Como recuperar o imposto VAT em viagens corporativas internacionais e reduzir custos

Viajar a trabalho é uma realidade constante para muitas empresas que atuam globalmente. Reuniões presenciais com clientes internacionais, participação em feiras, treinamentos e conferências exigem investimentos significativos.

No entanto, muitas organizações ainda ignoram uma oportunidade valiosa de reduzir alguns desses custos, por exemplo, com a recuperação do VAT (ou IVA imposto sobre valor agregado) pago em serviços e produtos durante viagens corporativas internacionais.

O que poucas empresas sabem é que, ao viajar para determinados países, parte dos tributos pagos pode ser reembolsada.

Isso se aplica, por exemplo, ao IVA, que incide sobre hospedagens, refeições, combustíveis e até ingressos para eventos. Não é apenas uma economia pontual, mas uma prática contínua que pode recuperar o orçamento com viagens da empresa.

Descubra como funciona esse processo, por que a maioria das empresas ainda não aproveita esse benefício fiscal, como a tecnologia pode ser uma aliada essencial e, claro, como a Onfly pode te ajudar a recuperar o VAT.

Prepare-se para transformar a maneira como sua organização lida com as despesas internacionais!

O que é VAT reembolsável em viagens corporativas?

VAT é a sigla para Value Added Tax, equivalente ao imposto sobre valor agregado cobrado em diversos países sobre a comercialização de bens e serviços.

Esse tributo funciona de maneira semelhante ao ICMS ou ISS no Brasil, mas com características específicas de cada jurisdição internacional.

Nas viagens corporativas, as empresas pagam VAT em despesas como:

• Hospedagem em hotéis;
• Refeições em restaurantes;
• Locação de veículos;
• Transporte terrestre e aéreo;
• Participação em eventos e conferências;
• Serviços contratados durante a estadia.

Em viagens corporativas internacionais, o IVA representa um custo adicional invisível, que muitas empresas não percebem que podem reaver.

Na maioria dos países da União Europeia, Reino Unido, Canadá, Japão, Austrália, entre outros, há a possibilidade legal de solicitar o reembolso desse tributo.

Contudo, a empresa deve cumprir certos requisitos, como manter a documentação fiscal correta, estar devidamente registrada e respeitar os prazos de solicitação.

Esse reembolso pode chegar a até 25% das despesas realizadas em território estrangeiro. Imagine quanto isso representa ao longo de um ano de viagens corporativas!

Em vez de considerar o VAT como um custo perdido, é possível tratá-lo como um ativo recuperável, que pode fortalecer o fluxo de caixa da empresa.

Por que poucas empresas aproveitam esse crédito fiscal?

Embora a possibilidade de reembolso seja amplamente reconhecida por especialistas em gestão fiscal e tributária, a maioria das empresas ainda negligencia o processo. Existem alguns motivos principais para isso:

Falta de conhecimento técnico

Muitos profissionais das áreas de finanças e compras simplesmente não sabem que é possível recuperar o IVA imposto sobre valor agregado em despesas realizadas no exterior.

Isso acontece especialmente em empresas que ainda não internacionalizaram suas operações ou que não têm processos financeiros estruturados para analisar esse tipo de benefício fiscal.

Complexidade do processo

Cada país possui regras próprias para o reembolso do VAT.

As exigências variam em termos de:

• Documentação;
• Tipos de despesas elegíveis;
• Prazos; e
• Canais de solicitação.

Isso torna o processo moroso e burocrático para quem tenta realizá-lo internamente sem o apoio de especialistas ou tecnologia adequada.

Baixa digitalização dos recibos

Um obstáculo frequente é a falta de controle e digitalização dos recibos e notas fiscais. Sem os documentos originais emitidos corretamente, o reembolso se torna inviável.

Além disso, muitos recibos ainda são entregues em papel, exigindo digitalização e categorização manual.

Falta de uma política de viagens eficiente

Empresas que não possuem uma política clara e bem aplicada para viagens corporativas tendem a falhar no controle dos gastos e, consequentemente, perdem oportunidades de recuperação tributária.

A ausência de processos impede a centralização dos dados fiscais necessários.

Esses fatores explicam por que apenas uma pequena fração das empresas explora de forma eficaz a recuperação do VAT reembolsável. Mas há formas de mudar esse cenário, e a tecnologia é uma delas.

Como funciona o processo de recuperação de VAT na prática?

A recuperação do IVA pode parecer complicada à primeira vista, mas com os passos certos e o apoio das ferramentas corretas, o processo se torna bem mais fluido. Veja como ele funciona na prática:

1. Identificação de países elegíveis

Nem todos os países permitem o reembolso do VAT para empresas estrangeiras. O primeiro passo é verificar onde há acordos bilaterais que viabilizam essa prática.

Países como Alemanha, França, Holanda, Reino Unido, Suécia e Bélgica estão entre os mais comuns nesse tipo de reembolso.

2. Organização dos documentos fiscais

As notas fiscais e recibos devem estar em conformidade com os requisitos legais do país em questão.

Isso inclui a descrição correta dos serviços, número de VAT do fornecedor, valor discriminado do imposto, data e CNPJ ou razão social da empresa pagadora.

3. Preenchimento dos formulários oficiais

Cada país exige o envio de formulários específicos, que devem ser preenchidos com dados detalhados da empresa e das despesas.

