Viagem a trabalho para os EUA: guia completo para profissionais e empresas

Viajar a trabalho para os Estados Unidos pode ser uma jornada transformadora.

Imagine-se atravessando o território americano com o objetivo de fechar parcerias estratégicas, participar de feiras internacionais ou ministrar treinamentos, enquanto descobre novas oportunidades e amplia sua rede de contatos.

Esse tipo de viagem exige planejamento minucioso, conhecimentos legais e atenção aos detalhes. Pensando nisso, preparamos este guia completo para que você esteja totalmente preparado para embarcar nessa jornada corporativa.

Neste artigo, vamos explorar desde os tipos de visto adequados até os documentos imprescindíveis, passando por dicas sobre planejamento financeiro, saúde, cultura e conduta profissional nos EUA.

Se você já se perguntou: “Como garantir que minha viagem a trabalho para os EUA seja um sucesso do início ao fim?” — fique conosco.

O que é necessário para viajar a trabalho para os Estados Unidos?

Para qualquer viagem internacional, a documentação costuma ser um ponto crucial. Certifique-se de ter tudo em ordem com bastante antecedência. E para saber tudo o que você precisa ter em mãos, confira a seguir:

1. Identifique o tipo de visto ideal

A primeira etapa de qualquer viagem a trabalho para os EUA é escolher o visto correto. Os mais comuns são:

• Visto B-1 (negócios): para consultorias, reuniões, negociações, participação em conferências;
• Visto H-1B (especialidade): voltado para profissionais contratados por empresas americanas; exigepetições e aprovação do Departamento do Trabalho dos EUA;
• Visto L-1 (transferência dentro da empresa): útil para colaboradores de multinacionais sendo deslocados para filiais ou matrizes nos EUA;
• Visto ESTA (Sistema Eletrônico de Autorização de Viagem): sistema online usado para determinar a elegibilidade de viajantes de países participantes do Programa de Isenção de Visto para viajar aos EUA para negócios por até 90 dias.

Verifique qual se aplica ao seu caso e, se necessário, conte com apoio de assessoria jurídica para auxiliar no processo.

2. Confira a documentação necessária

Para garantir que sua viagem a trabalho para os EUA não seja prejudicada por papéis faltantes, reúna:

• Passaporte válido: a validade deve cobrir pelo menos seis meses após a viagem e verifique se há páginas em branco suficientes para os carimbos de entrada e saída;
• Foto no formato solicitado (5×5 centímetros);
• Carta convite da empresa americana: deve detalhar o propósito da sua viagem, as datas e o local do evento ou reunião;
• Documentos da empresa contratante: CNPJ, declaração de vínculo ou contrato;
• Carta da sua empresa no Brasil: Informando o motivo da sua viagem, que você tem vínculo empregatício e que a empresa arcará com os custos.
• Comprovação de recursos financeiros: para custear sua estadia (muitas vezes, a carta da empresa já abrange isso);
• Formulário DS-160 preenchido e comprovante de pagamento da taxa;
• Curriculum resumido, se relevante;
• Agendamento da entrevista no consulado ou embaixada americana.

É importante ressaltar que o visto B-1 não permite que você receba salário de uma empresa americana enquanto estiver lá, apenas permite a participação em reuniões, conferências, treinamentos ou negociações.

3. Realize a entrevista consular

A entrevista é um momento crucial. Dicas para se sair bem:

• seja honesto e claro;
• deixe toda a documentação organizada (incluindo convite e itinerário);
• esteja preparado para perguntas sobre relação empregatícia, duração da viagem, fonte de renda e histórico de viagens internacionais.

4. Apresente comprovação de vínculo empregatício e carta da empresa

Além das cartas mencionadas acima, é fundamental ter documentos que comprovem seu vínculo com a empresa no Brasil. Isso pode incluir seu contracheque, carteira de trabalho ou contrato de trabalho.

