Como usar OCR para automatizar o lançamento de despesas em viagens corporativas
Organizar as despesas de uma viagem corporativa pode ser um verdadeiro desafio, especialmente quando cada comprovante precisa ser lançado manualmente em planilhas ou sistemas.
Para empresas que lidam com um volume alto de viagens, isso não só consome tempo, mas também eleva o risco de erros. A boa notícia é que existe uma solução tecnológica para isso: o OCR, ou reconhecimento óptico de caracteres.
Neste post, vamos mostrar como essa ferramenta automatiza o lançamento de despesas por imagem, melhora a experiência do colaborador e traz agilidade para o time financeiro. Entenda como funciona, quais são as vantagens e como implementar de forma segura!
O que é OCR de imagem?
OCR significa Optical Character Recognition e em português, Reconhecimento Óptico de Caracteres.
Essa tecnologia permite que sistemas consigam “ler” textos impressos em imagens, PDFs ou documentos digitalizados e convertê-los em dados editáveis.
No contexto de viagens corporativas, o OCR é usado para extrair automaticamente dados de notas fiscais, recibos e comprovantes, evitando que o colaborador precise digitar tudo manualmente.
Ao digitalizar uma nota, o sistema identifica campos como:
- Valor total;
- Data de emissão;
- CNPJ do emissor;
- Categoria da despesa;
- Descrição do serviço.
O resultado? Um processo mais rápido, padronizado e sem retrabalho.
Como funciona o OCR de imagem para o lançamento de despesas?
Na prática, o uso do OCR é simples e eficiente.
O colaborador tira uma foto do comprovante pelo app ou plataforma corporativa, e o OCR entra em ação:
- Identifica os caracteres e campos-chave da imagem;
- Interpreta e extrai os dados relevantes, como valores e datas;
- Preenche automaticamente os campos do sistema de reembolso.
Esse fluxo evita a digitação manual e garante que as informações sejam capturadas com mais precisão.
Além disso, muitos sistemas com OCR contam com validação automática: se um valor estiver fora da política da empresa, o sistema pode sinalizar ou bloquear o envio.
OCR é seguro? Como proteger os dados digitalizados?
Sim, OCR é seguro, desde que o sistema que utiliza essa tecnologia tenha políticas rígidas de proteção de dados.
Como os documentos digitalizados contêm informações sensíveis, é essencial que o sistema adote medidas como:
- Criptografia de ponta a ponta para envio e armazenamento de dados;
- Acesso restrito por autenticação segura;
- Backup em servidores certificados;
- Conformidade com normas como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Quais são as vantagens do OCR para empresas?
A adoção do OCR no processo de reembolso traz ganhos significativos de eficiência e controle.
Confira as principais vantagens para empresas que adotam essa tecnologia:
- Agilidade no reembolso, reduzindo o tempo entre envio e aprovação;
- Redução de erros manuais e retrabalho com preenchimento de dados;
- Mais controle sobre as despesas da equipe externa;
- Padronização de informações, com integração ao ERP ou sistema de gestão;
- Aumento da produtividade das equipes de finanças e RH;
- Experiência melhor para os colaboradores, que não precisam guardar pilhas de comprovantes.
Empresas que ainda usam fluxos manuais podem sofrer com burocracia, extravio de notas e processos engessados.
Como o OCR da Onfly melhora a gestão de viagens?
A Onfly é uma plataforma de gestão de viagens que integra o OCR ao seu sistema de reembolsos, eliminando etapas manuais e acelerando o processo de ponta a ponta.
Funciona assim:
- O colaborador viaja, consome e fotografa o comprovante pelo app;
- O OCR extrai os dados automaticamente;
- O sistema cruza os dados com as políticas de viagem e envia para validação;
- O financeiro aprova com poucos cliques e sem retrabalho.
Além disso, o OCR da Onfly é integrado ao sistema Omie, o que permite que os dados fluam direto para o ERP. Isso reduz erros, facilita a conciliação e automatiza o fechamento financeiro.
Quer ver na prática como essa integração pode facilitar sua operação? Leia: Automatize os reembolsos da sua empresa com Omie e Onfly.
Qual sistema OCR posso usar para digitalizar documentos?
Existem várias soluções com OCR no mercado, desde ferramentas robustas até APIs que podem ser integradas aos seus sistemas internos.
A escolha vai depender do seu porte, necessidades e nível de automação desejado.
Algumas opções incluem:
- Amazon Textract: solução da AWS com leitura avançada de tabelas e formulários;
- Google Cloud Vision: API que interpreta textos em diversas línguas e formatos;
- ABBYY FineReader: muito usado para digitalização em massa e PDFs;
- Onfly + Omie: ideal para empresas que precisam de OCR integrado à gestão de viagens e despesas.
Ao avaliar um sistema de OCR, verifique se ele permite customização por tipo de documento, se possui suporte técnico confiável e se está em conformidade com a LGPD.
Automatizar o lançamento de despesas por imagem com OCR é uma forma inteligente de modernizar o processo de reembolso, reduzir fraudes, evitar retrabalhos e melhorar o fluxo financeiro da sua empresa.
Além de economizar tempo e recursos, essa tecnologia oferece mais precisão nos dados, aumenta a transparência e melhora a satisfação dos colaboradores.
Se você quer transformar a forma como sua empresa lida com reembolsos, o OCR da Onfly é uma solução prática e segura. E o melhor: com integração direta com o ERP e suporte especializado.
Aproveite para complementar sua leitura com este guia completo: automatize os reembolsos da sua empresa com Omie e Onfly!
