Cartão pré-pago para departamentos: mais autonomia na sua empresa

Controlar os gastos de diferentes áreas da empresa — como marketing, eventos, vendas e operações — pode ser um desafio, especialmente quando tudo depende de um único cartão, ou pior, de reembolsos manuais que travam o financeiro.

É aqui que o cartão pré-pago para departamentos se apresenta como uma solução moderna, eficiente e cheia de vantagens para pequenas, médias e grandes empresas que buscam mais organização e descentralização com segurança.

Neste artigo, você vai entender o que é esse tipo de cartão, como ele funciona na prática, quais os benefícios de usá-lo por setor e como implementar esse sistema sem dor de cabeça. Bora?

O que é um cartão pré-pago para departamentos?

O cartão pré-pago para departamentos é uma forma de descentralizar os gastos da empresa sem abrir mão do controle.

Na prática, ele funciona como um cartão recarregável vinculado ao CNPJ da empresa — mas com valores previamente definidos e associados a equipes ou centros de custo específicos.

Isso significa que, em vez de todo mundo usar o mesmo cartão da diretoria (ou tirar do próprio bolso e pedir reembolso), cada departamento pode ter seu próprio cartão, com limites personalizados e regras bem definidas.

A gestão continua centralizada, mas o uso passa a ser mais ágil, transparente e rastreável.

Quais as vantagens de usar cartão pré-pago por setor

Adotar cartões pré-pagos por departamento traz benefícios tanto para o time financeiro quanto para as áreas operacionais. Veja os principais:

Autonomia com controle

Ao permitir que cada área tenha seu próprio cartão, a empresa estimula a autonomia sem perder o controle. O limite é definido pelo financeiro e pode ser ajustado conforme o orçamento disponível ou a sazonalidade dos projetos.

Organização por centro de custo

Cada gasto pode ser rastreado diretamente ao setor responsável, o que facilita a análise de desempenho por área, controle de orçamentos e prestação de contas. É um passo importante para amadurecer a estrutura de gestão.

Leia também: Centro de custo: o que é e como ajuda na gestão de despesas

Adeus, reembolsos demorados

Ao eliminar o uso do cartão pessoal dos colaboradores, a empresa também reduz os desgastes com reembolsos longos, erros de preenchimento e falta de comprovantes. Tudo fica centralizado, documentado e visível em tempo real.

Integração com ERPs

Se sua empresa já usa um sistema de ERP, a boa notícia é que cartões corporativos inteligentes, como os da Onfly, permitem integração direta com a contabilidade e os fluxos de aprovação.

Como implementar o cartão pré-pago por departamentos

Quer tirar essa ideia do papel e transformar a gestão financeira da sua empresa? Aqui vai um passo a passo para começar:

1. Mapeie os departamentos com gastos recorrentes: identifique quais áreas precisam de autonomia financeira no dia a dia, por exemplo: marketing, time de eventos, equipe comercial, manutenção etc.;
2. Defina categorias e regras de uso: crie uma política clara, indicando o que pode e o que não pode ser pago com o cartão, qual o valor máximo por despesa, quais os prazos para prestação de contas;
3. Estabeleça limites por projeto ou equipe: adapte os valores aos orçamentos mensais, evitando excessos ou falta de saldo em momentos críticos;
4. Escolha uma solução que ofereça visibilidade em tempo real: plataformas como a da Onfly permitem visualizar os gastos conforme eles acontecem, facilitando ajustes rápidos.
5. Capacite os responsáveis: ensine os usuários do cartão sobre boas práticas de uso, envio de comprovantes e regras de compliance.

Como acompanhar os gastos e evitar surpresas

Não basta descentralizar — é preciso acompanhar de perto. Aqui estão algumas práticas para garantir que o uso do cartão pré-pago por departamento seja um sucesso:

• Use dashboards em tempo real com filtros por centro de custo, colaborador ou tipo de despesa.
• Ative alertas automáticos para quando o limite estiver perto do fim ou houver tentativas fora da política.
• Analise relatórios periódicos, cruzando os dados com o orçamento planejado e o realizado por setor.
• Integre a solução com seu ERP ou sistema financeiro, para evitar retrabalho e automatizar a conciliação.

Veja este guia prático com fluxos: Fluxo de aprovação e conciliação – Onfly

Por que a Onfly é a escolha certa para cartões pré-pagos por setor

A Onfly oferece uma solução pensada para médias empresas que precisam de controle sem burocracia. Com a plataforma, você pode:

• Emitir cartões físicos e virtuais ilimitados, vinculados ao mesmo CNPJ;
• Definir regras de uso e limites por setor ou colaborador;
• Integrar com o seu ERP ou sistema financeiro;
• Acompanhar gastos em tempo real e automatizar a conciliação;
• Aprovar ou bloquear despesas com poucos cliques.

Tudo isso em uma plataforma que também unifica a gestão de viagens, reembolsos e pagamentos corporativos.

FAQ: dúvidas comuns sobre cartão pré-pago para departamentos

Chegou até aqui e segue com dúvidas? Confira outras perguntas e respostas que podem te ajudar a se convencer dos benefícios do cartão pré-pago corporativo para departamentos.

1. Qual a diferença entre cartão pré-pago e corporativo com limite de crédito?

O cartão pré-pago funciona com saldo carregado previamente, sem fatura nem cobrança de juros. Já o cartão corporativo com crédito gera uma fatura mensal, como um cartão tradicional.

2. É possível limitar o uso do cartão por tipo de despesa?

Sim! Com a Onfly, você define categorias permitidas (ex: apenas hospedagem e alimentação para o time de eventos).

3. Preciso emitir CNPJ para cada departamento?

Não. Os cartões são vinculados ao mesmo CNPJ da empresa, mas o controle de uso é individual por equipe ou colaborador.

4. O cartão pré-pago também serve para viagens corporativas?

Com certeza. É uma forma eficiente de dar autonomia ao colaborador durante a viagem sem recorrer a adiantamentos ou reembolsos.

5. Como evitar que os departamentos gastem além do previsto?

Você pode configurar limites por cartão, bloqueios automáticos e alertas por centro de custo. Tudo em tempo real.

Sua empresa está pronta para dar mais autonomia com segurança?

Centralizar o controle sem engessar as operações é o sonho de todo gestor financeiro — e com os cartões pré-pagos por departamento, esse equilíbrio se torna realidade.

Se sua empresa ainda depende de um único cartão ou de processos manuais, está na hora de evoluir. Com a Onfly, você ganha velocidade, rastreabilidade e controle. Tudo em uma única plataforma integrada.

Quer saber como aplicar esse modelo no seu negócio? Fale com um especialista da Onfly e transforme sua gestão de despesas.