O “novo normal” em viagens corporativas é o que sempre acreditamos ;-)

“Marcelo, vocês vão pivotar?”

É a pergunta que eu ouço quase que diariamente, nos últimos 60 dias ,  de amigos, colegas, parceiros e investidores, 

Pergunta absolutamente normal, é público que o mercado de viagens derreteu, já tem uns dois meses que escrevi um artigo contando como em apenas 22 dias as principais empresas do setor no Brasil perderam R$ 38bi em valor de mercado.

Transparência é um dos nossos valores fundamentais, e nunca escondemos que precisamos nos adaptar, tivemos que tomar decisões bem difíceis como cortar absolutamente todo marketing e comercial, incluindo desligar pessoas maravilhosas que estavam conosco  desde o início,  e negociar com  parceiros fornecedores.

Para uma empresa sem um real de investimento de capital de risco, que cresceu mais de 20x em apenas 12 meses, saindo de 4 pessoas no time para 22 pessoas, de verdade, não tínhamos caixa para suportar esta crise.

E a resposta para a pergunta acima, é a mesma: Não.

Não iremos pivotar!

Para quem não sabe o que significa, o termo “pivotar”, é um termo conhecido no mercado de negócios e empreendedorismo como “mudar o negócio”,  existem exemplos clássicos que todo mundo repete, que é o caso da Flickr e do Paypal, mas eu gosto mesmo é de citar o caso do Pagseguro, o UOL comprou o BrPay em 2007 para ser a plataforma de pagamentos para a TodaOferta, marketplace semelhante ao Mercado Livre, alguns anos depois o TodaOferta naufragou e o PagSeguro abriu capital em Nova York e hoje vale mais de R$ 40bi.

Voltando a explicação do motivo de “não pivotarmos”…

O propósito da Onfly sempre foi fazer as empresas  viajarem melhor, e não fazer as empresas viajarem mais…

Parece sutil, mas viajar melhor, é exatamente o que as empresas estão procurando no cenário de covid-19.

Definitivamente, no cenário pós-covid, que todos estão chamando de o “novo normal”, é exatamente o que sempre acreditamos e defendemos como uma “transformação digital para o mercado de viagens corporativas”:

Vamos lá, em exemplos…

Entender o conceito de ROI em viagens

Sempre acreditamos que para as empresas, a rubrica de viagens deveria ser tratado como investimento e não custos, portanto, sempre defendemos um uso mais inteligente e guiado para uma métrica financeira que justifique o retorno do investimento.

Empresas que faziam viagens, de forma desmedida, sem muitos critérios, serão mais cautelosas na hora de aprovar e justificar uma viagem para seus colaboradores.

Na Onfly, criamos um relatório  chamado “Raio-X de Viagens” que mostra exatamente quanto custou uma viagem, do táxi, passando pelo café, hotel e passagem aérea,  empresas da nova economia sempre fizeram bom uso deste relatório, sempre analisando o custo de uma viagem versus o retorno esperado por ela.

Empresas digitais sempre fizeram a seguinte pergunta:

Será que ao invés de fazer esta viagem, não é melhor fazer uma video conferência antes?

Ao invés de 4 reuniões presenciais para fechar um negócio, não faz sentido 2 reuniões online e 2 reuniões presenciais? 

No “novo normal” ser enxuto e responsável com despesas de viagens será a nova regra. 

O modelo de Inside Sales da Onfly x Modelo de compras tradicionais

Muitas pessoas perguntam pra gente o motivo de quase 60% dos clientes da Onfly serem empresas de tecnologia, startups ou empresas que já entenderam a importância de se digitalizar.

Por mais que nossa proposta seja totalmente agnóstica em relação ao segmento, indústrias mais tradicionais sempre quiseram reuniões presenciais para “Conhecer a Onfly”, e o nosso modelo comercial essencialmente sempre foi guiado no modelo de Inside Sales (exceto para grandes contas), logo todo o fluxo de prospecção, nutrição e fechamento sempre foi feito pelos nossos “Onflyers” dentro do nosso escritório, através de e-mails e reuniões online, buscando otimizar ao máximo o tempo dos envolvidos.

Empresas tradicionais exigiam “visitas” para “apresentação da empresa”, e optamos por não atender este tipo de empresa.

Para este tipo de perfil de empresa, que não estava habituada a reuniões online, sempre entendemos que tinham que ficar mesmo com aquela agência tradicional, pautada na ineficiência e que embute altos custos no seus preços por cada reserva.

A Covid-19 fez muitas destas empresas se digitalizarem a “fórceps”, em questões de dias, aprenderam a usar ferramentas como Zoom e Slack para comunicação remota.

Descentralização e processos ágeis

“Se eu colocar a Onfly aqui, eu fico sem trabalho e sou mandado embora”

Já ouvimos isto algumas vezes de profissionais que lideravam áreas dentro das empresa relacionado a viagens e reembolso de despesas.

