Como funciona a aprovação em um sistema de reembolso?

O sistema de reembolso de despesas, seja para viagens corporativas ou outros gastos das atividades de trabalho, é uma prática muito comum entre as empresas. Além de ser um direito assegurado para os colaboradores, já que o funcionário precisa receber seu dinheiro de volta quando arca com alguma despesa corporativa.

Por ser um processo burocrático, há problemas que podem acontecer e que prejudicam a experiência do colaborador, como também aumentam o risco de fraude sobre a empresa. Por isso, é importante muita atenção em cada etapa do sistema de reembolso convencional. 

Se você é um viajante corporativo, que utiliza o sistema de reembolso, precisa entender alguns dos principais pontos desse processo. A seguir, conheça essas etapas em um sistema de reembolso tradicional e quais alternativas podem ser adotadas para tornar o processo mais eficiente.

O que é o sistema de reembolso

Previsto pela legislação, o sistema de reembolso é um processo de devolução ao colaborador das despesas corporativas extras, como aquelas realizadas em relação às viagens a trabalho, ao transporte e à alimentação. Ou seja, se o colaborador pagou uma despesa essencial ao exercício da sua função com seu dinheiro, ele passa pelo sistema de reembolso para receber o valor de volta.

Esse processo pode acontecer de forma manual, em que o colaborador preenche o formulário e anexa os documentos comprobatórios, passa pela etapa de análise de elegibilidade por parte dos gestores e pelo fluxo de aprovação para o reembolso acontecer.

Essas etapas também podem acontecer de maneira automatizada, com o auxílio de um software, que agiliza o processo de aprovação, o torna mais transparente e reduz os erros humanos.

Para que o sistema de reembolso ocorra da melhor forma, é fundamental que as empresas tenham uma política de reembolso clara para os colaboradores compreenderem as normas e saibam como realizar a prestação de contas.

É importante ressaltar que uma política de reembolso bem definida explica passo a passo desse sistema. O documento também deve incluir informações sobre o que pode ser reembolsado, o limite de gastos, o processo de solicitação de reembolso e os prazos para apresentação de despesas. Tudo isso para que toda a jornada do colaborador no sistema de reembolso adotado seja o mais transparente possível.

Submissão de documentação

Quando a empresa possui este tipo de sistema para fornecer o reembolso, os colaboradores precisam preencher um formulário de solicitação de reembolso e este documento deve ser claro e fácil de preencher, incluindo informações sobre o tipo de despesa, o valor, a data da despesa e a justificativa.

Ao preencher o formulário de solicitação de reembolso, o colaborador deve anexar os comprovantes das despesas, como notas fiscais e demais documentos comprobatórios, e enviar a solicitação para a aprovação.

O formulário pode ser manual ou digitalizado. No caso manual, geralmente o colaborador precisa preencher uma planilha — muitas vezes, sujeita a erros de digitação e inconsistências nas informações.

Já empresas modernas utilizam um sistema tecnológico para reunir as informações e comprovantes. Por exemplo, no sistema da Onfly, basta registrar uma foto do comprovante da despesa no RDV.

Critérios de elegibilidade ou conformidade

Quando o colaborador preenche e envia de forma adequada e completa o formulário ou planilha de reembolso, juntamente com todos os documentos comprobatórios, estes dados passam por uma análise de elegibilidade pelo setor responsável.

Normalmente, nas políticas de reembolso, são elencados uma série de critérios para a implementação do procedimento otimizado de análise, baseado em critérios de risco. 

Para os colaboradores, esses critérios são utilizados para orientação de conduta e, para os gestores de viagens, para auxiliar em situações duvidosas e para controle do regimento. Podemos citar como regras: prazos para solicitação, tipos de despesas reembolsáveis e valores máximos permitidos.

Se a solicitação não atender a qualquer um dos critérios de elegibilidade de reembolso, a empresa terá o direito, a seu exclusivo critério, de recusar a solicitação. Por isso, tenha atenção! 

Fluxo de aprovação

Após o envio, o fluxo de aprovação em um sistema de reembolso pode variar de empresa para empresa, em termos de número de etapas e pessoas envolvidas. Essas questões vão depender da política de reembolso adotado na empresa. Porém, geralmente, ela passa por gestores imediatos, setor financeiro e, em alguns casos, pelo RH. 

Disso, a equipe responsável pela análise inicial verifica se a solicitação está completa e segundo as políticas de reembolso da empresa, conforme os critérios de elegibilidade citados acima. Normalmente, é o gestor imediato do funcionário que avalia a solicitação de reembolso e aprova ou rejeita com base nas políticas da empresa.

Em seguida, o sistema financeiro da organização é acionado para, mais uma vez, verificar se a solicitação está no orçamento aprovado e se há recursos disponíveis para realizar o reembolso. Se estiver tudo certo, após a revisão em todos os níveis, o reembolso poderá ser concluído. 

O tempo dessa análise também pode variar conforme a empresa e, geralmente, ela especula os dias úteis após a submissão da solicitação para realizar a transferência.

Mas, para o bem-estar do funcionário e para não criar conflitos no seu bolso, as empresas costumam agilizar esses processos. Como nem todo caso é assim, é importante trabalhar com meios mais simplificados de gestão de despesas. 

No caso de ferramentas digitalizadas, o fluxo de aprovação é pré-estabelecido e mais ágil. Dentro da ferramenta, é possível aprovar ou reprovar despesas, facilitando o ritmo de verificação.

Por que fugir do modelo tradicional de reembolso? 

Em um sistema de reembolso tecnológico, o processo de aprovação é geralmente mais eficiente e ágil do que em sistemas manuais. Isso porque a tecnologia permite que os pedidos sejam submetidos online, eliminando a necessidade de documentos físicos e economizando tempo. 

Além disso, o sistema pode verificar automaticamente se o pedido atende aos critérios de elegibilidade, como prazos para solicitação, tipos de despesas reembolsáveis e valores máximos permitidos, reduzindo o risco de erros humanos e agiliza o processo de aprovação.

Os documentos podem ser enviados eletronicamente e analisados por algoritmos que verificam a completude e a consistência com as despesas solicitadas. A decisão de aprovação é, então, tomada pelo sistema, que pode calcular o valor a ser reembolsado e notificar o solicitante instantaneamente. 

O pagamento do reembolso pode ser feito diretamente na conta bancária do solicitante ou por meio de outros métodos de pagamento eletrônico. Em geral, a tecnologia ajuda a tornar o processo de aprovação em um sistema de reembolso mais eficiente, transparente e fácil de usar para todos os envolvidos.

Com a Onfly, os funcionários podem solicitar reembolsos de forma fácil e rápida por meio da plataforma online ou do aplicativo móvel. A plataforma utiliza algoritmos de inteligência artificial para analisar os pedidos de reembolso e verificar automaticamente se as despesas são elegíveis e estão segundo as políticas da empresa. 

Isso ajuda a garantir que o processo de aprovação seja mais transparente, reduzindo erros e aumentando a eficiência. E para empresas que querem reduzir ou eliminar os reembolsos, a Onfly também oferece cartão corporativo, que permite ajuste de limites em tempo real em poucos cliques no app.

Para saber mais, entre em contato com um especialista!