Normalmente, é necessário apresentar também uma cópia do passaporte do colaborador, extratos de pagamento e comprovantes de reserva.

4. Submissão aos órgãos fiscais

O envio pode ser feito digitalmente (em alguns países) ou via correio. Após a submissão, é preciso aguardar o processamento, que pode levar de 2 a 6 meses dependendo da jurisdição.

5. Recebimento do reembolso

Se tudo estiver correto, o valor do VAT é depositado diretamente na conta da empresa, em moeda local ou internacional. Em alguns casos, o reembolso pode ser parcial, conforme as políticas fiscais locais.

Como a tecnologia pode simplificar esse processo?

A transformação digital está revolucionando todas as áreas das empresas – inclusive o setor financeiro e tributário.

A boa notícia é que já existem soluções tecnológicas que automatizam grande parte do processo de recuperação do imposto sobre valor agregado, reduzindo erros, aumentando a eficiência e melhorando a transparência.

Integração com sistemas de gestão

Softwares especializados podem se integrar com ERPs e plataformas de gestão de viagens para capturar automaticamente os dados das despesas internacionais. Isso garante que todas as informações necessárias sejam coletadas no momento certo.

Digitalização e OCR

Com tecnologia de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), é possível digitalizar recibos e notas fiscais, extrair os dados automaticamente e categorizá-los conforme exigências de cada país. Isso elimina retrabalho e garante conformidade fiscal.

Alertas de prazos e conformidade

As plataformas inteligentes emitem alertas sobre prazos de solicitação de reembolso e identificam documentos que estão incompletos ou com erro. Isso evita que a empresa perca oportunidades por simples falhas humanas.

Dashboards de economia

Relatórios em tempo real mostram quanto foi recuperado, quais países oferecem maior potencial de reembolso e quais departamentos geram mais despesas elegíveis. Isso facilita a tomada de decisões estratégicas.

A adoção de tecnologia no processo de recuperação do VAT é um diferencial competitivo, especialmente para empresas que realizam viagens internacionais com frequência.

Como a Onfly ajuda sua empresa a recuperar VAT e economizar

A Onfly é mais do que uma plataforma de gestão de viagens corporativas – é um hub completo que integra reservas, controle de despesas e agora também a recuperação do IVA.

Com foco em eficiência, tecnologia e economia, a Onfly oferece uma abordagem moderna e automatizada via IA para garantir que sua empresa aproveite ao máximo os créditos fiscais internacionais.

Centralização dos dados

Todos os dados de viagens, despesas e documentos fiscais ficam organizados em um único sistema, facilitando a identificação de valores reembolsáveis.

Atendimento especializado

Uma equipe dedicada orienta sua empresa em cada etapa, desde a captação dos dados até o recebimento do crédito, eliminando dúvidas e otimizando o tempo dos gestores financeiros.

Cartão corporativo

Quando os colaboradores utilizam o cartão corporativo Onfly, as despesas são categorizadas em tempo real, armazenadas com metadados fiscais e integradas ao sistema de reembolso.

Isso elimina retrabalho e perda de recibos, permitindo que sua empresa capte de volta o IVA imposto sobre valor agregado com precisão e em conformidade com os requisitos internacionais.

Recuperação do VAT: com Onfly vs. sem Onfly

Confira o processo de recuperação do VAT com ou sem a Onfly:

Etapas do processo	Sem Onfly 😩	Com Onfly 🚀
1. Emissão e organização de recibos	Manual, por e-mail ou papel	Digital e automática via app e cartão
2. Validação fiscal dos documentos	Feita por RH ou contabilidade	Automatizada com regras tributárias locais
3. Preenchimento de formulários	Manual, país por país	Automatizado via plataforma centralizada (via API)
4. Envio ao órgão fiscal estrangeiro	Correio físico ou e-mail	API integrada e envio automatizado
5. Tempo médio de recuperação	De 6 a 12 meses	A partir de 90 dias, com histórico digital
6. Risco de erros e não conformidade	Alto — perda de reembolso frequente	Baixíssimo, com auditoria embutida
7. Visão de economia e indicadores	Planilhas isoladas e sem padrão	Dashboard em tempo real com KPIs fiscais
8. Suporte especializado	Terceirizado e caro	Incluso na solução da Onfly

Recuperar o VAT nunca foi tão fácil, rápido e seguro. Com a Onfly, sua empresa não só economiza, como também profissionaliza sua gestão de viagens e finanças globais.

Economizar em viagens é possível — você só precisa das ferramentas certas

Muitas empresas ainda tratam o VAT como um custo inevitável nas viagens internacionais. No entanto, a verdade é que ele pode ser uma excelente fonte de economia e de melhoria no fluxo de caixa – quando tratado com estratégia.

Agora que você conhece os principais pontos do processo de recuperação do VAT, sabe por que tantas empresas deixam esse dinheiro na mesa e entende como a Onfly pode transformar essa realidade, o próximo passo é simples: agir.

Sua empresa realiza viagens internacionais com frequência? Então é hora de rever sua política de gastos, integrar a tecnologia certa e começar a recuperar valores significativos que até hoje estavam sendo desperdiçados.

Fale com a equipe da Onfly e descubra como reduzir os custos da sua operação internacional com um sistema inteligente e automatizado.