Pacote de viagens corporativas: guia para empresas

Organizar viagens a trabalho envolve muito mais do que emitir passagens e reservar hotéis. É preciso garantir que tudo aconteça com eficiência, economia e segurança, alinhado às metas do negócio.

Se sua empresa faz deslocamentos frequentes, vale considerar a contratação de um pacote de viagens corporativas. 

Neste guia, explicamos o que ele inclui, como escolher o ideal e quais as vantagens de usar plataformas como a Onfly para gerenciar tudo com mais controle. Confira os pontos essenciais para transformar a gestão de viagens no seu negócio!

O que é um pacote de viagens corporativas?

O pacote de viagens corporativas é uma solução criada para facilitar o dia a dia de empresas que enviam colaboradores para compromissos profissionais em outras cidades ou países.

Ele reúne todos os itens essenciais da viagem em um único serviço, como:

• Transporte;
• Hospedagem;
• Alimentação;
• Suporte especializado.
  

Além da praticidade, o pacote também traz padronização, economia e previsibilidade de gastos. Ou seja, sua empresa evita surpresas e ganha agilidade na hora de organizar as viagens.

Por que contratar um pacote de viagens corporativas?

Empresas que viajam com frequência sabem que a gestão manual de reservas e reembolsos pode ser caótica. Contratar um pacote é uma forma de centralizar tudo, com mais controle e menos burocracia.

Veja alguns motivos para investir nesse formato:

• Redução de custos com reservas otimizadas;
• Conformidade com a política interna de viagens;
• Atendimento emergencial em imprevistos;
• Relatórios e análises para tomada de decisão.
  

O que um bom pacote corporativo deve incluir?

Agora que você já entende a importância do pacote, vamos ao que realmente importa: o que ele deve conter para ser completo e eficiente.

Transporte

O transporte é o primeiro elemento que precisa estar no radar ao contratar um pacote de viagens corporativas. Afinal, sem deslocamento eficiente, toda a logística da viagem pode ser comprometida.

É fundamental que o pacote ofereça diferentes alternativas, com foco em tarifas negociadas e flexibilidade operacional. Os principais formatos são:

• Passagens aéreas com tarifas corporativas e condições de remarcação facilitadas;
• Aluguel de veículos, com contratos que já incluam seguros e cobertura para deslocamentos em múltiplas cidades;
• Aplicativos de mobilidade (como Uber ou 99), integrados à plataforma e com controle centralizado de uso e custos.
  

A escolha do meio de transporte ideal vai depender de fatores como distância, perfil do colaborador e duração da estadia. Ter tudo isso planejado em um pacote reduz surpresas e permite mais previsibilidade financeira e operacional.

Hospedagem

A hospedagem é um dos principais pontos de impacto na experiência do colaborador durante a viagem, tanto em conforto quanto em segurança.

Um bom pacote inclui hotéis bem localizados, com bom custo-benefício e dentro da política da empresa. Plataformas especializadas como a Onfly oferecem uma ampla rede de parceiros, com tarifas corporativas e condições exclusivas para negócios.

Além disso, é possível:

• Filtrar hotéis por categoria, comodidades (Wi-Fi, café da manhã, estacionamento, etc.) e reputação;
• Customizar a reserva conforme o perfil do colaborador (por exemplo, executivos que viajam com mais frequência podem ter padrão de hospedagem superior);
• Escolher locais estratégicos, próximos a centros de convenções, clientes ou aeroportos, otimizando tempo e deslocamentos.
  

Ao centralizar todas as reservas em um único ambiente, a empresa reduz o risco de duplicidade de reservas, evita gastos fora da política e facilita o controle do orçamento por centro de custo ou projeto.

Alimentação

A alimentação pode parecer um item secundário, mas ela representa uma parte significativa dos custos e da burocracia em viagens corporativas, especialmente quando não está prevista de forma estruturada.

Incluir esse item no pacote ajuda a evitar reembolsos excessivos e melhora o controle de gastos. As principais formas de gestão são:

• Diárias fixas para alimentação, com valor pré-determinado por refeição ou dia;
• Vouchers digitais, aceitos em redes de restaurantes e que dispensam o uso de dinheiro físico;
• Adiantamentos automáticos gerenciados pela plataforma, com acompanhamento em tempo real.
  

