Cartão corporativo para terceiros: como garantir controle e segurança nas despesas

Cada vez mais empresas têm adotado cartões pré-pagos corporativos para descentralizar despesas e dar autonomia a prestadores, motoristas, freelancers ou temporários.

À primeira vista, parece uma solução simples e eficiente. Mas basta um colaborador gastar fora da política para o controle financeiro desandar.

O cartão pré-pago é uma ferramenta poderosa para descentralizar gastos. Porém, para funcionar bem, exige regras claras, monitoramento contínuo e tecnologia de apoio.

Continue a leitura e confira a seguir como implementar o uso de cartões pré-pagos sem comprometer a segurança financeira da sua empresa!

O que é um cartão pré-pago corporativo

O cartão pré-pago corporativo é um meio de pagamento recarregável. A empresa deposita um valor definido, e o colaborador só pode gastar o saldo disponível.

Essa característica o torna ideal para equipes externas ou profissionais sem vínculo fixo, já que limita o uso e reduz riscos.

Diferença entre cartão pré-pago, crédito e débito corporativo

Antes de escolher o tipo de cartão ideal, vale entender as diferenças entre as modalidades.

• Crédito: utiliza um limite concedido pelo banco, com pagamento posterior via fatura. Requer acompanhamento próximo para evitar gastos excessivos.
• Débito: movimenta diretamente a conta bancária da empresa, debitando cada transação em tempo real. É seguro, mas nem sempre prático para quem atua fora da sede.
• Pré-pago: usa um saldo pré-carregado e controlado, que limita o valor disponível. Por isso, é o modelo mais indicado para terceirizados, freelancers e equipes temporárias.

Esse tipo de cartão oferece previsibilidade e segurança. Quando o saldo termina, o cartão simplesmente deixa de funcionar, evitando prejuízos.

Quando usar cartões pré-pagos para terceiros

Os cartões pré-pagos são ideais para operações descentralizadas e atividades externas. São úteis em situações que exigem autonomia, mas com limites bem definidos.

Eles podem ser aplicados em diversos contextos, como:

• Prestadores de serviço, como manutenção, limpeza ou entregas;
• Motoristas e equipes de transporte, que precisam pagar combustível, alimentação ou pedágios;
• Freelancers e profissionais temporários, que atuam em projetos pontuais;
• Departamentos descentralizados, que demandam controle de despesas por centro de custo.
  

Além de eliminar adiantamentos em dinheiro, o cartão pré-pago reduz o volume de reembolsos e simplifica a prestação de contas.

7 cuidados essenciais para não sair no prejuízo

Mesmo sendo prático, o uso do cartão pré-pago corporativo exige uma boa estrutura de gestão. Veja sete práticas fundamentais para garantir segurança e eficiência:

1. Defina regras claras de uso

Antes de distribuir qualquer cartão, estabeleça regras objetivas. Determine onde ele pode ser utilizado, qual o valor máximo de gasto e por quanto tempo ficará ativo.

Essas informações devem constar em uma política de gastos corporativos acessível a todos os usuários. Uma comunicação clara evita mal-entendidos e reduz o risco de uso indevido.

2. Identifique quem usa e registre tudo

Cada cartão deve ser vinculado a uma pessoa ou função específica. Isso garante rastreabilidade e responsabilidade.

O controle nominal é o que diferencia uma gestão organizada de um cenário de desordem. Mantenha registros de saldo, datas e finalidade de uso para facilitar auditorias e conciliações.

3. Monitore gastos em tempo real

Acompanhar as transações à medida que ocorrem é essencial para detectar desvios e agir rapidamente.

Plataformas modernas, como a Onfly, oferecem painéis em tempo real e alertas automáticos para cada gasto efetuado. Esse tipo de visibilidade ajuda a prevenir erros e dá segurança às equipes financeiras.

4. Estabeleça limites de valor e categorias de despesa

Definir limites diários, semanais ou por categoria é uma forma simples de evitar surpresas.

Estabeleça tetos específicos para gastos com hospedagem, transporte, alimentação e combustível. Assim, o orçamento da empresa se mantém equilibrado. Além disso, é possível ajustar os limites conforme o perfil do colaborador ou a natureza do projeto.

5. Solicite comprovantes obrigatórios

Mesmo que o cartão seja pré-pago, todas as despesas precisam de comprovante fiscal. Os recibos e notas fiscais são fundamentais para auditoria e compliance, além de garantirem a legitimidade das transações. 

Sistemas integrados de gestão permitem que o colaborador anexe os comprovantes diretamente na plataforma, facilitando o processo e eliminando papéis.

6. Bloqueie cartões inativos ou não devolvidos

Cartões esquecidos ou ativos sem controle representam riscos reais. Um colaborador desligado pode, por exemplo, ainda ter acesso a um cartão carregado.

O ideal é que a empresa bloqueie imediatamente qualquer cartão inativo ou extraviado. Hoje, soluções digitais permitem fazer isso de forma remota e instantânea, sem depender de atendimento bancário.

7. Use uma plataforma de gestão integrada

O controle manual por planilhas é limitado e sujeito a erros. Por isso, a melhor forma de gerenciar cartões pré-pagos é com sistemas integrados de gestão de despesas.

Essas plataformas permitem recargas automáticas, monitoramento em tempo real e relatórios por centro de custo.

Na Onfly, por exemplo, as empresas têm visibilidade completa dos gastos e podem filtrar dados por colaborador, projeto ou tipo de despesa. Isso elimina processos manuais e garante mais transparência na gestão financeira.

Leia também: Cartão pré-pago para departamentos: como otimizar o controle de gastos!

Por que a tecnologia é essencial na gestão de cartões corporativos

A descentralização de despesas é inevitável em empresas que operam com equipes externas. Mas o controle só é possível quando há automação e centralização das informações.

Soluções tecnológicas como a Onfly reúnem todos os dados em um só lugar, facilitando análises e prevenindo desvios.

Com dashboards atualizados, relatórios automáticos e alertas personalizados, é possível acompanhar cada gasto em tempo real, sem depender de planilhas ou e-mails.

Além disso, a automação reduz tarefas operacionais, libera tempo da equipe financeira e melhora a previsibilidade de caixa, um fator estratégico para qualquer negócio.

Autonomia com controle é o equilíbrio ideal

Os cartões pré-pagos corporativos são uma excelente alternativa para empresas que precisam dar autonomia a prestadores e freelancers, sem perder o controle financeiro.

Com regras bem definidas, monitoramento ativo e uma plataforma integrada de gestão, o uso desse recurso se torna simples e seguro.

Mais do que uma forma de pagamento, o cartão pré-pago é uma ferramenta de gestão moderna. Ele ajuda a organizar despesas, prever custos e aumentar a transparência nas operações.

Centralize pagamentos, políticas e relatórios em um só lugar e garanta segurança em cada transação. Conheça o cartão corporativo da Onfly e veja na prática, como transformar a gestão de despesas da sua empres