados.

O que sua empresa pode ganhar com uma plataforma de gestão de viagem:

• Eliminação de passivos trabalhistas (com os recibos digitalizados na nuvem);
• Automação dos processos de lançamento de despesas e reembolsos, com alçadas de aprovação;
• Transparência e visibilidade das políticas de viagens para todos os colaboradores;
• Mapeamento de centro de custos, clientes e projetos;
• Relatórios de despesas por centro de custos, colaboradores, clientes e projetos;
• Possibilidade de integrar com o ERP da empresa, garantindo segurança e governança das informações;
• Agência não é commodity, entenda seus serviços e diferenciais;
• É muito comum empresas tomarem decisões entre agências baseada exclusivamente no menor valor do DU ou FEE (normalmente comissões cobradas por agências por seus serviços).

Suporte de Customer Service

Já existiram casos de empresas que perderam profissionais qualificados por não terem uma política de viagens definida e não darem suporte a eles durante suas viagens de negócios. É importante lembrar, é responsabilidade da agência contratada dar todo o suporte para seus colaboradores enquanto estes estiverem em viagem pela empresa. É essencial ter um time de suporte pronto para ajudar os viajantes a qualquer momento!

Relatórios gerenciais e apoio na tomada de decisão

Agências de viagens corporativas orientadas ao cliente, devem ter como lema entregar informações que ajudem as empresas a tomarem as melhores decisões de viagens. Por exemplo, se a empresa está pagando caro pelas passagens por estarem comprando sempre em cima da hora, a agência pode realizar um trabalho junto com o Travel Manager da companhia para conscientizar os colaboradores sobre a importância em planejar e reservar as passagens com antecedência. Pense em uma parceira em redução e automatização de custos: é isso que uma agência deve ser.

Conclusão

A escolha de uma agência corporativa, orientado ao sucesso da empresa, é fundamental para garantir a retenção de talentos e redução de despesas corporativas da companhia. Aqui na Onfly conseguimos reduzir as despesas de +1000 empresas em até 35%, sempre pautadas em automatização de processos e análise de melhores escolhas. De quebra, aumentamos a produtividade e a felicidade dos colaboradores!

Ficou com alguma dúvida ou precisa de alguma ajuda de como você pode realizar alguma redução de custo e tempo relacionados à viagens corporativas? Chama a gente para conversar!