GUIA COMPLETO: o que é fee e por que as agências cobram essa taxa?

Quem trabalha com gestão de viagens corporativas provavelmente já ouviu falar em fee.

O termo se refere a uma taxa cobrada pelos custos do agenciamento de viagens, e pode ser de vários tipos.

Principalmente para gestores de viagens e profissionais do setor financeiro, é essencial ficar por dentro do que é e quais são os tipos de fee, além de entender como calculá-lo e os motivos pelos quais as agências cobram essa taxa.

A seguir, você poderá acessar um guia completo sobre o fee e tirar todas as suas dúvidas em relação ao tema. 

O que é fee?

O fee é uma forma utilizada por agências de viagens corporativas, as famosas TMCs (Travel Management Company), para cobrar por serviços e comissionar os prestadores de acordo com as vendas realizadas. 

Ou seja, as empresas pagam uma pequena taxa cada vez que solicitam à agência uma operação ou demanda de viagem. O custo desta taxa, geralmente, varia de acordo com o serviço utilizado, mas são sempre taxas fixas.

Principalmente no universo das viagens corporativas, o fee é considerado uma parte importante da estrutura de cobrança e remuneração de agência de viagens, substituindo, muitas vezes, o modelo tradicional baseado em comissões. Ao longo dos anos, surgiram diferentes tipos de fee, cada um com uma função específica, adaptando-se às necessidades de cada cliente.

Origem e evolução do fee em agências de viagens

A cobrança de fee começou a ganhar força no setor de turismo a partir dos anos 2000, quando as companhias aéreas começaram a reduzir ou até eliminar as comissões pagas às agências de viagens. 

Até então, as agências eram remuneradas com uma porcentagem sobre os bilhetes emitidos. 

No entanto, fatores como a redução do comissionamento das agências de viagens por fornecedores e a diminuição dos incentivos pagos pelas companhias aéreas forçaram as agências a repensar o seu modelo de negócios.

Foi nesse contexto que o service fee (ou simplesmente “fee”) surgiu como uma solução. 

Inicialmente adotado por grandes agências corporativas, o modelo se espalhou rapidamente por todo o mercado, incluindo agências online e especializadas. 

Atualmente, cobrar fee é prática comum e considerada essencial para a sustentabilidade e transparência da relação entre cliente e fornecedor. 

A ideia com a cobrança dessas taxas pela agência de viagem é oferecer uma maior qualidade, funcionalidade e manutenção dos serviços concedidos aos clientes e usuários.

Qual a diferença entre fee e comissão?

A principal diferença entre fee e comissão está na origem da remuneração. 

A comissão é paga pelo fornecedor (companhia aérea, hotel, locadora de veículos etc.) à agência, como uma porcentagem sobre a venda. 

Já o fee é pago diretamente pelo cliente à agência, em troca do serviço prestado.

Enquanto a comissão pode gerar conflitos de interesse (levando a agência a priorizar fornecedores que pagam mais), o fee é mais transparente e favorece o alinhamento entre os interesses da agência e os do cliente. 

Além disso, o fee permite que a agência seja remunerada mesmo quando não há venda envolvida, como no caso da consultoria, da gestão de políticas de viagem ou do atendimento emergencial.

Como calcular o fee?

O cálculo do fee pode variar conforme o modelo adotado e o tipo de serviço prestado. Em geral, as agências consideram fatores como:

• Volume de transações;
• Complexidade do atendimento;
  Tipos de serviços solicitados (emissão de bilhetes, alterações, reembolsos, etc);
• Nível de personalização da gestão;
• Uso de tecnologia e automações;
• Atendimento fora do horário comercial.

Em contratos corporativos, é comum que o cálculo do fee seja acordado com base em uma combinação de volume estimado de viagens, estrutura de atendimento e necessidades específicas da empresa. 

O importante é que os critérios sejam claros e transparentes para ambas as partes.Leia também: Conheça a calculadora de savings e descubra quanto você pode economizar com a Onfly.

Principais tipos de fee cobrados pelas agências

Cada cliente apresenta uma forma única de organizar e gerenciar suas viagens, e é por isso que existem variações do fee, que atendem de forma mais direcionada o sistema financeiro e cultural das empresas. 

São eles:

Fee por transação (Transaction Fee)

É o modo mais tradicional de fee adotado pelas agências de viagens. 

Nesse modelo, a agência cobra um valor fixo por cada serviço realizado — como emissão de bilhete, alteração, cancelamento, etc. 

Ou seja, a cada movimentação ou emissão é cobrada uma taxa fixa de serviço.

