Menos fraudes e mais eficiência: como a Rota Oeste reduziu em 98% o tempo para gestão de viagens corporativas

Imagine que você está no comando de uma empresa do setor de comércio, transporte e distribuição de veículos e máquinas. 

A venda de maquinário pesado exige visitas técnicas de mecânicos e especialistas, e no setor de veículos, o time comercial se desloca muito para reuniões. Em ambos a logística não pode falhar. 

Agora imagine ter que juntar todas as notas fiscais e comprovantes de viagem, organizar isso manualmente e ainda torcer para que nenhum erro ou fraude passe despercebido.

Era exatamente essa a realidade da Rota Oeste, uma das grandes operadoras de infraestrutura no Brasil. 

O processo de prestação de contas com viagens era lento, confuso e sujeito a falhas. Cada colaborador precisava reunir uma pilha de papeis e preencher relatórios longos, que demoravam dias (ou até semanas!) para serem conferidos.

Mas tudo mudou quando a empresa decidiu usar a tecnologia da Onfly.

Com soluções baseadas em inteligência artificial, automação e cartões corporativos integrados, a Rota Oeste reduziu em 98% o tempo gasto com relatórios de despesas. 

E o melhor: ganhou visibilidade em tempo real dos gastos, mais controle financeiro e acabou com as dores de cabeça causadas por fraudes e retrabalhos.

Neste conteúdo, você vai entender como isso aconteceu — e por que a sua empresa também pode transformar a forma como cuida das viagens corporativas.

Rota Oeste: há mais de 70 anos conectando o Brasil com inovação e excelência

Fundada em 1950 como Irmãos Lopes S/A – Comércio, Transporte e Agricultura, a Rota Oeste construiu uma trajetória marcada por inovação, expansão e compromisso com a excelência.

Ao longo das décadas, a empresa consolidou sua presença no mercado, tornando-se referência no setor de transporte, comércio e distribuição de veículos e máquinas. 

Em 1966, deu um passo importante ao tornar-se concessionária autorizada da Scania na Região Norte do Paraná, consolidando sua expertise no segmento de veículos pesados. 

Uma década depois, uma nova fase de crescimento começou, com a inauguração da filial da Scania em Maringá-PR.

Em 1997, ocorreu um marco decisivo: a divisão societária levou à criação do Grupo Rota Oeste, nome que simboliza sua identidade e missão de conectar o Centro-Oeste brasileiro com soluções de transporte e tecnologia de ponta.

Em 2014, diversificou sua atuação ao adquirir a concessão para distribuição de máquinas John Deere Construção, ampliando seu portfólio e contribuindo para o agronegócio, um dos pilares da economia regional.

Hoje, o Grupo Rota Oeste é mais do que uma empresa: é parte da história e do progresso do Brasil. Com uma trajetória de mais de setenta anos, continua a inovar, expandir e servir com excelência, sempre guiado por valores de integridade, comprometimento e respeito às pessoas e ao meio ambiente.

Antes da Onfly: quando viajar a trabalho era um problema (e tanto)

Antes de conhecer a Onfly, a Rota Oeste vivia um cenário que é comum para muitas empresas do agronegócio brasileiro: uma equipe que precisa estar em campo, circulando entre regiões distantes, e um sistema de controle de viagens completamente engessado.

Toda vez que um colaborador fazia uma viagem — seja para acompanhar a entrega de um maquinário ou visitar fornecedores — ele precisava guardar todos os comprovantes, anotar os gastos e preencher um relatório de despesas à mão. 

Isso mesmo: planilhas, papelada, e-mails cruzados, dúvidas sobre valores e retrabalho sem fim.

Além disso, o time financeiro ficava responsável por revisar tudo. E como os prazos das viagens nem sempre batiam com o fechamento do mês, muita informação chegava fora do tempo. 

Resultado: falta de visibilidade sobre os custos, dificuldade para identificar excessos ou irregularidades, e um risco enorme de fraudes e desperdícios.

Para uma operação do tamanho da Rota Oeste, com dezenas de viagens acontecendo ao mesmo tempo, isso era insustentável.

• Como saber se o valor cobrado estava mesmo dentro da política de viagens da empresa?
• Como garantir que não havia nota repetida, valores exagerados ou despesas sem justificativa?
• Como cruzar tudo isso com o orçamento previsto para cada centro de custo?

O processo era tão demorado e manual que chegou a gerar resistência interna: ninguém queria ser o próximo a preencher aquele relatório chato e cheio de detalhes.

