Problemas gerados pelo longo tempo ao planejar uma viagem a trabalho

Veja os problemas causados por falta de controle e tempo longo demais para organizar uma viagem a trabalho

6 minutos de leitura

Sabemos que a falta de planejamento está entre os principais motivos que podem arruinar uma viagem corporativa. Além disso, demorar demais para planejar a viagem também pode levar a problemas graves para a gestão da empresa e para o colaborador,  principalmente se essa demora ocorre na maioria das viagens a trabalho. 

Isso porque o planejamento e execução de uma viagem a trabalho ainda demora muito  tempo e dedicação.

De acordo com uma pesquisa do GBTA (Global Business Travel Association), 45% dos colaboradores gastam em torno de 2 horas para planejar uma viagem corporativa, 36% gastam entre 1 e 2 horas e 9% gastam mais de 2 horas, definitivamente organizar uma viagem a trabalho ainda é algo complexo e trabalhoso, reservar o hotel, alugar carro e comprar as passagens aéreas, sempre focando no melhor custo-benefício não é uma tarefa fácil de resolver.

Neste artigo você entenderá a importância de planejar uma viagem a trabalho e os benefícios que isso pode proporcionar para seu negócio. Além disso, entenderá quais são os problemas gerados por tempo longo para planejar uma viagem a trabalho.

Qual é a importância do planejamento de uma viagem corporativa?

Uma viagem corporativa tem como finalidade auxiliar em algum objetivo da empresa, seja para conseguir um novo cliente, fechar um contrato com fornecedor ou gerenciar a abertura de uma filial, por exemplo. Por isso, a viagem deve ser pensada para que esse objetivo seja alcançado com o menor custo possível, mas sem prejudicar a qualidade da viagem do funcionário.

Para atender a todos esses requisitos, é fundamental planejar a viagem com eficiência. O que inclui a escolha do transporte da viagem, da hospedagem, do translado até o destino da viagem, dos cuidados básicos do viajante como alimentação e segurança, entre outros itens. 

Quanto mais detalhado for o planejamento de uma viagem corporativa, menores são os riscos de ocorrer imprevistos que podem levar a mais gastos como perda do horário do avião, optar por uma acomodação mais cara, pois não foi feita a reserva de uma opção mais econômica, entre outros. 

A verdade é que a falta de atenção faz com que a viagem não tenha um roteiro definido e nem mesmo regras ou limites. O funcionário fica perdido, e ao mesmo tempo tem a liberdade de fazer as escolhas que preferir, sendo que nem sempre essas escolhas serão as mais econômicas para a empresa. 

Calculadora de produtividade

Quais são os benefícios de planejar uma viagem a trabalho?

Considerando que o planejamento é tão importante para o sucesso de uma viagem, você pode estar se perguntando como essa importância é revertida em benefícios para a empresa e viajante. Dentre os principais benefícios de planejar uma viagem estão:

  • Aumento da produtividade por causa de uma melhor otimização do tempo;
  • Melhor aproveitamento da viagem por ter um roteiro definido;
  • Diminuição dos custos por causa de uma pesquisa detalhada de opções com menores custos;
  • Diminuição dos riscos de imprevistos, que também resulta em um menor custo para a empresa;
  • Mais conforto, organização e lazer para o funcionário, que conta com todos os planejamentos para seguir com sua viagem.

Problemas gerados pela falta de planejamento de uma viagem corporativa

Por outro lado, quando há a falta de planejamento antecipado para uma viagem corporativa, o contrário acontece. É observado uma redução da produtividade, aumento dos gastos e principalmente, insatisfação do viajante.

Veja a seguir em detalhes quais são os problemas de não planejar uma viagem com antecedência. 

Perda de produtividade durante a viagem

O primeiro problema gerado com um planejamento feito às pressas ou com a falta total de planejamento está na perda de produtividade ao longo da viagem. Quando não há um roteiro, não há um guia ou informações detalhadas de como o funcionário deverá seguir em sua viagem, pode ocorrer a perda de produtividade.

Ou seja, ele pode ficar perdido, sem saber qual é o próximo evento marcado para o dia, pode haver atrasos e até complicações ao realizar check in, por exemplo. Isso tudo pode resultar em uma perda da produtividade, pois o funcionário poderá ter dificuldade para tirar o máximo de proveito da viagem a trabalho. 

Com todas as complicações que podem ocorrer em uma viagem mal planejada ou sem planejamento, é difícil manter o foco no objetivo da viagem. Em alguns casos, o funcionário nem mesmo consegue realizar o esperado durante a viagem, sendo que isso pode ser um resultado da falta de planejamento eficiente. 

Aumento dos custos da viagem

Quando não há um planejamento adequado, é comum que ocorra o aumento dos custos da viagem. Por exemplo, se o hotel mais econômico não foi reservado antecipadamente, o funcionário pode não encontrar uma vaga para se hospedar nessa opção, tendo que escolher uma acomodação que pode ser mais cara.

Além disso, imprevistos que podem surgir ao longo da viagem que não foi corretamente planejada resultarão em mais custos para a empresa. Entre os principais imprevistos em uma viagem que não foi corretamente planejada estão: dificuldade para encontrar o destino da viagem, custo de vida mais caro do que o esperado no destino da viagem, feriados municipais ou estaduais que podem atrapalhar os planos da viagem, entre outros. 

Tudo isso pode resultar em mais diárias em hotel, escolhas de última hora que nem sempre serão econômicas, necessidade de contratar um táxi por não ter tantos motoristas de aplicativos na região, entre outros problemas que não foram previstos.

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Insatisfação dos colaboradores

Por fim, não poderíamos deixar de falar sobre a insatisfação dos colaboradores. Quem viaja sem planejamento e sem roteiro, fica completamente perdido. É difícil encontrar os locais necessários, ocorrem imprevistos que o colaborador precisa resolver rapidamente, em alguns casos o próprio colaborador precisa arcar com os custos, mesmo sem ter condições para isso. Ou seja, uma viagem mal planejada pode se transformar em uma grande dor de cabeça para o colaborador. 

Sem mencionar as necessidades dos colaboradores, que podem ser deixadas de lado quando não há um planejamento correto. Por exemplo, quando ele precisa se acomodar em um hotel que não oferece o mínimo de conforto, mas é a opção mais próxima do destino da viagem e também é a que possui vaga disponível no momento. 

Outro exemplo clássico é quando a empresa esqueceu de comprar as passagens aéreas e não há mais nenhuma passagem disponível para o horário que o colaborador precisa viajar. Logo, ele passa horas esperando pelo próximo voo no aeroporto.

Viu só quantos problemas uma viagem mal planejada pode causar?

Por isso, evite a todo custo a falta de planejamento nas viagens corporativas. 

Jared Belfort
Autor: Jared Belfort

Jared Belfort é especialista em viagens da Onfly, nos últimos meses tem se dedicado a entender como funciona o mercado de viagens e como pode otimizar os custos de viagens das empresas, para falar com ele, basta enviar um e-mail para jared@onfly.com.br

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