Tarifas públicas: o que sua empresa precisa saber para gastar menos em viagens

Organizar viagens corporativas vai muito além de reservar voos ou hotéis. Para garantir eficiência e controle financeiro, é fundamental entender o que está por trás dos preços cobrados por cada serviço.

Um dos fatores que mais influencia esses valores, e muitas vezes passa despercebido, são as tarifas públicas. Elas estão presentes em praticamente todas as etapas da viagem: transporte aéreo, hospedagem, locação de veículos e muito mais.

Essas tarifas podem parecer inofensivas, mas afetam diretamente o orçamento das empresas, principalmente quando não há uma política clara de gestão de viagens.

Neste post, você vai entender o que são as tarifas públicas, como se diferenciam das negociadas e de que forma impactam nos custos das viagens corporativas. Continue a leitura e evite desperdícios na próxima viagem da sua equipe!

O que são tarifas públicas?

Toda empresa que realiza viagens corporativas com frequência precisa estar atenta a um conceito que, embora pareça técnico, impacta diretamente o orçamento: as tarifas públicas.

Essas tarifas representam os valores praticados ao consumidor final, sem qualquer personalização, desconto ou vínculo comercial.

Elas são estabelecidas por prestadores de serviço, como companhias aéreas, hotéis e locadoras e, em muitos casos, servem como referência base para negociações.

Em serviços regulados, como transporte coletivo ou aviação, essas tarifas podem ser definidas ou limitadas por órgãos governamentais. É o caso de trechos regionais operados por companhias com subsídio, por exemplo.

Em resumo, tarifa pública é o preço cheio, que será cobrado de qualquer cliente sem negociação prévia. Ou seja, de toda empresa que não tiver um modelo eficiente de gestão de viagens.

Tarifas públicas vs. tarifas negociadas: qual a diferença?

Embora o termo “tarifa pública” seja usado com frequência, é fundamental compará-lo com seu oposto: a tarifa negociada.

Enquanto a tarifa pública é fixa e aplicada de forma geral, a negociada é fruto de acordos entre empresas e fornecedores, levando em conta critérios como:

• Volume de consumo mensal ou anual;
• Frequência de compra ou reserva;
• Possibilidade de fidelização;
• Previsibilidade de demanda;
• Datas de alta ou baixa temporada.
  

A tarifa negociada tende a ser mais baixa, mas oferece também outras vantagens importantes:

• Condições flexíveis de alteração e cancelamento;
• Benefícios como café da manhã incluso ou upgrade de categoria;
• Atendimento personalizado com gerente de conta.
  

Por isso, empresas que estruturam um programa de viagens bem definido conseguem sair da zona das tarifas públicas e garantir mais economia e controle sobre seus custos.

Como as tarifas públicas impactam os custos das viagens corporativas

Você já parou para calcular quanto sua empresa pode estar gastando a mais por não negociar tarifas? A diferença no orçamento pode ser maior do que parece.

O custo médio de uma viagem corporativa no Brasil gira em torno de R$ 1.500 a R$ 3.000 por pessoa, considerando transporte, hospedagem e alimentação. Quando se utiliza apenas tarifas públicas, esse valor pode subir ainda mais.

Veja alguns pontos em que o uso indiscriminado dessas tarifas eleva os custos:

• Hospedagem: sem contrato corporativo, hotéis aplicam o valor cheio das diárias, com acréscimos em períodos de alta demanda;
  
• Passagens aéreas: tarifas públicas variam diariamente, e compras de última hora podem custar até 40% a mais;
  
• Locação de veículos: sem parceria, os valores incluem seguros mais caros e condições menos vantajosas.
  

Além do impacto direto no custo, depender apenas dessas tarifas dificulta a previsibilidade financeira. Empresas que trabalham com acordos conseguem planejar melhor e tomar decisões mais estratégicas.

Como otimizar a gestão de viagens com base nas tarifas públicas

Entender como as tarifas públicas funcionam é só o começo. O passo seguinte é usar esse conhecimento para criar uma gestão de viagens mais eficiente, econômica e estratégica. 

Veja como colocar isso em prática na sua empresa:

1. Mapeie os principais fornecedores

Antes de sair negociando, é essencial saber com quem sua empresa mais consome. Levante dados dos últimos 6 a 12 meses e identifique:

• Quais companhias aéreas concentram as compras;
• Quais hotéis são mais utilizados nas cidades de destino;
• Se há repetição no uso de locadoras ou apps de mobilidade.
  

Com essas informações em mãos, você poderá iniciar negociações mais assertivas, mostrando dados reais de volume e frequência de consumo.

2. Use plataformas especializadas

Soluções de gestão de viagens, como a plataforma da Onfly, ajudam a comparar tarifas públicas e negociadas em tempo real, trazendo mais inteligência à tomada de decisão.

Além disso, elas permitem:

• Centralizar reservas em um único lugar;
• Restringir o uso de tarifas públicas sem controle;
• Aplicar filtros e políticas internas automáticas;
• Gerar relatórios financeiros com recorte por centro de custo, projeto ou colaborador.
  

Essa tecnologia garante que os colaboradores só utilizem tarifas públicas quando realmente necessário e que isso seja registrado e monitorado.

3. Antecipe as compras e reservas

Mesmo quando for preciso operar com tarifas públicas, há formas de reduzir o impacto financeiro.

A principal é a antecipação das reservas. Em geral, quanto maior for a antecedência:

• Menores os valores de passagens e hospedagens;
• Maior a disponibilidade de categorias econômicas;
• Maior a previsibilidade para o financeiro.
  

Por isso, estimule os gestores a planejarem suas viagens com pelo menos 15 a 30 dias de antecedência.

4. Treine os colaboradores

Muitos dos gastos com tarifas públicas acontecem por falta de conhecimento ou autonomia excessiva. Crie campanhas internas de conscientização sobre:

• A importância do uso da plataforma oficial de reservas;
• Os custos adicionais de agir fora da política;
• Os canais disponíveis para solicitar exceções, se necessário.
  

Ter um manual de política de viagens atualizado também é essencial. As tarifas públicas são parte inevitável da realidade de quem viaja a trabalho. 

No entanto, empresas que entendem como elas funcionam conseguem usar essas informações a seu favor, negociando com fornecedores, antecipando reservas e estruturando uma gestão de viagens mais eficiente.

Ignorar esse fator pode levar a desperdícios recorrentes e perda de competitividade. Por outro lado, monitorar e controlar o uso de tarifas públicas permite reduzir custos, melhorar a previsibilidade de caixa e aumentar a satisfação dos colaboradores em suas jornadas.

Quer transformar a forma como sua empresa lida com viagens? Com a Onfly, você pode integrar tecnologia, política de viagens e fornecedores em um só lugar, garantindo mais economia e eficiência.

Para entender como os acordos com fornecedores ajudam nesse processo, leia também nosso conteúdo sobre acordos corporativos com companhias aéreas e descubra por onde começar!