Chief Travel Officer? O que faz esse profissional?
Você conhece o Chief Travel Officer? Essa é uma profissão com tendência de crescimento para os próximos anos.
Atualmente, a gestão de viagens corporativas tem se tornado cada vez mais complexa, já que os processos envolvem diversos setores da empresa, como financeiro e lideranças, além dos próprios viajantes corporativos.
Com essa multiplicidade de departamentos envolvidos na tomada de decisões relativas a viagens de negócios, surge a necessidade de um profissional especializado em coordenar, otimizar e liderar esse processo.
É aí que entra o Chief Travel Officer (CTO), também chamado de Diretor de Viagens, um cargo que promete ganhar mais destaque no mundo empresarial.
Neste artigo, exploraremos o que é um CTO, qual a sua importância, além de discutir os desafios que esse profissional soluciona na gestão de viagens corporativas.
O que é o Chief Travel Officer (CTO)?
O Chief Travel Officer, ou Diretor de Viagens, é um profissional encarregado de supervisionar, coordenar e otimizar todas as atividades relacionadas às viagens de negócios em uma organização.
Esse papel é estratégico e visa garantir que as viagens corporativas sejam eficientes, econômicas e atendam às necessidades da empresa, ao mesmo tempo, em que garantem o bem-estar e a segurança dos colaboradores.
Os dados de uma pesquisa elaborada pela MasterCard, chamada de Navigating global business travel, indicam que a decisão de quem viaja não é mais uma prerrogativa de um único departamento ou indivíduo.
Pelo contrário, essa responsabilidade é compartilhada entre vários setores. Quando os entrevistados foram questionados sobre a responsabilidade das viagens da sua empresa, diversas aéreas foram nomeadas. Dentre elas:
- gestores de viagens ou gestores de compras (47%),
- equipes de gerenciamento de cartões de viagens ou despesas (44%),
- executivos C-level (39%),
- setor de Gente e Gestão (37%),
- finanças (35%),
- equipes de segurança ou tecnologia (13%).
Ou seja, não existe uma resposta majoritária sobre a responsabilidade total das viagens de trabalho. Isso abre espaço para um novo profissional: o Chief Travel Officer (CTO).
Toda essa complexidade na tomada de decisões de viagens corporativas mostra a necessidade crescente de um profissional que une todos os processos, estabelecendo prioridades entre esses departamentos. Esse é o papel desempenhado pelo Chief Travel Officer.
Segundo a mesma pesquisa, divulgada em agosto de 2023, o Diretor de Viagens deveria coordenar finanças e políticas, alinhando a tomada de decisões no futuro. 85% dos líderes entrevistados concordaram que em 10 anos será “comum que as empresas tenham um Chief Travel Officer para gerenciar as complexidades dos processos de viagem, otimizar e trabalhar em direção às melhores práticas”.
Mas, qual é a diferença entre o Chief Travel Officer (CTO) e o Gestor de Viagens?
Podemos dizer que o Chief Travel Officer (CTO) é um profissional com um papel mais estratégico e abrangente do que o Gestor de Viagens.
O foco não está apenas na execução das viagens, mas também na definição de diretrizes estratégicas e políticas relacionadas às viagens corporativas.
O CTO será o profissional responsável por coordenar todas as atividades relacionadas a viagens, liderar iniciativas de otimização, negociação com fornecedores, estabelecimento de políticas de despesas e segurança de viajantes, além de supervisionar a equipe de Gestores de Viagens.
Portanto, mesmo que o Gestor de Viagens tenha, hoje em dia, uma função mais estratégica e menos operacional, o CTO será aquele que unifica todo o processo, alinhando aos objetivos da empresa.
Como o CTO pode coordenar um time de gestores de viagens, esse profissional também poderá ser mais necessário em grandes corporações do que em pequenos negócios.
Por que contratar um Chief Travel Officer?
Segundo a pesquisa da MasterCard, o Chief Travel Officer vai oferecer um processo unificado e mais fluído para os processos de viagens de negócios.
O estudo indica que:
- Para 62% dos executivos, as etapas de agendamento e aprovação das viagens de negócio tomam muito tempo do trabalho e isso reduziria a eficiência da operação, portanto, o CTO iria “devolver este tempo”;
- Com essa a liderança do CTO, as empresas esperam também adotar hábitos mais verdes: 90% espera absorver práticas mais sustentáveis e planejar as viagens pensando também no meio ambiente;
- Adotar uma mentalidade que prioriza o funcionário e melhora os negócios, faz parte do impacto do CTO;
- A grande maioria disse que melhorar as reservas de viagens (92%), reforçar o controle de gastos (92%), poupar tempo e custos no processo de viagem (92%) e a simplificação dos processos de despesas (90%) abre caminho para mais resultados financeiros.
Ou seja, o CTO pode trazer a simplificação de processos, conexão entre as várias áreas da empresa, olhar ainda mais estratégico e mais oportunidades de reduzir custos e personalizar as demandas.
Isso porque a pesquisa também indicou que a demanda de aumentar as viagens a trabalho já está acontecendo e deve ter um boom em no máximo 10 anos, reforçando a demanda por este profissional.
Dentre os motivos da importância do CTO, podemos citar:
1. Coordenação Eficiente
Com a crescente complexidade da gestão de viagens corporativas, ter um profissional dedicado à coordenação de todas as atividades relacionadas a viagens é fundamental para garantir que tudo funcione sem problemas.
2. Economia de Custos
Um CTO consegue identificar oportunidades para economizar dinheiro em viagens, seja por acordos com fornecedores, negociação de tarifas mais vantajosas ou otimização de itinerários.
O CTO pode ajudar a criar e implementar políticas de viagem consistentes e que façam sentido para todos os setores organização, garantindo mais compliance.
4. Segurança do Viajante
Esse profissional pode desenvolver protocolos de segurança mais completos e desenvolver estratégias de monitoramento para garantir que o bem-estar dos colaboradores durante suas viagens.
5. Eficiência Operacional
Com a otimização dos processos de viagens, as empresas podem economizar tempo e dinheiro. Um CTO pode adotar uma plataforma de gestão de viagens e de despesas completa para simplificar os processos de despesas, melhorar as reservas de viagens e aplicar controles de gastos de forma eficaz.
O Chief Travel Officer e a plataforma de gestão de viagens e de despesas
Mesmo com um Chief Travel Officer, uma plataforma de gestão de viagens e despesas é fundamental para simplificar processos, economizar dinheiro e garantir o cumprimento de políticas.
Essas ferramentas, como a solução da Onfly, são aliadas ao papel estratégico do CTO (ou do gestor de viagens, dependendo da estrutura da organização), já que dão o apoio necessário para simplificar processos, tornar fluxos de aprovação mais eficazes e unificar toda a rotina de viagens a trabalho.
Isso porque uma plataforma de gestão de viagens e despesas automatiza muitos aspectos operacionais das viagens de negócios, desde a reserva de voos e acomodações, acompanhamento de despesas, geração de relatórios e aprovações de despesas.
Essa automação economiza tempo, reduz erros manuais e libera a equipe de viagens para tarefas mais estratégicas.
Além disso, as plataformas de gestão de viagens e despesas podem fornecer dados e insights valiosos sobre os gastos em viagens. Não apenas ajuda na tomada de decisões assertivas, mas também facilita a geração de relatórios detalhados para avaliar o desempenho das viagens e identificar pontos de melhoria.
Ou seja, tanto para empresas que investiram em um CTO quanto para empresas que ainda não unificaram seu processo em um único profissional, uma solução completa de gestão garante mais eficiência e agilidade, além de melhorar a experiência do viajante.
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