Esses documentos ajudam a mostrar às autoridades de imigração que você tem laços fortes com o seu país de origem e que não pretende permanecer ilegalmente nos EUA.

5. Organize outros documentos importantes

Não se esqueça de organizar outros documentos como:

• Passagens de ida e volta: tenha as passagens impressas ou acessíveis no seu celular.
• Confirmações de hospedagem: é importante ter as reservas de hotel ou acomodação.
• Seguro-viagem internacional: embora não seja obrigatório para os EUA, é altamente recomendável ter um seguro-viagem que cubra despesas médicas e odontológicas, emergências e outros imprevistos. Os custos de saúde nos EUA são extremamente altos;
• Permissão Internacional para Dirigir (PID): caso você esteja buscando mais autonomia para se locomover pelas cidades, lembre-se de levar consigo uma PID;
• Cartões de crédito e débito internacionais: comunique o seu banco sobre a viagem para evitar bloqueios.

Quanto tempo pode ficar nos EUA com visto de trabalho?

Com o visto B-1, a duração máxima permitida para sua estadia é geralmente de seis meses, mas o período exato é determinado pelo oficial de imigração no momento da sua chegada aos EUA.

Ele carimbará o seu passaporte com a data limite de permanência. Respeite essa data para evitar problemas futuros com a imigração americana.

Para entender mais sobre a política de viagens corporativas e como ela pode auxiliar no controle desses prazos, você pode ler sobre como uma política de viagens corporativas ajuda a controlar os prazos de estadias.

Como planejar a logística da viagem corporativa?

Um bom planejamento logístico faz toda a diferença para o sucesso da sua viagem corporativa.

1. Compra de passagens e reservas com antecedência

Antes de embarcar na viagem a trabalho para os EUA, calcule cuidadosamente:

• Passagem aérea (ida e volta);
• Hospedagem (próxima ao local do evento ou reuniões);
• Transporte local (Uber, aluguéis, transporte público);
• Alimentação, pedágios, taxas de conferência;
• Seguro de viagem.

Comprar passagens aéreas e fazer reservas de hotéis com antecedência pode garantir melhores preços e maior disponibilidade. Além disso, a antecedência permite que você escolha os voos e hospedagens mais convenientes para seus compromissos.

2. Escolha de hospedagem estratégica para reuniões e eventos

Ao escolher seu hotel, considere a proximidade dos locais das suas reuniões e eventos.

Optar por uma hospedagem bem localizada pode economizar tempo e dinheiro com transporte, além de reduzir o estresse. Pesquise as opções de transporte público ou compartilhado na região.

3. Chip internacional ou plano de dados corporativo

Manter-se conectado é essencial em uma viagem de trabalho. Adquirir um chip internacional pré-pago ou verificar se sua empresa oferece um plano de dados corporativo pode evitar custos elevados de roaming.

Pesquise as melhores opções antes de viajar.

4. Câmbio e limites de gastos corporativos

Defina com a sua empresa os limites de gastos e a forma como as despesas serão custeadas. Se você precisará de dinheiro em espécie, faça o câmbio no Brasil, geralmente é mais vantajoso.

Considere também utilizar cartões de crédito corporativos ou pré-pagos. É fundamental entender a política de reembolso da sua empresa.

Recomendamos:

• Comprar dólares com antecedência, aproveitando boas taxas;
• Ter um cartão corporativo internacional com isenção de anuidade ou taxa baixa;
• Avisar o banco sobre a viagem para evitar bloqueios;
• Ter um segundo cartão como backup.

Quais são os desafios de viajar para os EUA pela empresa?

Viajar a trabalho para os EUA pode trazer alguns desafios, mas com planejamento e informação, eles podem ser superados. Confira:

• Fuso horário: a diferença de fuso horário pode causar jet lag. Tente ajustar seu sono dias antes da viagem e mantenha-se hidratado;
• Imigração: seja transparente e objetivo nas suas respostas aos oficiais de imigração. Tenha todos os documentos à mão;
• Custo de vida: as cidades americanas podem ser caras. Gerencie bem suas despesas dentro dos limites estabelecidos pela empresa;
• Cultura de trabalho: o ambiente de trabalho nos EUA pode ser mais direto e focado em resultados. Prepare-se para se adaptar.

