Como funciona o processo de conciliação em uma Gestão de Viagens Corporativas?

O processo de conciliação financeira da empresa é algo muitas vezes demorado e temido pela equipe responsável quando falamos em viagens corporativas. Além de ser  um processo que naturalmente requer muita atenção de quem está conduzindo, pois se trata de realizar uma comparação entre o extrato do banco com as informações registradas internamente pela empresa, alguns fatores dificultadores da rotina desse profissional  torna esse processo mais desafiador e quando recebido pelo setor financeiro pode ocorrer a perda da rastreabilidade desses eventos.

Os principais desafios no momento da conciliação de despesas com viagens corporativas está na diversificação dos tipos de lançamentos. No cenário comum de viagens corporativas já nos deparamos com despesas, como reservas aéreas, hospedagens, reservas rodoviárias, de locação de veículos e possíveis custos extras que envolvem cada uma das reservas. Isso sem falar também de possíveis estornos provenientes de cancelamentos que ocorrem desde a programação da viagem até momentos que antecedem a sua realização de fato.

E, para piorar um pouquinho, esses estornos por sua vez ainda podem não ocorrer na mesma janela de faturamento, dá pra ficar louco com tantas variáveis, não é!?

Mas os desafios aumentam quando falamos em agências tradicionais de viagens, que ainda são referência, principalmente em uma fatia no mercado corporativo tradicional. Nessas agências, a forma de transacionar ainda ocorre utilizando o método de pagamento da empresa.

Muitas vezes um cartão de crédito da própria organização é utilizado em diversos estabelecimentos e parceiros comerciais da agência, o que acarreta além de uma exposição desnecessária desse cartão, a despadronização das transações, a impossibilidade de rastreá-las e principalmente segmentá-las como é o caso de grandes organizações que necessitam de separar gastos por centro de custos por exemplo. 

Neste caso não existe cenário pior, já pensou 80 reservas em estabelecimentos diferentes sendo serviços aéreos em companhias distintas nos trechos de ida e de volta? Hospedagens em diversos hotéis onde alguns pagamentos podem ocorrer no check-in e outros no check-out? Tipos de reservas diferentes para determinados setores (iniciativas) dentro  da sua empresa? Fica praticamente impossível reunir essas informações. 

Então, bem vindo a rotina financeira de viagens! 

Terceirizar seria a saída? Para não absorver essa tarefa meticulosa na rotina da empresa, envolvendo mais mão de obra, atualmente algumas empresas optam até mesmo por contratar esse serviço profissional de uma outra empresa, porém os custos com essa brincadeira podem ser muito elevados e algumas informações são particularidades coletadas diretamente com a agência que intermediou as reservas.    

Na verdade, com um pouco de organização e as ferramentas corretas para realizar esse processo podemos reduzir a conciliação para minutos.

Planejamento

Programe sua rotina de conciliação levando em consideração a data que o documento é gerado ou disponibilizado. Não trabalhe com a data limite do vencimento dos documentos, muitas vezes essa conciliação ainda é processada por outros setores até sua liberação ou pagamento.

Trabalhe com bases comparativas concisas

Por se tratar de uma ciência exata, por aqui não pode sobrar e nem faltar nada, tudo deve ser bem explicadinho linha a linha, centro de custos, projetos, dentre outros. Quando você realiza uma conciliação com bases inconsistentes pode comprometer todo trabalho pois um lançamento impreciso pode ser contabilizado de forma incorreta no fim do processo. 

Padronização

Caso opte por realizar esse processo via planilhas, crie um template de planilha padrão para aplicação das fórmulas. Ajude o coleguinha pois ninguém merece receber a cada mês essa comparação de forma diferente.

Tratar os reembolsos aos colaboradores de forma apartada dos gastos com as reservas:

Para não interromper o processo de conciliação das reservas (gastos pré definidos antes mesmo das viagens) levantando as informações das despesas produzidas, na ponta pelo colaborador e consequentemente atrasando o fluxo de pagamento do título,  é recomendado que ocorra separadamente. Inclusive já existem vários recursos para que o colaborador preste contas dos gastos com as viagens, para que aconteça o reembolso posteriormente pela empresa, inclusive adiantamento através de cartões corporativos dedicados para esses gastos pontuais e menos previsíveis.

Utilize soluções tecnológicas voltadas para o turismo e gestão das viagens:

Entendendo a dor desses profissionais, atualmente existem plataformas de viagens corporativas que facilitam o processo de ponta a ponta, como na Onfly, em que é possível trackear informações, palavras chave, centros de custos, muitas vezes basta exportar os dados e confrontar as informações.

A diferença está nos pequenos detalhes, é essencial entender os impactos causados pela viagem nos setores que processam as atividades de forma secundária, antes e depois dela acontecer e preencher esses gaps. Ter um olhar para além da viagem em si e implementar a solução que mais adeque a rotina da sua empresa é ter controle de gestão.