Qual o tempo total gasto pelos gestores aprovando despesas e como podemos reduzi-lo?

A rotina de um gestor já é, por definição, feita de decisões estratégicas. Mas, no meio delas, existe um tipo de tarefa que se infiltra silenciosamente no dia a dia e rouba tempo, foco e energia: a aprovação de despesas.

O problema não é aprovar uma despesa em si. O problema é que o financeiro deixou de ser um momento específico do dia e passou a ser uma camada constante na vida do gestor. Ele aparece entre reuniões, durante deslocamentos, no celular à noite e, muitas vezes, sem contexto suficiente para uma decisão rápida.

Quando isso acontece, o custo não é apenas operacional. É cognitivo, emocional e estratégico.

Por que a aprovação de despesas consome tanto tempo dos gestores?

À primeira vista, aprovar uma despesa parece simples: olhar o valor, conferir o comprovante e clicar em “aprovar”. Na prática, raramente é assim.

Cada solicitação exige uma sequência de microdecisões:

·        essa despesa está dentro da política?

·        o comprovante é válido?

·        o valor faz sentido para esse tipo de gasto?

·        isso já foi aprovado antes?

Agora multiplique isso por dezenas de solicitações por semana.

O “custo invisível” aparece nas interrupções constantes. O gestor está em uma reunião estratégica e recebe uma notificação. Depois, outra. E mais uma. Cada pausa quebra o raciocínio, exige retomada de contexto e consome minutos que, somados, viram horas.

Em cenários comuns, não é exagero estimar que um gestor gaste de 2 a 4 horas por semana apenas lidando com aprovações, esclarecimentos e correções de despesas. Horas que poderiam estar sendo usadas para decisões de impacto real no negócio.

E o mais desgastante: muitas dessas análises não são estratégicas. São operacionais, repetitivas e evitáveis.

Os principais vilões do tempo: onde exatamente o processo de aprovação trava

O tempo não se perde em um único ponto. Ele escorre aos poucos, nos atritos do processo.

Falta de informações completas no envio da despesa

O gestor abre a solicitação e percebe que falta o centro de custo, a justificativa ou o projeto relacionado. A aprovação para, a dúvida volta para o colaborador e o ciclo recomeça.

Dificuldade de conferir comprovantes

Notas ilegíveis, fotos cortadas, arquivos anexados fora de padrão. Cada tentativa de “entender” o comprovante consome minutos preciosos e aumenta o risco de erro.

Dúvidas recorrentes sobre a política interna

Sem regras claras ou automatizadas, o gestor vira o intérprete da política. Toda despesa vira um caso a ser analisado individualmente.

Falta de integração entre sistemas

Quando a aprovação acontece em um lugar, o controle financeiro em outro e o lançamento contábil em um terceiro, o retrabalho é inevitável. E o gestor acaba sendo o elo que tenta costurar tudo.

Atrasos na comunicação

Perguntas e respostas espalhadas por e-mail, WhatsApp ou mensagens internas. O tempo de espera se soma, e a aprovação que levaria segundos passa a levar dias.

O resultado é um efeito dominó: minutos viram horas semanais, e o financeiro deixa de apoiar o gestor para se tornar um ruído constante na sua agenda.

Táticas imediatas para reduzir o tempo gasto por gestores

Outro ponto que costuma gerar ganho imediato é reduzir o número de exceções. Quanto mais exceções uma política permite, mais decisões manuais recaem sobre o gestor.

Revisar regras antigas, alinhar limites à realidade atual da empresa e eliminar permissões ambíguas diminui drasticamente o volume de análises individuais. Menos exceção significa menos interrupção e mais previsibilidade no dia a dia.

Além disso, vale repensar quem realmente precisa aprovar o quê. Em muitas empresas, gestores acabam aprovando despesas de baixo valor ou baixo risco apenas por padrão, não por necessidade.

Ajustar alçadas de aprovação e delegar decisões simples libera tempo para que o gestor foque no que realmente exige julgamento estratégico. O financeiro continua no controle, mas sem ocupar espaço desproporcional na agenda de liderança.

Mudanças simples que geram grande impacto

A boa notícia é que não é preciso redesenhar toda a empresa para ganhar eficiência. Alguns ajustes simples já reduzem drasticamente o tempo gasto com aprovações.

Crie um checklist obrigatório para submissão de despesas

Quando o colaborador só consegue enviar a despesa com todos os campos preenchidos, o gestor deixa de perder tempo pedindo informações básicas. Esse ajuste, sozinho, elimina grande parte do vai e volta.

Padronize categorias, limites e regras de aprovação

Quanto menos interpretação, mais rapidez. Regras claras reduzem dúvidas e fazem com que muitas decisões deixem de ser subjetivas.

Centralize a política de despesas em um formato acessível

Modelos claros, exemplos práticos e comunicação objetiva diminuem drasticamente exceções e questionamentos.

Permita aprovações rápidas pelo celular

Aprovar no momento certo, com contexto e clareza, evita acúmulo de solicitações e decisões apressadas no fim do dia.

Automatize validações básicas

Campos obrigatórios, limites por categoria e alertas automáticos eliminam erros antes mesmo de a despesa chegar ao gestor.

Empresas que adotam essas práticas costumam perceber uma redução imediata no tempo de análise, além de menos retrabalho para o financeiro.

Quando a tecnologia entra nesse processo, como acontece em plataformas integradas de gestão de despesas como a Onfly, o ganho vai além do tempo. O gestor passa a ter contexto, segurança e clareza para decidir rápido — sem que o financeiro precise disputar espaço na sua agenda.

Quando o financeiro deixa de interromper, o gestor volta a decidir melhor

A aprovação de despesas não deveria ser um peso silencioso na rotina de quem lidera. Quando bem estruturado, o processo deixa de ser uma sequência de interrupções e passa a funcionar como um fluxo natural, previsível e confiável.

No fim das contas, reduzir o tempo gasto com aprovações não é apenas uma questão de eficiência operacional. É devolver ao gestor aquilo que ele mais precisa para performar melhor: tempo, foco e tranquilidade para decidir.

E quando o financeiro trabalha a favor disso, todo o negócio sente o impacto.

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