A importância de reconhecer despesas de viagens do jeito certo nas empresas

Eis um tema interessante para ser tratado, qual a importância de reconhecer as despesas de viagens de um jeito correto? Essa pergunta deveria ser respondida pela obviedade de que o certo é sempre fazer o certo, mas essa redundância de assertividade não se aplica no pólo prático da vida das empresas.

Se perguntássemos para os executivos das empresas o que deve ser feito, a esmagadora maioria sabe o que deve ser feito só que…. Adivinha? Não fazem!!

E não fazem, não por uma questão de não saber e muito menos de incompetência, não fazem porque realmente a burocracia e a expansão do processo acaba por atrapalhar bastante.

Para empresas pequenas e médias então às vezes o molho fica mais caro que o peixe, até que o dia de necessitar das coisas corretas chegue e nesse dia vai ser diretor brigando com gerente, coordenador chorando e analista saindo correndo atrás de caixas do contas a pagar para ver se está tudo ok.

Quando se tem um processo ordenado de lançamentos de despesas de viagens e principalmente da gestão e da guarda disso algumas coisas podem simplificar e muito. Vou dar alguns exemplos: A contabilidade, seja interna ou externa, é a primeira a querer tudo certinho, juntamente com o setor fiscal das empresas, ai meus caros, se não tiver todas as notas e recibos e cupons fiscais, já complica para a própria comprovação da despesa.

Ter a conta contábil correta é fundamental para a parametrização do ERP – enterprise resource planning das empresas e a devida alocação por centro de custo irá facilitar as análises de custo e de orçamento.

Do outro lado da mesa está a turma do controle interno, controladoria, controle de gestão, auditoria interna e esse pessoal também está interessado em saber se as despesas de viagens estão acontecendo em consonância com a política da empresa e se estão dentro do Budget da empresa, e se não tem os lançamentos corretos vamos ter problemas para garantir o controle e a execução do budget principalmente quando é feito por centro de custo.

Outro cliente interno do processo de despesas de viagens é o pessoal do R.H. / departamento pessoal primeiro para saber se os reembolsos de despesas foram efetuados de forma correta para os colaboradores e no tempo hábil evitando um desgaste e um financiamento da viagem por parte do colaborador e depois para um eventual processo trabalhista que pode pedir a incorporação das verbas de viagens, principalmente dos adiantamentos, no salário. O correto controle e o processo das despesa de viagens será crucial para ajudar a empresa na comprovação do contraditório.

O reconhecimento da despesa deve respeitar o princípio contábil da competência no âmbito dos resultados societários e dos resultados fiscais para evitar problemas com o fisco, principalmente na parte de imposto de renda e contribuição social sobre o lucro líquido.

Dando um exemplo muito simples imagina que é 28 de dezembro de 2020 e a empresa comprou uma passagem aérea para 15 de janeiro de 2021, em tese o lançamento que se tem é debito de passagens aéreas x crédito de Agência X de viagens à pagar. No entanto considerando a finalização do exercício e a realização da despesa em um próximo exercício esse lançamento estaria incorreto. Os mais cautelosos, de forma correta reconheceriam a compra mas não contra despesas e sim como um direito, isso mesmo, lá no Ativo da empresa como (viagens a realizar). Para ser honesto não é algo muito comum do ponto de vista do dia a dia da empresa mas sem dúvida é o correto principalmente quando se trata de grandes somas de dinheiro e que tem o poder de alterar o resultado.

Note bem que o reconhecimento da despesa que é claramente do exercício vindouro acarretará em uma redução do lucro líquido e um pagamento menor de impostos incidentes sobre o lucro líquido haja vista que este estaria no exemplo reduzido por uma despesa futura.

Por esses inúmeros interessados no processo de despesas de viagens é muito importante digitalizar isso. Vamos combinar que no mundo moderno fazer gestão de verdade, com o quadro de pessoal cada vez mais reduzido e o trabalho cada vez mais concentrado, só é possível com tecnologia. A tecnologia vai funcionar como uma grande organizadora do processo entregando o número já mastigado para análise além de entregar o processo necessário com fidedignidade.

Por isso, que a maneira que empresas inteligentes estão encontrando, são as plataformas digitais de comprovação de despesas que tudo pode ser facilmente acessado. Imagina ter todos os RDV – Relatórios de despesas de viagens, em um só lugar? A Onfly, oferece isso e muito mais para que você possa garantir esse processo dentro da empresa além da magnífica possibilidade de compra de passagens áreas, hospedagens e locações de veículos em um só lugar, esta modalidade all in one tem sido grande parceira da redução de custos das empresas mas principalmente de CFO e Controllers na mitigação de riscos advindos destes processos.