Trust expense: entenda seu papel na gestão de viagens corporativas
A gestão financeira de viagens corporativas têm se modernizado com o apoio de novas ferramentas, que tornam os processos mais simples, seguros e inteligentes.
Um desses recursos é o trust expense, conceito que tem ganhado espaço entre empresas que buscam mais controle sobre as despesas dos colaboradores.
Neste conteúdo, você vai entender o que é o trust expense, como ele funciona na prática, quais são suas vantagens. Continue a leitura e saiba como implementá-lo na sua empresa de forma eficiente!
O que é o Trust Expense da Onfly?
O trust expense é um modelo de gerenciamento de despesas que parte do princípio da confiança entre empresa e colaborador, mas com base em recursos financeiros previamente organizados.
Na prática, ele funciona como uma reserva de saldo corporativo alocada dentro da plataforma de viagens.
Esse valor será utilizado para cobrir os custos da viagem, como passagens, hospedagens e deslocamentos, sem que o colaborador precise arcar com os gastos antecipadamente.
Esse processo elimina etapas como o reembolso tradicional, melhora a previsibilidade de caixa e garante que os gastos estejam alinhados com a política da empresa desde o início.
Diferença entre trust expense e reembolso tradicional
Para entender melhor a lógica do trust expense, é importante compará-lo com o modelo tradicional de reembolso, ainda bastante comum em muitas empresas.
No reembolso tradicional:
- O colaborador utiliza seu próprio dinheiro ou cartão pessoal;
- Durante a viagem, precisa guardar todos os comprovantes;
- Após retornar, preenche planilhas e envia os recibos ao financeiro;
- O valor gasto é ressarcido dias ou semanas depois.
Já com o trust expense:
- A empresa deposita um valor na plataforma antes da viagem;
- O colaborador realiza as reservas e compras diretamente com esse saldo;
- Todas as despesas são registradas e monitoradas automaticamente;
- O processo de prestação de contas é mais rápido e transparente.
Se você já utiliza ou está considerando o modelo de adiantamento de despesas, vale entender que o trust expense é uma evolução desse conceito, com mais controle e menos burocracia!
Vantagens de centralizar os trust expenses em uma única plataforma
Adotar o trust expense de forma isolada não garante os melhores resultados. O ideal é integrá-lo a uma plataforma de gestão de viagens corporativas, como a Onfly, que centraliza reservas, pagamentos e relatórios em um só lugar.
Conheça os principais benefícios dessa centralização.
Redução de fraudes e erros manuais
A gestão descentralizada de despesas abre margem para inconsistências, desde lançamentos duplicados até notas incompatíveis com a política da empresa. Com o trust expense centralizado:
- Os gastos são realizados dentro da plataforma;
- As notas e comprovantes são vinculados automaticamente às despesas;
- O risco de fraudes, extravios ou enganos é drasticamente reduzido.
Isso representa um ganho importante para a conformidade financeira e a confiança entre as áreas envolvidas.
Mais agilidade no fechamento financeiro
Com todas as despesas organizadas por viagem, centro de custo e colaborador, o time financeiro ganha velocidade no fechamento mensal. A conciliação é feita com base em dados consistentes, o que diminui a dependência de planilhas e controles paralelos.
Esse ganho de agilidade impacta diretamente na eficiência do time e na previsibilidade de caixa da empresa.
Maior transparência para gestores e RH
Um dos grandes diferenciais do trust expense é a visibilidade em tempo real dos gastos. Gestores e áreas de RH conseguem acompanhar:
- Quais valores foram utilizados;
- Em que tipo de despesa;
- Por qual colaborador e em qual viagem.
Essa transparência favorece uma cultura mais responsável de uso dos recursos, além de descentralizar o controle sem perder o monitoramento.
Como o colaborador interage com os trust expense durante a viagem?
Do ponto de vista do viajante, o trust expense representa uma experiência mais fluida. Ele não precisa mais tirar dinheiro do próprio bolso ou ficar preocupado com burocracias ao longo da viagem.
Mas como isso acontece, na prática? Confira a seguir.
Uso de cartões corporativos ou adiantamentos
Dependendo da política da empresa, o colaborador pode utilizar:
- Um cartão corporativo pré-pago, vinculado à plataforma de gestão;
- Um sistema de adiantamento automático controlado pelo financeiro.
Nos dois casos, o saldo disponível é previamente definido e o colaborador consegue acompanhar os gastos diretamente no app, sem surpresas.
Confira mais detalhes sobre esse modelo podem ser encontrados no artigo sobre adiantamento de viagens!
Upload de comprovantes via app
Mesmo com todo o controle da plataforma, é importante manter a documentação fiscal organizada. Para isso, a Onfly permite que o colaborador faça o upload de notas e recibos em poucos cliques, direto do celular.
Esse processo é rápido, intuitivo e garante que a prestação de contas ocorra sem pendências ou retrabalho.
Boas práticas para gerenciar trust expenses com eficiência
Adotar o trust expense é apenas o primeiro passo. Para garantir que ele funcione bem e gere valor real para a empresa, é fundamental estabelecer diretrizes claras e rotinas de monitoramento.
Veja a seguir algumas boas práticas recomendadas.
Políticas de viagem claras
Uma política de viagens bem construída define:
- Quais tipos de gastos são permitidos;
- Quais limites devem ser seguidos;
- Qual o processo de solicitação e aprovação.
Essas regras devem ser simples, objetivas e acessíveis a todos os colaboradores. Assim, evita-se o uso indevido dos recursos e a empresa mantém o controle desde o planejamento da viagem.
Limites e alçadas de aprovação
Além de definir regras gerais, é importante estabelecer:
- Limites por categoria de despesa;
- Alçadas de aprovação por cargo ou tipo de viagem;
- Procedimentos para casos fora do padrão.
Esses critérios devem ser respeitados automaticamente pela plataforma, reduzindo a necessidade de interferência manual.
Monitoramento contínuo por área financeira
A área financeira precisa acompanhar regularmente:
- Os relatórios de gastos por projeto ou departamento;
- Desvios em relação ao orçamento previsto;
- Tendências de uso por colaborador ou equipe.
Esse monitoramento permite ajustes rápidos e decisões mais estratégicas para o futuro das viagens corporativas.
Contar com uma plataforma de viagens corporativas
Por fim, contar com uma plataforma especializada é essencial para que o trust expense funcione com eficiência. A Onfly oferece:
- Integração com reservas, pagamentos e relatórios;
- Interface intuitiva para o colaborador e o gestor;
- Suporte técnico e consultivo para sua empresa.
E, se você ainda tem dúvidas sobre o uso de cartões ou modelos de pagamento, vale conferir também o conteúdo: usar meu cartão na viagem a trabalho!
O trust expense é muito mais do que uma forma alternativa de reembolsar despesas: é um modelo inteligente de gestão financeira para viagens corporativas. Ele traz agilidade, reduz erros e melhora a experiência tanto para o colaborador quanto para as equipes de suporte.
Ao integrar essa funcionalidade a uma plataforma como a Onfly, sua empresa pode alcançar um novo nível de controle e eficiência operacional. Tudo isso com praticidade, segurança e mais visibilidade sobre como os recursos estão sendo utilizados.
Quer conhecer melhor essa e outras soluções que facilitam a gestão de viagens da sua empresa? Confira tudo o que a Onfly oferece e transforme sua operação de viagens com mais tecnologia e menos burocracia.