Fee mensal (Monthly Fee)

Nesta taxa, são atribuídos todos os custos fixos e variáveis, diretos e indiretos, para a transação do fee para as TMCs, como os serviços de consultoria, análise de dados, acompanhamento de performance e gestão da política de viagens. 

O management fee está mais ligado ao papel estratégico da agência na operação da conta do cliente, indo além da simples emissão de passagens.

Geralmente, são usadas quando as agências querem ter um modelo mais robusto e estável e que abarque diversas variáveis da cobrança. 

Por esse motivo, o valor final cobrado no fee varia de acordo com as relações de custos ao longo do mês vigente e da gestão estabelecida, além do percentual de vendas mensais da empresa contratante. 

O valor mensal tem pouca variação, porque a estrutura é fixada para atendimento a uma demanda previamente conhecida e estável.

Fee de sucesso (Success Fee)

Esse tipo de fee está atrelado ao alcance de metas e resultados acordados previamente. 

Por exemplo, a agência pode receber um success fee caso consiga reduzir os custos de viagem da empresa em determinado percentual. 

É um modelo que reforça o compromisso com a entrega de valor.

Fee fixo (Flat Fee)

O flat fee é um valor único e fixo, independentemente do número de transações ou do volume de viagens. 

Ele pode ser cobrado por projeto, por período ou por escopo específico. É útil em situações onde a previsibilidade é alta ou quando se trata de serviços pontuais.

Fee misto (Mixed Fee)

O modelo misto combina dois ou mais tipos de fee. 

Por exemplo, uma empresa pode pagar um monthly fee para garantir estrutura de atendimento e um transaction fee por cada emissão. 

Esse modelo permite personalização e flexibilidade, adaptando-se a diferentes perfis de cliente.

Por que as agências cobram o fee?

A mudança para o modelo de fee não foi apenas uma resposta à desregulamentação das comissões, mas uma evolução necessária para o setor.

Confira alguns benefícios:

Transparência nos custos

A cobrança do fee torna o custo do serviço da agência explícito e separado do custo da passagem ou da hospedagem. 

Isso elimina a “caixa preta” das comissões, onde o cliente não sabia exatamente quanto a agência ganhava. Com o fee, a empresa tem clareza sobre o valor que está pagando pela consultoria, gestão e suporte, o que fortalece a relação de confiança.

Melhoria na qualidade dos serviços

Ao ser remunerada diretamente pelo cliente via fee, a agência tem um incentivo maior para focar na qualidade do serviço, na otimização de processos e na busca pelas melhores soluções para o viajante e para a empresa. 

O interesse deixa de ser atrelado ao valor da passagem (que poderia incentivar tarifas mais caras para gerar mais comissão) e passa a ser focado em gerar valor real para o cliente.

Alinhamento com a política de viagens corporativas

Com o fee, a agência se torna uma verdadeira parceira na gestão da política de viagens corporativas. 

Ela pode atuar de forma mais consultiva, ajudando a empresa a encontrar as melhores tarifas, a garantir o cumprimento das regras internas, a otimizar o orçamento e a gerar relatórios detalhados. 

A remuneração por fee encoraja a agência a trabalhar ativamente para o benefício financeiro e operacional da empresa, ao invés de focar apenas na venda de produtos com maior comissão.

Como negociar o fee com sua agência de viagens?

Negociar o fee com sua agência de viagens é um processo que deve envolver transparência, análise de dados e compreensão mútua. 

Algumas dicas para uma negociação eficaz são:

• Conheça o volume de viagens, sazonalidades e necessidades específicas da sua empresa;
• Avalie diferentes tipos de fee e escolha aquele que faz mais sentido para o seu modelo de negócios;
• Considere o que está incluso no fee — atendimento, relatórios, tecnologia, suporte emergencial, etc;
• Solicite simulações baseadas em dados históricos para entender o impacto financeiro de cada modelo;
• Relacione o valor do fee a indicadores de performance, garantindo que a agência mantenha um nível de serviço compatível com a remuneração.

A Onfly cobra fee?

Nossa plataforma realiza toda a gestão da jornada de viagens de ponta a ponta, englobando os produtos e serviços necessários para uma viagem corporativa bem-sucedida.

Por isso, é bem comum recebermos perguntas se cobramos fee em nossos processos.

Diferentemente das agências de viagens tradicionais, cobramos somente o plano de assinatura para sua empresa ter acesso a diversos benefícios e vantagens que vão elevar o patamar de gestão de viagens da sua empresa.

A forma como trabalhamos por aqui, por meio das mensalidades, faz com que estas taxas não estejam em nossas emissões. 

Assim, ajudamos empresas a economizarem em sua jornada de gestão de viagens com redução dos custos de agenciamento de viagens.

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