O sistema de reembolso de despesas, seja para viagens ou outras atividades de trabalho, é um dever que deve ser cumprido pelas empresas. Com isso, o processo de aprovação destas despesas passa a ser um momento de tensão e que envolve diversas etapas, que podem ser extremamente burocráticas.
É importante ressaltar que uma política de reembolso bem definida deve incluir informações sobre o que pode ser reembolsado, o limite de gastos, o processo de solicitação de reembolso e os prazos para apresentação de despesas. Tudo isso para que toda a jornada do colaborador no sistema de reembolso adotado seja o mais transparente possível.
Se você é um viajante corporativo de primeira viagem precisa entender alguns pontos importantes. A seguir, descubra as principais etapas para a aprovação em um sistema de reembolso tradicional.
Submissão de documentação
Quando a empresa possui este tipo de sistema para fornecer o reembolso, os colaboradores precisam preencher um formulário de solicitação de reembolso e este documento deve ser claro e fácil de preencher, incluindo informações sobre o tipo de despesa, o valor, a data da despesa e a justificativa.
Ao preencher o formulário de solicitação de reembolso, o colaborador deve anexar os comprovantes das despesas, como notas fiscais e demais documentos comprobatórios, e enviar a solicitação para a aprovação.
Critérios de elegibilidade ou conformidade
Quando o colaborador preenche e envia de forma adequada e completa o formulário ou planilha de reembolso juntamente com todos os documentos comprobatórios, este dados passam por uma análise de elegibilidade pelo setor responsável. Normalmente, nas políticas de reembolso são elencados uma série de critérios para a implementação do procedimento otimizado de análise, baseado em critérios de risco.
Para os colaboradores, esses critérios são utilizados para orientação de conduta e para os gestores de viagens auxiliam particularmente em situações duvidosas e para controle do regimento. Podemos citar como regras: prazos para solicitação, tipos de despesas reembolsáveis e valores máximos permitidos.
Se a solicitação não atender a qualquer um dos critérios de elegibilidade de reembolso, a empresa terá o direito, a seu exclusivo critério, de recusar a solicitação. Por isso atenção!
Fluxo de aprovação
Após o envio, o fluxo de aprovação em um sistema de reembolso pode variar de empresa para empresa, em termos de número de etapas e pessoas envolvidas. Essas questões vão depender da política de reembolso adotado na empresa. Porém, geralmente, ela passa por gestores imediatos, setor financeiro e, em alguns casos, pelo RH.
Disso, a equipe responsável pela análise inicial verifica se a solicitação está completa e em conformidade com as políticas de reembolso da empresa, de acordo com os critérios de elegibilidade citados acima. Normalmente, é o gestor imediato do funcionário que avalia a solicitação de reembolso e aprova ou rejeita com base nas políticas da empresa.
Em seguida, o sistema financeiro da organizaçaõ é acionado para, mais uma vez, verificar se a solicitação está dentro do orçamento aprovado e se há recursos disponíveis para realizar o reembolso. Se estiver tudo certo, após a revisão em todos os níveis, o reembolso poderá ser concluído.
O tempo dessa análise também pode variar de empresa para empresa, porém, geralmente, a empresa especula os dias úteis após a submissão da solicitação para realizar a transferência. Mas, para o bem-estar do funcionário e para não criar conflitos no seu bolso, as empresas costumam agilizar esses processos. Mas nem todo caso é assim, por isso a importância de trabalhar com meios mais simplificados de gestão de despesas.
Por que fugir desse modelo de reembolso?
Em um sistema de reembolso tecnológico, o processo de aprovação é geralmente mais eficiente e ágil do que em sistemas manuais. Isso porque a tecnologia permite que os pedidos sejam submetidos online, eliminando a necessidade de documentos físicos e economizando tempo.
Além disso, o sistema pode verificar automaticamente se o pedido atende aos critérios de elegibilidade, como prazos para solicitação, tipos de despesas reembolsáveis e valores máximos permitidos, o que reduz o risco de erros humanos e agiliza o processo de aprovação.
Os documentos podem ser enviados eletronicamente e analisados por algoritmos que verificam a completude e a consistência com as despesas solicitadas. A decisão de aprovação é então tomada pelo sistema, que pode calcular o valor a ser reembolsado e notificar o solicitante instantaneamente.
O pagamento do reembolso pode ser feito diretamente na conta bancária do solicitante ou por meio de outros métodos de pagamento eletrônico. Em geral, a tecnologia ajuda a tornar o processo de aprovação em um sistema de reembolso mais eficiente, transparente e fácil de usar para todos os envolvidos.
Com a Onfly, os funcionários podem solicitar reembolsos de forma fácil e rápida por meio da plataforma online ou do aplicativo móvel. A plataforma utiliza algoritmos de inteligência artificial para analisar os pedidos de reembolso e verificar automaticamente se as despesas são elegíveis e estão de acordo com as políticas da empresa. Isso ajuda a garantir que o processo de aprovação seja mais eficiente e ágil, reduzindo erros e aumentando a transparência.