Ouvir isso sempre incomodou a gente, por dois motivos:

O primeiro por uma questão óbvia, não queremos que nossa solução seja uma exterminadora de postos de trabalho.

A segunda, por profunda tristeza, em saber como alguns profissionais gostam do “caos” e da “ineficiência” para se manterem ocupados e dar a impressão para a empresa que são relevantes.

É muito comum encontrar frases como: 

“Só eu na empresa posso entrar e comprar passagens para os funcionários, eles me enviam por e-mail ou por whatsapp, eu anoto as requisições, coloco na planilha, entro no site da cia aérea, mando um print e envio por e-mail, tendo a aprovação, eu faço a compra. Mas só eu na empresa posso fazer este processo, mais ninguém”.

Percebam a ineficiência no processo?

1 – Colaborador manda e-mail falando que precisa viajar;

2  – Responsável por viagens recebe e-mail, anota em uma “planilha de controle”;

3 – Responsável por viagens entra em vários sites da internet buscando preço de passagem aérea e do hotel e envia opções de hotel e os trechos possíveis para o colaborador;

4 – Colaborador escolhe o trecho e aceita ou sugere novo hotel e responde para o responsável por viagens

5 – Responsável por viagens, entra em cada site e faz a reserva com cartão de crédito e envia os localizadores e vouchers para o colaborador por e-mail;

6 – Colaborador recebe os vouchers e localizadores das viagens.

7 – Planilha atualizada com informações de compra, cartão de crédito, colaborador;

8 – No final do mês, o responsável por viagens ainda gasta algumas horas para conciliar o cartão de crédito e gerar relatórios para a diretoria executiva;

9 – E o colaborador responsável ainda nem pode tirar férias, pois tudo fica na mão dele, as planilhas ficam salvas no computador dele e as fórmulas e macros só ele sabe usar. 

Neste fluxo acima, em  média são gastos 3 horas, entre o tempo do colaborador que vai viajar e o profissional de viagens que tem que ficar buscando passagens e hotéis na internet (olhando no Google se o Hotel é perto do lugar que o colaborador precisa ir), agora imagina pegar esta demanda e multiplicar por 60 solicitações de viagens, são aproximadamente 180 horas gastas, haja hora extra.

Na Onfly somos obcecados por produtividade e automação, veja como seria o fluxo acima dentro da Onfly:

1 – Colaborador entra na Onfly, faz a solicitação de reserva e hotel e aéreo em alguns minutos;

2 – Responsável por viagens recebe solicitação por SMS e e-mail, checa se está dentro da política e verifica se existia outro trecho mais barato de passagem aérea, e aprova a solicitação;

3 – Bilhetes enviados automaticamente para o colaborador e para o responsável por viagens; 

4 – Plataforma gera relatórios prontos sobre tempo de antecedência de compra por colaborador, centro de custos e projetos,  fatura conciliada na vírgula no fechamento do cartão.

Entendem agora porque os clientes da Onfly normalmente crescem 2 dígitos por ano, enquanto empresas tradicionais patinam e ficam reclamando de crise?

Empresas da nova economia investem em automação e produtividade, fazem mais com menos, são menos burocráticas, tomam decisões mais ágeis e consequentemente crescem mais.

No período pós-covid, não haverá mais espaço para ineficiência nas empresas, grande parte delas serão muito impactadas por perdas de receita, e buscarão ser eficientes na força bruta.

Os profissionais “limitados” que gostam de poder, de centralização e gostam de gerar caos para parecerem importantes infelizmente foram ou serão desligados.

No “novo normal” não haverá espaço para ineficiência dentro das empresas.

Voltando a resposta da retórica do início do tópico, em geral, os colaboradores  que colocam a Onfly dentro das empresas são promovidos, pois com mais tempo, conseguem focar em atividades que geram mais valor para a companhia e se destacam.

Reembolsos digitais e “paper-less”

“Fazemos reembolso por planilhas impressas, anexadas com recibos e funciona muito bem, não tem problema”

Muitas empresas acreditavam que não havia problemas em fazer reembolso por planilhas impressas, com recibos anexados, até que veio a Covid-19 e bom… veja bem…

Não tem como mais fazer reembolso da forma tradicional com os colaboradores em home office, afinal, o papel não circula da mesma forma.

Aí a empresa acaba descobrindo que o processo era ineficiente.

Outra questão relevante…

Para entender o termômetro do processo de reembolsos dentro de uma empresa, o correto não é perguntar para o financeiro, que recebe as planilhas, checa, lança no ERP o contas a pagar para colaborador e realiza o pagamento. 

Novamente, para o financeiro, este é o “jeito correto”, é a forma que eles entendem que funciona pois sempre fizeram assim.

Quem tem que responder se o processo de reembolso é eficiente é o colaborador que viaja e pede reembolso, ele é o “cliente” neste processo.