Boas práticas para reuniões e eventos nos EUA

Para garantir que suas interações profissionais nos EUA sejam produtivas e bem-sucedidas, atente-se a alguns pontos cruciais.

1. Pontualidade, dress code e comunicação

Como já mencionamos, a pontualidade é extremamente valorizada nos EUA. Chegue às reuniões e eventos com alguns minutos de antecedência para manter a credibilidade.

Além disso, em ambientes corporativos, o dress code costuma ser formal ou business casual. Adapte-se ao ambiente da empresa ou evento. 

Por fim, seja claro, conciso e direto na sua comunicação. Evite rodeios e vá direto ao ponto.

2. Costumes culturais que fazem a diferença

Pequenos detalhes culturais podem fazer uma grande diferença na sua experiência e nas suas relações profissionais.

• Cumprimentos: um aperto de mão firme é o cumprimento padrão em ambientes de negócios;
• Espaço pessoal: os americanos geralmente preferem mais espaço pessoal. Evite toques excessivos durante a conversa;
• Pequenas conversas (small talk): é comum iniciar reuniões com conversas informais sobre tópicos leves antes de ir para o assunto principal.

3. Etiqueta corporativa norte-americana

Compreender a etiqueta corporativa pode te ajudar a construir melhores relacionamentos.

• Cartões de visita: troque cartões de visita no início ou no final das reuniões.
• Follow-up: envie um e-mail de agradecimento após reuniões;
• Networking: aproveite as oportunidades de networking em eventos e conferências. Esteja preparado para apresentar-se e trocar contatos;
• Durante as reuniões: coloque o celular no modo silencioso, faça contato visual e use linguagem objetiva.

4. Saúde e vacinas

Em viagens internacionais, as vacinas ganham um papel ainda mais importante:

• Certifique‑se de estar com vacinas em dia;
• Apresente seguro e plano de saúde internacional;
• Lembre‑se de levar medicamentos habituais em embalagem original, com receita médica.

5. Ferramentas úteis

Ainda sentindo insegurança? Confira algumas ferramentas para usar antes ou durante a viagem!

Além dessa lista, caso você não seja muito fluente em inglês, alguns aplicativos podem ajudar você a superar a barreira do idioma.

6. Pós-viagem: aproveitamento e ROI

Voltando ao Brasil, não deixe de:

• Enviar e‑mails de agradecimento (não se esqueça de incluir alguma menção ao encontro);
• Compartilhar os relatórios de viagem com a empresa;
• Propor iniciativas de continuidade (workshops, novos clientes, palestras);
• Avaliar se houve retorno sobre o investimento (ROI) — financeiramente e em rede de contatos.

Sucesso garantido com apoio inteligente: viaje com a Onfly

Agora que você já domina os principais pontos de uma viagem a trabalho para os EUA — desde vistos e documentos até etiqueta corporativa e otimização de recursos — é hora de transformar todo esse conhecimento em ação concreta. 

O segredo para uma viagem corporativa bem-sucedida está não só na preparação, mas também na escolha de parceiros estratégicos que simplificam processos, reduzem custos e garantem eficiência em cada etapa.

É exatamente aí que a Onfly entra. Somos a plataforma que une tecnologia, agilidade e atendimento humanizado para ajudar empresas a gerenciar viagens corporativas do jeito certo. Com a Onfly, você conta com:

• Emissão facilitada de passagens e reservas de hospedagem;
• Centralização de documentos e relatórios;
• Políticas de viagem personalizáveis;
• Atendimento consultivo para dúvidas sobre vistos e regras internacionais;
• Suporte em tempo real durante todo o deslocamento do colaborador.

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