Essas soluções oferecem mais autonomia ao colaborador, ao mesmo tempo em que evitam divergências de valores, atrasos em reembolsos e registros manuais.

Além disso, a padronização das despesas com alimentação melhora a previsibilidade para o financeiro e reduz desgastes com comprovantes e prestação de contas.

Serviços adicionais

Os serviços adicionais são o que diferencia um pacote básico de uma solução completa e estratégica para a empresa. São eles que garantem uma experiência mais segura, fluida e alinhada às expectativas do colaborador.

Veja os principais benefícios que um pacote completo pode incluir:

• Seguro viagem corporativo, essencial especialmente em destinos internacionais ou regiões mais remotas;
• Acesso a salas VIP em aeroportos, o que melhora o conforto do viajante em conexões longas ou atrasos;
• Atendimento 24h, com suporte humano para imprevistos, cancelamentos, remarcações e emergências;
• Integração com ferramentas de gestão, como ERPs ou plataformas de reembolso e controle de despesas;
• Relatórios automáticos por viagem, colaborador, centro de custo ou período, otimizando o acompanhamento e a prestação de contas.
  

Esses serviços tornam a operação mais fluida e confiável, além de reforçarem o papel estratégico da área de viagens na empresa.

Se o seu negócio já envia colaboradores para outros estados ou países, é essencial contar com esses diferenciais para garantir segurança e profissionalismo ao longo de toda a jornada!

Como escolher o pacote ideal para sua empresa?

Com tantas opções no mercado, a escolha do pacote certo pode gerar dúvidas. Por isso, listamos os principais critérios que você deve considerar.

• Perfil das viagens: analise destinos, frequência e duração média dos deslocamentos;
• Orçamento disponível: defina limites por viagem e por colaborador, considerando hierarquia e função;
• Política de viagens: ter regras claras evita gastos fora do previsto e torna a operação mais fluida;
• Nível de autonomia: veja se a plataforma permite que o próprio colaborador gerencie sua viagem, com as devidas aprovações;
• Suporte e tecnologia: priorize soluções com atendimento humano, funcionalidades de controle e interface intuitiva.
  

Essas etapas ajudam a encontrar o pacote que se encaixa perfeitamente nas necessidades da empresa, sem desperdícios.

Vantagens de contratar pacotes via plataformas especializadas

Optar por plataformas como a Onfly traz ainda mais benefícios para a rotina corporativa. Além da montagem personalizada dos pacotes, você ganha escalabilidade e controle total.

Economia

As plataformas centralizam todas as reservas, aproveitam tarifas corporativas e automatizam a gestão de despesas. Isso reduz erros, melhora a negociação com fornecedores e traz clareza ao fluxo de caixa.

A Onfly, por exemplo, oferece relatórios detalhados e dashboards de acompanhamento em tempo real. 

Segurança

Além do seguro obrigatório, as plataformas oferecem:

• Controle de quem viaja e para onde;
• Suporte emergencial 24h;
• Histórico de viagens por colaborador;
• Alertas em caso de voos cancelados ou alterados.
  

Tudo isso contribui para uma gestão mais segura e profissional, com foco no bem-estar do time.

Eficiência

Com todas as etapas integradas em uma única solução, o tempo gasto com reservas, aprovações e reembolsos é drasticamente reduzido. A operação fica mais ágil, o time mais produtivo e os gestores têm visibilidade de tudo o que acontece.

Escalabilidade

Plataformas como a Onfly são ideais tanto para empresas que viajam pouco quanto para as que fazem dezenas de deslocamentos por semana. A tecnologia se adapta ao volume e cresce junto com o negócio, sem comprometer o controle.

Contratar um pacote de viagens corporativas vai muito além de facilitar reservas. É uma forma estratégica de estruturar processos, reduzir despesas e melhorar a experiência dos colaboradores em deslocamento.

Ao centralizar todos os serviços em uma plataforma especializada como a Onfly, sua empresa ganha mais controle, eficiência e previsibilidade. Sem abrir mão da segurança e do conforto para quem viaja.

E, se você está buscando maneiras de tornar a gestão de viagens mais inteligente e econômica, vale conferir também este conteúdo com dicas práticas para diminuir os custos com viagens corporativas. Te esperamos lá!