De acordo com Gabriel Mião, scrum master na Rota Oeste e responsável pela implantação da Onfly, eles tinham “zero informação de KPI, de indicadores e de informações para tomada de decisão e redução de custo. Não se sabia se essas viagens realmente estavam sendo compradas na melhor opção”.

Era como tentar controlar uma plantação enorme com lápis e papel, sem saber o que estava realmente acontecendo nos campos mais distantes.

A virada com a Onfly: tecnologia simples, prática e personalizada

Quando a Rota Oeste decidiu mudar a forma como lidava com as viagens de seus colaboradores, a prioridade era clara: reduzir o tempo gasto com processos manuais, ganhar visibilidade sobre os gastos e evitar fraudes ou erros por falta de controle.

Foi aí que entrou a Onfly.

Ao adotar a nossa plataforma, a Rota Oeste passou a contar com uma solução completa, que combina inteligência artificial, automação de processos, cartão corporativo inteligente e uma experiência de uso fluida.

Tudo pensado para tornar as viagens corporativas muito mais fáceis, rápidas e seguras.

“Um dos maiores ganhos que a Onfly trouxe nessa questão financeira foi informação para decidirmos. Analisamos os dados e entendemos se estamos viajando dentro da política, conforme a realidade de cada cidade e se escolhemos a melhor opção disponível no mercado”, conta Mião.

Veja o que mudou na prática:

• Nada de papel ou planilhas: os colaboradores passaram a registrar seus gastos direto no aplicativo da Onfly, com poucos cliques. A plataforma reconhece os dados do comprovante automaticamente e associa à viagem;
• Integração com softwares e sistemas: a Onfly se conecta ao ERP utilizado pela empresa, o Protheus TOTVS, facilitando ainda mais o dia a dia e a gestão de despesas;
• Cartão corporativo: em vez de pedir reembolso depois, o colaborador já realiza as despesas com o cartão da Onfly, com limite e regras definidos pela empresa. Resultado? Zero surpresa no fim do mês;
• Gastos em tempo real: o time financeiro passou a acompanhar todas as movimentações de forma instantânea, com alertas automáticos em caso de excesso ou gasto fora da política;
• Prevenção de fraudes: como tudo é digital, fica muito mais difícil manipular valores ou “esquecer” de declarar algum gasto. A plataforma cruza as informações e aponta qualquer incoerência;
• Economia de tempo e energia: o tempo que antes era desperdiçado com digitação, planilhas, validações e reconciliações foi recuperado — e os colaboradores puderam se dedicar ao que realmente importa: fazer o negócio crescer.

273 cartões corporativos ativos

220 relatórios de despesa de viagem por mês, em média

432 horas liberadas sem a elaboração manual de relatórios, por mês

98% de tempo reduzido para envido dos relatórios

Com essas mudanças, a Rota Oeste reduziu em 98% o tempo necessário para organizar e fechar os relatórios de viagens. 

E isso fez toda a diferença na produtividade da equipe, no controle do orçamento e até no clima organizacional.

“Todo mundo fala que Onfly foi uma das melhores coisas que aconteceu para eles lá na ponta, que resolveu bastante da nossa dor”, conta Mião.

A lição da Rota Oeste: quem investe em controle, ganha liberdade para crescer

O case da Rota Oeste mostra que quando uma empresa do agro tem clareza sobre seus gastos com viagens, tudo muda: o controle aumenta, as fraudes desaparecem, o time ganha tempo — e o crescimento deixa de ser um risco para virar oportunidade.

Num setor onde cada minuto de produtividade importa, não faz mais sentido perder horas com burocracia, papelada e processos manuais.

A Onfly oferece exatamente o que sua empresa precisa para virar esse jogo:

• Cartão corporativo inteligente, com regras e limites personalizados;
• Plataforma integrada para reservar passagens e hospedagens em poucos cliques;
• Automação no controle de despesas, com inteligência artificial para revisar e categorizar tudo;
• Visibilidade total em tempo real dos gastos, centro de custos e política da empresa;
• Suporte humanizado para seu time de ponta — de quem está no escritório a quem está em campo.

Se você está pronto para sair do improviso e transformar a forma como sua empresa viaja, fale com a Onfly agora mesmo. 

Nós vamos te mostrar, passo a passo, como levar mais eficiência, transparência e inteligência para o seu financeiro — sem complicação, sem surpresas, sem retrabalho.

Conheça a Onfly e agende uma demonstração gratuita.