Trabalhei em uma empresa onde perdemos bons profissionais, pois não concordavam com o processo de reembolso, burocrático, moroso e lento, demorava um dia inteiro para preencher as planilhas e anexar os recibos, tinha que mandar a planilha para o gerente aprovar por e-mail, e depois de aprovado, imprimir e entregar para o financeiro, o dinheiro demorava até 45 dias para cair na conta.

Para o financeiro, este é o jeito “certo”, para o colaborador que viajava, era um grande problema.

Novamente, no “novo normal” do pós-covid, o uso de papéis serão cada vez mais questionados, e sinônimo de ineficiência dentro das organizações.

Especialização

Sempre acreditamos em especialização dentro da Onfly, sempre achei estranho essas agências tradicionais que atendem empresas, também fazem Disney, esqui na neve, safáris na África e eventos corporativos.

No final das contas, sempre acreditei que estas agências não fazem nada direito, sabe aquela síndrome do pato? Nada, corre e voa, mas não faz nada direito?

Aqui na Onfly, acordamos e dormimos pensando em como fazer as empresas a viajarem melhor, este é o nosso propósito.

Isto implica em pensar em como deixar interfaces simples para o colaborador solicitar suas reservas, até entender processos financeiros, sistemas de contas a pagar e receber, relatórios contábeis para reconhecimento de despesas, integração entre sistemas e geração de dados para apoio a tomada de decisão.

Há.. mas uma empresa é formada por pessoas, e estas pessoas também viajam  a lazer, com a família, vocês não atendem?

Não!

Sites como MaxMilhas, Viajanet, CVC  e Hurb fazem isto infinitamente melhor que a gente, eles nasceram e existem para isso, atender viagens de lazer das pessoas.

No “novo normal” não haverá espaço para serviços “meia boca”, na busca por maximizar receita, reduzir custos e gerar eficiência, as empresas buscarão empresas especialistas.

Viagens irão acabar?

 Esta é a segunda pergunta que mais tenho que responder…

Acredito de fato que haverá uma queda gigante no mercado de viagens corporativas, eu acho que nos próximos 2 anos ele será 30% do mercado que era em janeiro, e que irá demorar uns 5 anos para voltar ao tamanho que era antes.

Mas as empresas continuarão precisando de viajar para fazer negócios:

• Empresas de varejo, ainda precisarão viajar para avaliar pontos comerciais e fazer consultorias de campo;
• Empresas que possuem processos comerciais sólidos, dependendo do tíquete do negócio, ainda precisará viajar para fazer reuniões de fechamento com clientes; 
• Empresas continuarão precisando viajar para fazer auditorias;
• Reuniões de board continuarão sendo realizadas fisicamente;

Tem um vídeo da Zoom que viralizou e conta um pouco da realidade de muitas video conferências:

Não iremos pivotar, mas estamos trabalhando como nunca..

Não vamos pivotar, não há motivo para pivotar, pivotaríamos se fosse necessário, mas pivotar apenas para estar na moda e render algumas matérias em jornal não faz sentido. Hoje, mais do que nunca, as empresas precisam gerir melhor suas despesas corporativas e entenderam o valor da eficiência.

Por outro lado, nunca trabalhamos tanto, estamos como nunca antes estivemos mais próximos dos clientes, e aceleramos nossas entregas e evolução de produto.

Até eu voltei a programar 😉

Em 60 dias já…

• Recriamos e melhoramos experiência  da nossa plataforma de gestão de despesas;
• Melhoramos nossa plataforma de Analytics;
• Criamos plataforma exclusiva e inédita para gestão de créditos de bilhetes junto as cias.
• Trouxemos acordos exclusivos com redes hoteleiras, e criamos monitoramento exclusivo em relação as OTAs, e agora conseguimos mostrar para os nossos clientes, que de 10 cotações de hotel, somos melhores em 7.
• Melhoramos o processo de criação de política de viagens, permitindo criar fluxos específico para solicitação de viagens e para solicitação de reembolsos.
• Melhoramos muito nossas APIs;
• Integração nativa com o  OMIE ERP, maior ERP Saas brasileiro;

E tem dezenas de coisas que estão vindo por aí, estamos aproveitando este hiato de demanda para conversar mais com os nossos clientes e acelerar a evolução da nossa solução.

Conclusão

Infelizmente muitas pessoas morreram, infelizmente muitas pessoas perderam o emprego, infelizmente alguns trilhões sumiram da economia.

A Covid-19 causou um estrago na sociedade e na economia de todo mundo, especialistas estão questionando inclusive, o futuro da Globalização como temos hoje. 

Mas uma coisa de positivo aconteceu, a Covid-19 forçou as empresas a se digitalizarem, forçando elas a serem mais ágeis e mais eficientes.

Uma pena, de fato,  ser preciso uma pandemia para muitas empresas acordarem…