Como lidar com resistências à gestão de viagens?

Ter um programa de viagens estruturado e estratégico é a meta de toda empresa que lida, rotineiramente, com as viagens corporativas. Mesmo assim, um dos principais desafios é engajar os colaboradores e lidar com possíveis resistências às regras do que pode e do que não pode ser feito nas viagens a trabalho.

Pensando nisso, vamos apresentar algumas estratégias para superar essas resistências, garantindo a eficiência das viagens, a economia de custos e a conformidade com os valores da empresa e suas diretrizes. 

Comunicação clara 

A comunicação é a chave para lidar com as resistências dos viajantes. É importante estabelecer um diálogo aberto e transparente, explicando os motivos por trás das políticas de viagens e os benefícios, para o próprio viajante e para a empresa, de uma gestão de viagens estruturada. 

Ao transmitir informações claras sobre os objetivos e as razões por trás das diretrizes estabelecidas, é mais provável que os viajantes compreendam a importância e a necessidade dessas medidas. 

Nesse aspecto, vale utilizar técnicas de comunicação não-violenta (CNV). Essa é uma ferramenta elaborada por Marshall Bertram para resolução de conflitos. De forma bem básica, a CNV trata de observar sem julgamentos, identificar sentimentos, reconhecer necessidades e fazer pedidos claros. Confira aqui como aplicar. 

Conscientização

Muitas vezes, a resistência dos stakeholders surge por uma falta de compreensão das implicações da gestão estruturada e da política de viagens. 

É essencial investir em programas de educação e conscientização, como dinâmicas, gamification ou outras comunicações internas, para dar informações detalhadas sobre as vantagens de seguir as políticas estabelecidas. 

Também vale investir em workshops, treinamentos e materiais informativos para aumentar o conhecimento dos viajantes e ajudá-los a entender como suas ações também afetam a empresa como um todo.

Flexibilidade

Os colaboradores podem ter a percepção de que os processos das viagens são arcaicos e burocráticos, e por isso, eles se tornam cada vez mais resistentes a colocar em prática. Com isso em mente, é importante simplificar a gestão de viagens e de despesas e, para isso, o gestor pode lançar mão de plataformas e soluções, como da Onfly, que transformam a tecnologia em uma grande parceira para um processo ágil e moderno. 

Também é importante lembrar que nem todas as resistências são infundadas. Alguns viajantes podem ter necessidades específicas que não são atendidas pela política de viagens atual. Nesses casos, é essencial manter um diálogo aberto e até mesmo certa flexibilidade, dentro dos limites estabelecidos. 

Reconhecimento

Reconhecer e recompensar o comportamento positivo e a conformidade com as políticas de viagens pode ser uma estratégia eficaz para lidar com resistências. 

Implementar programas de incentivo, como reconhecimento ou benefícios adicionais para os viajantes que seguem as diretrizes pode ajudar a promover uma cultura de conformidade. 

Ao mesmo tempo, é importante ter uma política de consequências clara, com as sanções e/ou advertências cabíveis para colaboradores que ferem as políticas de viagens da empresa.

Feedback e avaliação 

 A resistência à adesão pode ser um sinal vermelho para os gestores de viagens. Se os colaboradores têm muitas dificuldades em seguir o programa de viagens, isso pode indicar de que as políticas de viagens atuais precisam ser revisadas ou ajustadas. 

Mas, não se preocupe! Isso é bastante rotineiro e as políticas não devem ser estáticas. Muito pelo contrário, devem ser revistas periodicamente, caso haja algum ajuste na cultura da empresa ou nos seus objetivos. 

Por isso, é essencial estar aberto ao feedback dos viajantes e considerar suas preocupações, e isso acontece principalmente através de pesquisa de satisfação (vamos tratar mais sobre elas a seguir). 

Passo a passo

Agora que você já sabe quais são as estratégias para aumentar o engajamento e diminuir a resistência à gestão de viagens, vale tratar de como fazer isso, na prática. 

O primeiro passo é identificar quem são aqueles que podem influenciar positiva ou negativamente a gestão de viagens. A partir daí, avalie de que maneira os stakeholders podem apoiar o projeto e trabalhe a comunicação para atingir cada envolvido. O engajamento vai ser desenvolvido gradativamente, com workshop, treinamentos e outras ações. 

Por fim, não se esqueça de medir o desempenho dos fornecedores da viagem, como hotel, companhia aérea, processo de reservas. Tudo isso pode ser avaliado por pesquisa de satisfação dos usuários. 

As três formas mais comuns de fazer essa análise são:

• pesquisa de satisfação periódica, a cada 6 ou 12 meses, por exemplo;
• pesquisa de satisfação pós-viagem;
• pesquisa pelo canal de atendimento da plataforma de gestão. 

Com os resultados em mãos, basta avaliar novamente todo o processo para adaptar a gestão de viagens às necessidades da empresa, suas diretrizes e também as preferências do viajante.

Com essas estratégias, é muito mais eficaz diminuir a resistência à gestão de viagens e as políticas estabelecidas.

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