Estadia prolongada: como programar e gerir? 

Uma viagem corporativa pode ser de curta, média ou longa duração. No caso de estadia prolongada, é preciso ter atenção a alguns detalhes da gestão de viagens, já que a rotina de longa permanência exige cuidados para manter o colaborador engajado e confortável.

Geralmente, uma viagem de longa duração é aquela que dura mais de 60 dias. No mundo corporativo, uma viagem de um mês, por exemplo, já requer um olhar especial para as necessidades básicas do colaborador.  

Dentre as demandas, estão aquelas que fazem parte da rotina de qualquer pessoa: como será o contato com a família durante este período prolongado? Será possível fazer exercícios físicos ou manter a alimentação saudável durante a viagem? Como o colaborador cuida da sua higiene pessoal, como a lavagem de roupas?

Além disso, como será feito o controle da carga horária trabalhada? A acomodação escolhida tem condições para trabalho remoto e reuniões? Quais são as comodidades necessárias, como uma cadeira confortável e internet estável?

Ou seja, quando a viagem dura mais tempo, também é fundamental pensar em questões que não são tão relevantes para uma viagem rápida. Afinal de contas, o colaborador vai morar fora, mesmo que seja por tempo determinado. 

Por isso, vamos trazer, a seguir, algumas dicas para ter em mente na hora de programar uma estadia prolongada e para gerir os colaboradores in loco. 

Como programar uma viagem corporativa com estadia prolongada?

Organizar uma viagem a trabalho com estadia prolongada pode ser um desafio, já que o colaborador ficará fora do escritório e da sua cidade por mais tempo. 

Com isso, surge a necessidade de cuidar da rotina e isso geralmente se dá na hora de escolher acomodações com comodidades, como academia, restaurante ou até mesmo espaço para home office. Também é importante pensar em aspectos práticos do dia-a-dia, como a lavagem de roupas.

Para facilitar o processo, considere as seguintes dicas: 

Perguntar aos colaboradores sobre suas preferências

Dependendo do tempo da viagem, o colaborador terá um “novo lar” temporário. Por isso, é interessante ouvir a opinião dele e abrir espaço para comunicar o que acha importante em uma viagem de estadia prolongada. 

Nesse sentido, também é importante avaliar quais são as comodidades para o trabalho, como mesa, cadeira ergonômica e internet de alta velocidade. Afinal de contas, o colaborador estará trabalhando fora do escritório, mas ainda precisa participar de reuniões, enviar documentos ou relatórios 

Pesquise as opções de acomodação

Pesquisar é a chave para encontrar as melhores opções em qualidade, preço e localização. Por isso, vale verificar quais são os tipos de hospedagem. Os principais são um alojamento da empresa para os viajantes ou um hotel reservado para um grupo de pessoas.  

Ambas as possibilidades têm vantagens. Especialmente, o hotel conta com tarifas que podem ser mais baratas para um grupo de colaboradores e pode oferecer outros serviços, como alimentação e lavanderia — tornando a viagem mais simples.

O alojamento, por outro lado, pode ser uma acomodação organizada nos moldes da empresa e, por isso, pode ter algumas normas ou benefícios conforme a cultura da organização.  Esse tipo de acomodação pode deixar o colaborador mais “em casa”, sendo um espaço mais “comum” para as noites e finais de semana. Também é importante ter com cozinha e lavanderia equipadas para o uso. 

Sobre os preços, o custo pode flutuar, especialmente na alta temporada de viagens ou durante grandes eventos. Mas é importante comparar suas opções e verificar qual tem mais recursos e melhor preço, ao mesmo tempo. Para essa comparação, uma ferramenta de gestão prova seu valor, centralizando tudo em um só lugar e economizando horas de pesquisas manuais. 

Saiba mais sobre o destino da viagem

Conheça o destino da viagem! Isso vale para viagens de curta duração, mas é especialmente valioso para viagens prolongadas. Saiba o que o destino oferece e qual é a localização da acomodação. Verifique se fica perto de hospitais, pontos do transporte público, restaurantes, farmácias… E também se é um bairro seguro. 

O colaborador-viajante vai morar por ali e, por isso, sua segurança também é importante, além do conforto do local. Tenha em mente que um espaço confortável não precisa ser luxuoso e nem colocar o orçamento da empresa durante a viagem em cheque. 

Aproveite para incentivar que o viajante conheça mais sobre o destino da viagem. Isso porque nos momentos de lazer e de descanso, o colaborador pode tornar a viagem bleisure e unir turismo e passeio à viagem de negócios. 

Como gerir o colaborador in loco na estadia prolongada?

Outro desafio, além de organizar e programar uma viagem de estadia prolongada, é gerir o colaborador in loco. O viajante está fora do escritório por um longo período e isso acaba se tornando um desafio para o gestor. 

Para gerir as suas funções, vale estabelecer cronogramas de atividades e de relatórios que devem ser entregues. Reuniões esporádicas com planejamento e resultados, comunicação pelo canal oficial da empresa e respostas por e-mails também são aliados. 

A tecnologia pode ajudar até mesmo a controlar o número de horas trabalhadas. Mesmo à distância, a empresa pode exigir que o colaborador bata ponto e cumpra sua carga horária, no caso de contratos CLT. Também é obrigatório garantir que o funcionário esteja com o descanso semanal em dia e, tudo isso, é básico para evitar passivos trabalhistas.

Outra questão importante na hora de gerir o colaborador é saber o que está sendo gasto e como está sendo gasto. A gestão das despesas na viagem corporativa é primordial, também, na viagem de longa permanência.  

Se em uma viagem de poucos dias já é complexo organizar e dar conta de tantas notinhas e recibos ficais para garantir o reembolso, imagine tudo isso multiplicado pelos vários dias de uma estadia permanente? 

Para evitar uma situação caótica, vale investir em uma ferramenta de gestão, que reúne em uma plataforma os gastos e a versão digital da notinha — sem aquele estresse porque o papel ficou perdido no bolso da calça. 

O cartão corporativo para as despesas do colaborador-viajante também permite um controle efetivo do que está sendo gasto; e, com um simples ajustar de limite, pode ainda permitir estender a permanência pelo tempo que for necessário. 

Quais são os seus principais desafios na hora de gerir ou participar de uma viagem corporativa de longa permanência? Compartilhe seu ponto de vista e nos acompanhe no LinkedIn.