Sou obrigado a usar meu cartão na viagem a trabalho?

Se você já viajou a trabalho, é bem provável que tenha enfrentado a situação de usar o próprio cartão de crédito ou dinheiro do bolso para cobrir despesas como alimentação, transporte ou hospedagem. E, claro, depois teve que esperar o famoso processo de reembolso.

Esse tipo de prática pode ser desgastante para o colaborador, pois compromete seu limite pessoal e cria um desconforto financeiro. Além disso, não é raro que os reembolsos demorem semanas para acontecer, causando ainda mais frustração.

O que diz a lei sobre isso?

A legislação trabalhista — por meio da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) — entende que as despesas corporativas são de responsabilidade da empresa, não do colaborador.

Ou seja, as despesas com transporte, alimentação, hospedagem e outros custos relacionados à viagem devem ser garantidas pelo patrão, independente da forma como o pagamento será feito.

Inclusive, sobre isso, a CLT não exige que a empresa antecipe os valores, o que abre brecha para políticas de reembolso.

Cada empresa pode, portanto, definir como será o pagamento das despesas em sua política de viagens, incluindo formas como:

Adiantamentos

Nessa forma, a empresa faz um adiantamento dos valores previstos a serem gastos na viagem a trabalho, como transporte até o aeroporto, almoço e jantar, por exemplo.

Depois, cabe ao viajante comprovar os gastos através das notas fiscais para garantir que estão em conformidade com o permitido.

Reembolso

Outro meio de pagamento acontece por reembolso.

O colaborador paga suas despesas, seja com cartão de crédito pessoal ou com dinheiro, depois comprova suas despesas, aguarda a empresa validar que as despesas estão alinhadas com a política de viagens e, posteriormente, recebe os valores de volta.

Diárias de viagem

Assim como no adiantamento, esse é o pagamento feito antes da viagem. A diferença é que a diária de viagem envolve todos os gastos por meio de um valor recorrente, geralmente para profissionais em viagens constantes. 

As diárias incluem alimentação, telefone, internet, transporte rodoviário e/ou aéreo, hotel, entre outros itens conforme a política.

Cartão corporativo

Com o cartão corporativo, a empresa define qual é o limite de gestos na despesa de viagem e permite que os colaboradores paguem sem comprometer o seu orçamento. Essa é como se fosse uma versão mais moderna e tecnológica dos adiantamentos. 

A grande vantagem é que o cartão corporativo permite ajustar os limites conforme o cálculo  da demanda da viagem, bem como verificar os gastos em tempo real.

Então, mesmo que o valor necessário precise ser reajustado, o processo fica mais simples do que com adiantamentos.

Pagamentos via Pix

Por meio do cartão corporativo, as empresas podem permitir o pagamento com Pix — inclusive, essa é uma funcionalidade da ferramenta oferecida pela Onfly.

Dessa forma, o processo de pagamento é ajustado conforme os limites definidos por gestores, similar ao cartão corporativo.

O diferencial é que permite o pagamento a qualquer hora em dezenas de estabelecimentos, inclusive naqueles que não aceitam cartões, por exemplo.

Os problemas do reembolso tradicional

Muitas empresas ainda adotam o reembolso como única alternativa. Mas será que essa prática é mesmo a melhor escolha?

Especialistas em gestão de despesas já apontam o reembolso como um processo ultrapassado, que traz prejuízos à experiência do colaborador e pode impactar até a reputação da empresa como marca empregadora (o chamado employer branding).

Além disso, centralizar as despesas na conta do colaborador pode criar situações críticas, como:

• Colaboradores que não têm limite disponível no cartão;
• Gastos que ultrapassam o previsto e geram inadimplência;
• Longos prazos para validação e reembolso; e
• Perda de produtividade ao lidar com comprovantes e relatórios.

Como o cartão corporativo resolve esse problema?

Uma das soluções mais modernas e eficientes para isso é o uso do cartão corporativo, que permite à empresa:

• Definir limites personalizados por colaborador ou por viagem;
• Acompanhar gastos em tempo real;
• Eliminar (ou reduzir drasticamente) processos de reembolso; e
• Controlar o orçamento via centro de custo.

No caso da Onfly, o cartão corporativo ainda conta com integração de pagamentos via Pix, o que permite ao colaborador mais agilidade mesmo em estabelecimentos que não aceitam cartão.

Essa alternativa moderna evita que o colaborador arque com os custos, e ainda contribui para uma gestão de despesas mais eficiente, segura e transparente.

E se acabar o dinheiro durante a viagem?

Mesmo em casos onde o valor antecipado não foi suficiente, empresas que utilizam soluções como o cartão corporativo da Onfly conseguem ajustar limites de forma imediata e sem burocracia.

Diferente do reembolso, essa abordagem evita que o colaborador fique desamparado em meio a uma viagem. Veja mais dicas sobre o que fazer nessa situação no post Acabou o dinheiro durante a viagem?

Em resumo: sou obrigado a usar meu cartão pessoal?

Não. Não existe nenhuma obrigação legal de que o colaborador use seu cartão pessoal para arcar com despesas corporativas.

Mas, cuidado, caso a política da sua empresa define o reembolso como método padrão, pode ser que você tenha que usar seu cartão — ainda que isso não seja o ideal.

Nesses casos, vale uma conversa com o gestor ou com o responsável pela política de viagens da empresa. É papel da organização buscar alternativas que priorizem o bem-estar e a produtividade do colaborador.

E você, já precisou pagar uma viagem corporativa do próprio bolso?

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E você, já precisou utilizar seu cartão de crédito pessoal nas despesas de viagens? Assine nossa newsletter e acompanhe outros conteúdos como esse.