Como fazer uma declaração de viagem a trabalho?

Em empresas de diversos segmentos é muito comum existirem funcionários que precisam viajar a trabalho. Se engana quem pensa que as reuniões virtuais irão acabar completamente com elas: a tendência é um futuro híbrido. Seja para visitar filiais, clientes, comparecer em congressos ou realizar treinamentos, essa é uma necessidade fundamental na construção de relacionamentos duradouros para a empresa.

Mas, imaginando que, por motivo de uma viagem a trabalho, um funcionário deixe de cumprir com outros compromissos, existe a declaração de viagem a trabalho para provar que ele realmente estava trabalhando naquele dia e horário.

A declaração de viagem a trabalho é um direito de qualquer colaborador que realizou uma viagem em nome da empresa, mas uma dúvida muito comum é como fazer uma. Este é um documento ainda pouco explorado, de forma que não é fácil encontrar conteúdo online ensinando a fazer. Se você precisar elaborar uma declaração de viagem a trabalho, veja neste artigo tudo sobre como fazer uma.

O que é uma viagem a trabalho?

Antes de tudo, é interessante definirmos o que se configura como uma viagem a trabalho, para que não ocorram confusões com outros modelos de viagem.

As viagens a trabalho são, basicamente, as viagens realizadas pelos funcionários de uma organização, em nome da empresa. Cada vez mais, a empresa tem que ir até os potenciais clientes para vender seus produtos e serviços, e essa função geralmente é delegada a um funcionário que conheça bem os potenciais da marca.

O deslocamento desse funcionário ou grupo de colaboradores acontece, por exemplo, quando a empresa se inscreve em um curso presencial, em congressos, feiras ou quando é necessário visitar clientes-chave que demandam um contato pessoal para o fechamento de negócios.

Em todos os casos, é importante entender que essa viagem é caracterizada pelo compromisso do profissional com a empresa. Mesmo que o profissional faça uma viagem a trabalho para receber um treinamento específico, ele está em horário de trabalho e cumprindo com sua carga horária.

Mas, no caso específico de uma viagem para receber um treinamento, a iniciativa do treinamento deve partir do empregador, que irá se responsabilizar pelo transporte, acomodação, refeição e tudo que for necessário.

O que é uma declaração de viagem a trabalho?

A declaração de viagem a trabalho é um atestado emitido pela empresa apontando que o empregado viajará ou viajou a trabalho. Ou seja, é uma declaração assinada pelo empregador informando que seu funcionário irá viajar a negócios no dia(s) e hora declarados ou assim esteve.

O mais importante é saber que se trata de uma simples declaração assinada pelo empregador dizendo que o colaborador esteve trabalhando naquele dia e horário. Mas, não é um documento com poder legal para reaver compromissos perdidos por conta da viagem.

A declaração de viagem a trabalho é um respaldo válido para muitas situações, mas ainda é uma simples declaração. O mais comum é apresentar essa justificativa em instituições de ensino para reaver compromissos perdidos, como provas, entrega de trabalhos e aulas perdidas.

Por que uma declaração de viagem a trabalho é importante?

Concordando com o compromisso de realizar viagens a trabalho em nome da empresa, um profissional pode deixar de cumprir com outros compromissos importantes em suas vidas pessoais. Nesta rotina é comum que um funcionário precise se ausentar por um ou mais dias e a declaração entra para comunicar esta ocorrência. 

No entanto, a viagem a trabalho não representa uma justificativa legal para compensar as faltas. Porém, há um consenso entre as instituições de ensino e professores de serem flexíveis nestas situações e reaver compromissos com o aluno.

Desta forma, com a declaração de viagem a trabalho, o aluno pode fazer provas posteriormente, estender prazos de entrega de trabalhos e justificar o motivo de ter faltado. O ideal é fazer a entrega da declaração de viagem a trabalho ao professor com antecedência, já negociando como a atividade perdida será realizada.

No entanto, imagine que o colaborador tenha que prestar uma prova de suma importância no curso a qual está se dedicando, mas tem que fazer uma importante viagem de trabalho de última hora em nome da sua empresa.

Neste caso, provavelmente o colaborador escolherá realizar a viagem a trabalho, já que ele se propôs a isso. Em seguida, é necessário fazer uma declaração de viagem a trabalho para que ele possa apresentar ao professor e/ou responsável por esses assuntos na instituição de ensino.

Além de servir muito para assuntos relacionados à escola, faculdade, curso, ou algo do tipo, a declaração de viagem a trabalho pode ser usada para qualquer outro fim em que você precise provar que esteve viajando em nome da empresa.

Como fazer uma declaração de viagem a trabalho?

A declaração de viagem a trabalho deve ser emitida pela empresa e entregue pelo funcionário. Desta forma, veja abaixo quais informações precisam ser destacadas nesta declaração, independente do modelo de declaração de viagem a trabalho que sua empresa utilize:

Declaramos que o(a) Sr(a), nome completo do(a) funcionário(a), nacionalidade, situação civil, profissão, portador do CPF número, RG número e CTPS numeração da carteira de trabalho, trabalha para a empresa nome da empresa e estará fora do município em que reside para uma viagem a trabalho no período entre data de início da viagem e data final da viagem.

Município, UF, dia de mês por extenso de ano.

Assinatura

Nome do responsável por designar o funcionário para essa viagem

Cargo exercido pelo responsável

Nome da empresa

CNPJ número.

Esse é um modelo de declaração de viagem a trabalho, mas você pode personalizá-lo de acordo com as necessidades da sua empresa ou do funcionário. O mais importante é detalhar as datas, horários e as informações.

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