5 funções do assistente executivo na organização de viagens corporativas

O Assistente executivo está longe de ser um mero quebra-galho em atividades operacionais. Esse profissional atua como verdadeiros parceiros de seus chefes, afinal, conhecem suas preferências e prioridades até o ponto em que se tornam naturais os insights sobre como auxiliá-los a obter suas melhores performances.

Devido à sua importância e às constantes mudanças do mercado de trabalho, as funções dos assistentes executivos expandiram nos últimos anos e hoje abarcam pontos críticos das rotinas de seus gestores, como a organização das viagens corporativas destes.

Por esse motivo, esse cargo exige um alto grau de ensino, cerca de 91% possui graduação e 43% detém inglês avançado, assim como de habilidades sociais proativas bem desenvolvidas.

Viagens a trabalho exigem algumas particularidades que o assistente executivo deve sempre prover ao gerente, como: economia máxima de tempo, transparência e personalização.

Porém, às vezes, é difícil identificar qualidades profissionais que correspondam a essas necessidades.

 O que valorizar em um Assistente Executivo?

Para que as viagens corporativas cumpram as metas estabelecidas pela empresa, é preciso que o responsável pelo planejamento seja uma pessoa capaz de pensar de forma estratégica e não como simples “organizador de tarefas”.

A pura logística de ir de um lugar para outro significa que há menos tempo para reuniões, portanto, cabe ao assistente executivo garantir que a viagem seja a mais eficiente possível, o que exige elevada capacidade de antecipação.

Fora do ambiente controlado da empresa, há maiores chances de ocorrerem imprevistos, afinal, existem muitas “partes móveis” nesses momentos e a localização do gestor é apenas uma delas. Por isso, uma mente analítica e criativa é essencial para ocupar esse cargo em qualquer área de negócios.

Saber  considerar o ROI potencial de uma viagem a negócios também é importante, pois a relevância de uma viagem está diretamente relacionada ao retorno que ela oferece à empresa, portanto, através desse dado é possível priorizar atividades, rotas e datas.  

Assistentes executivos devem ser também pessoas extremamente responsáveis, pois resolver contínuas dificuldades, algo extremamente desgastante com o passar do tempo, é o desafio diário dessa profissão.

Cientes desse fato, tanto o chefe direto, como toda a equipe, devem reconhecer o esforço desses profissionais. A autora do livro The Leadership Gap, Lolly Daskal, já deixou a dica:

“Gratidão tem o poder de mudar a todos e a tudo”

Essa é uma verdade absoluta, mas ela deriva do fato de que o chefe sabe o que deve esperar deste profissional. 

As funções de um Assistente Executivo para uma boa gestão de viagens a negócios

1. Fazer uma profunda pesquisa de hotéis

Além de conforto, localização e limpeza, ter um bom serviço de Wifi disponível no quarto é importante mesmo quando se está de férias, mas em viagens corporativas ele se torna essencial.

Algumas das tarefas diárias do escritório se mantém e pode ser necessário responder clientes, checar as atualizações da agenda e fazer upload de documentos, entre outras atividades urgentes ou não.

Porém, quase todos os hotéis, quando questionados, afirmam oferecer uma ótima internet, mas nem sempre isso é verdade. Portanto, para não deixar o gestor na mão, o site Hotel Wifi Test é um ótimo recurso para verificar a real qualidade do serviço.

É uma alternativa também checar as avaliações de outros hóspedes através do TripAdvisor ou plataformas que utilizem comentários de outros hóspedes.. Procure problemas com serviço ou qualidade. Para obter as informações mais úteis, analise de 5 a 10 avaliações mais recentes e pesquise as tags relevantes que aparecerem como “café da biblioteca” ou “salão de Wi-Fi”.

2. Cuidar dos “detalhes extras”

Aqui estão alguns exemplos do que deve ser preparado com antecedência:

• Etiquetas de bagagem.
• Cartões de visita extras.
• Informações e detalhes de contato cliente ou gerente do escritório local.
• Recomendações de restaurantes com base nos alimentos favoritos conhecidos.
• Dicas de passatempos para matar aquele período de conexão no aeroporto.

Reservar um tempo para repassar o planejamento com o chefe ou pessoas mais experientes da equipe serve para que novas ideias surjam durante o brainstorm e muitas delas podem fazer grande diferença.

3. Utilizar métodos de arquivo offline

As ferramentas e sites que se utilizam dos recursos na nuvem estão cada vez mais presentes no nosso dia a dia, às vezes porém, é fácil esquecer que eles podem não estar disponíveis e, para que o gestor não fique sem acesso ao itinerário da viagem, é importante manter fazer o download dos arquivos e informações importantes das viagens também.

Algumas opções são:

• Um documento PDF: crie um modelo de documento em uma única página e preencha os detalhes da viagem para cada nova viagem, salvando-o em um arquivo PDF que pode ser arquivado em todos os dispositivos do seu chefe para ser facilmente acessado offline.
• Um screenshot da tela: faça uma captura de tela dos detalhes mais importantes, como contatos, horários e número de reserva e envie-as pelo Whatsapp ou pelo Slack enquanto ainda estiverem juntos, para garantir o recebimento.

4. Manter o controle das preferências 

Com o tempo e a depender das circunstâncias de cada viagem, as preferências do executivo podem mudar, mas 90% das questões referentes a isto podem ser resolvidas através do diálogo claro e transparente.

Porém, manter anotações para perceber padrões de comportamento pode ser a melhor escolha, visto que nem sempre um gestor terá tempo disponível para sanar essas dúvidas.

Proximidade com o cliente ou escritório local para viagens curtas, restaurantes acessíveis, pontos turísticos da cidade, assentos utilizados no avião e refeições de bordo são algumas das informações que devem sempre ser averiguadas.

Com um bloco de notas no celular ou mesmo um documento do Google Docs, é possível manter um amplo leque de possibilidades sem cair na besteira de confiar totalmente na própria memória. 

5. Ter o apps mobile como principais aliados de viagem

Alguns aplicativos podem ser grandes auxiliares durante viagens a trabalho, como o TripIt, que permite encontrar informações sobre portão e partida de voos ao vivo, por exemplo e, a depender da escolha feita, alguns hotéis possuem seus próprios apps para realização de check-in móvel.

A partir do planejamento feito é possível pesquisar os aplicativos que serão úteis ao executivo. Para relações mais próximas, fazer o download e criar um registro são as ações seguintes à pesquisa no que tange à organização dos dispositivos digitais do chefe.

Para viagens internacionais, escolha um aplicativo de tradução e também um conversor de moeda. Existem várias opções disponíveis para Android e iOS e elas, com certeza, serão de grande proveito para manter o controle do orçamento destinado à viagem. 

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