Adiantamento de viagens – O que é e como funciona?

Quando um colaborador viaja em nome da empresa para fechar uma venda, gerenciar uma nova unidade ou participar de um evento em específico, ele passa a representar a empresa naquele local. Sendo assim, ele deve receber todo amparo necessário enquanto estiver fora e isso ocorre por meio do adiantamento de viagens.

Pode parecer simples, mas elaborar regras efetivas para o adiantamento de viagens dos colaboradores pode ser um desafio se você não sabe por onde começar.

Contudo, a seguir você conseguirá entender melhor sobre o que é adiantamento de viagem corporativa e como funciona.

O que é adiantamento de viagens?

As despesas com uma viagem corporativa são uma obrigação da empresa. Afinal, o colaborador em viagem está à trabalho e representará a empresa. Logo, é fundamental que ele esteja amparado em suas condições básicas como alimentação, transporte e hospedagem.

No entanto, essas despesas podem ser pagas de duas formas diferentes, por meio do reembolso de despesas ou do adiantamento. Isso é bem simples de entender, o reembolso ocorre quando o colaborador viaja e depois trás as notas fiscais relativas aos custos com a viagem. Já o adiantamento é um valor dado previamente para o colaborador antes dele ingressar na viagem para suprir todos os gastos.

Algumas empresas preferem o reembolso enquanto outras preferem o adiantamento, isso é uma escolha muito particular de cada empresa, embora, em casos onde o valor a ser gasto seja muito alto, acima dos rendimentos do colaborador, é fortemente recomendado que a empresa trabalhe com adiantamento.

Imagina por exemplo, um colaborador que receba R$ 2mil por mês, ter que fazer uma viagem pra ficar 30 dia em Nova York, uma das cidades mais caras do mundo, ele vai preciar de no mínimo R$ 10mil reais, isto é 5x sua remuneração.

No caso do adiantamento, há inúmeras regras e decisões que devem ser tomadas pela empresa para adiantar as despesas da viagem.

Isso porque se não houver tais parâmetros é provável que surjam problemas, desentendimentos e atritos entre empresa e colaboradores. Por isso, é sempre importante estabelecer uma política de viagens e incluir as definições necessárias para o adiantamento de viagens, quando esse for o método adotado pela empresa para o pagamento das despesas.

Como funciona o adiantamento de viagens?

Primeiro, é importante mencionar que as despesas em uma viagem corporativa são uma obrigação legal da empresa. Contudo, há algumas limitações e regras que devem ser informadas na política de viagens corporativas da empresa.

O essencial para o colaborador são os custos com transporte, deslocamento, hospedagem, alimentação e outros que forem essenciais para desempenhar determinada atividade corporativa.

Obviamente, gastos com lazer, compras e outras despesas pessoais do colaborador não entram nesta conta. Lembrando que tudo isso deve ser informado na política de viagens da empresa para que todos estejam cientes das condições do adiantamento de viagens.

Por sua vez, o adiantamento que também segue regras específicas, deve ser realizado ao colaborador mediante a definição de custos como especificado na política de viagens. Sendo assim, o colaborador vai para a viagem já com o adiantamento para custear suas despesas conforme a necessidade.

No final da viagem todos os gastos devem ser apresentados para a empresa e comprovados por meio de nota fiscal, como ocorre no reembolso.

Por que estabelecer uma política para adiantamento de viagens?

Você deverá estabelecer uma política para adiantamento de viagens pelo mesmo motivo que a política de viagens é importante para a empresa. Ou seja, para definir todos os parâmetros, regras, orçamento e prestação de contas do adiantamento de viagens.

É uma forma de respaldar sua empresa, garantir as necessidades dos colaboradores e estabelecer regras justas para ambas as partes. Isso evita desentendimentos e outros problemas entre a empresa e seus colaboradores.

O que considerar no adiantamento de viagens?

São muitos os pontos que você deve definir em uma política de adiantamento, o que inclui regras para o recibo de adiantamento de viagem, regras para adiantamento e reembolso de despesas, quais itens são essenciais, entre outras coisas. Sendo assim, veja a seguir o que você deve considerar na política de adiantamento de viagens.

Cobertura do adiantamento de despesas

Antes de qualquer coisa, estabeleça quais são as obrigações legais da empresa em se tratando de uma viagem corporativa. Segundo a legislação prevista para as viagens corporativas, todos os custos relacionados diretamente ao trabalho deverão ser da empresa. Ou seja, hospedagem, alimentação, transporte, combustível, deslocamento, credenciamento em eventos, estacionamento, ligações profissionais e outros custos do tipo.

Especifique todos os custos, desde que estejam relacionados ao trabalho e as atividades profissionais que serão realizadas no momento da viagem e determine regras para o custeio de cada um desses itens.

Orçamento diário para as despesas

Definido quais são os gastos essenciais é preciso determinar um orçamento diário para cada uma das despesas. Por exemplo, R$ 150,00 por dia para alimentação, R$ 300,00 por dia para hospedagem, R$ 100,00 por dia para deslocamentos, entre outros.

O mais importante é que o orçamento diário seja suficiente para suprir as necessidades do colaborador, mas que não gere desfalque para o caixa daa empresa. Afinal, ambos precisam ter suas necessidades atendidas sem exageros.

Prestação de contas do adiantamento de viagem

Outro ponto muito importante da política de adiantamento é definir as regras para a prestação de contas. Nesse caso, é importante estabelecer quais são os métodos de comprovação necessários, incluindo a apresentação de recibos, notas fiscais e outros documentos que comprovam os gastos ao longo da viagem.

Todas essas informações devem ser comprovadas pelo colaborador com os documentos já mencionados e com a apresentação do relatório de viagem em um determinado período. Por exemplo, tem empresas que o prazo máximo para prestar contas é de 5 dias, inclusive, algumas empresas desligam funcionários que desrespeitam esta prática.

Esta prestação de contas em um determinado período é fundamental para deixar a contabilidade da empresa em ordem.

Divulgação da política de adiantamento de viagens

Depois de elaborar toda a política de adiantamento de viagens, é necessário que todos os colaboradores da empresa estejam cientes das regras para adiantamento. Nesse caso, o mais indicado é redigir um documento informando todos os pontos da política de viagens corporativas.

Todavia, lembre-se de elaborar um documento fácil de ser compreendido, sem ambiguidade e que informe claramente as regras para o as viagens corporativas. Feito isso, basta entregar uma cópia do documento para os colaboradores que realizam viagens corporativas e estar pronto para esclarecer dúvidas dos colaboradores, caso surjam.

Esses são os principais pontos a serem mencionados em uma política de adiantamento de viagens. Portanto, a dica principal é: planeje com cada regra, orçamento e defina parâmetros que atenderão a empresa e os colaboradores.

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