Novas regras de hotelaria: como isso impacta o planejamento corporativo

As regras mudam, os preços sobem — e o gestor de viagens precisa descobrir como fazer milagre com o mesmo orçamento.

Com as novas regras da hotelaria corporativa, que entram em vigor no fim de 2025, o setor passa por ajustes que mexem com o coração do planejamento: custos, compliance e previsibilidade.

De políticas de check-in e check-out mais rígidas a taxas adicionais e prazos de cancelamento menores, entender o que está mudando é essencial para evitar prejuízos e manter o controle das despesas de viagem.

Neste guia, você vai entender as principais alterações do setor, seus impactos diretos no planejamento e como usar a tecnologia — como a da Onfly — para transformar o desafio em eficiência.

O que mudou nas regras da hotelaria corporativa

O setor hoteleiro vem se modernizando, e isso inclui ajustes nas políticas de reserva, cobrança e registro de hóspedes.

Essas mudanças refletem a busca por padronização e transparência, mas também exigem que gestores revisem processos e adaptem suas políticas de viagem.

A seguir, veja o que muda — e como se preparar.

1. Política de check-in e check-out mais rígida

A nova regra nacional define check-in às 14h e check-out às 12h. Embora padronize horários, a mudança trouxe uma consequência prática: cobranças extras por early check-in e late check-out, inclusive em reservas corporativas.

Para empresas, isso significa que viagens com voos fora do horário comercial — comuns em deslocamentos de curta duração — podem gerar uma diária adicional. Gestores devem alinhar voos e hospedagens de forma estratégica, evitando períodos pagos sem uso.

Com a Onfly, esse controle é automatizado: o sistema cruza horários de voos e hospedagens, ajustando reservas e reduzindo desperdícios de verba corporativa.

2. Cancelamentos e reembolsos mais restritivos

Outra mudança importante está nas políticas de cancelamento e reembolso. Agora, muitos hotéis permitem cancelamentos gratuitos apenas com 24h de antecedência, e aplicam multas mais altas para no-show.

Isso exige mais previsibilidade do gestor de viagens — e, ao mesmo tempo, reforça a importância de contar com uma política de viagens corporativas clara, que oriente colaboradores sobre prazos e responsabilidades.

Empresas que utilizam plataformas de gestão, como a Onfly, podem reagendar ou cancelar reservas diretamente, sem perder tempo com intermediários e reduzindo o risco de custos indevidos.

3. Taxas e cobranças adicionais

O modelo “diária completa” está dando lugar à precificação fragmentada. Serviços antes incluídos — como café da manhã, estacionamento e internet — passaram a ser cobrados separadamente.

Esse novo formato, embora traga transparência, impacta o orçamento corporativo. Entre os custos adicionais mais frequentes estão:

• internet premium e coworking;
• estacionamento;
• lavanderia e consumo no quarto; e
• taxas administrativas sobre reservas corporativas.

Essas alterações exigem uma revisão das políticas de reembolso e negociação direta com fornecedores, garantindo que os contratos contemplem todos os custos reais.
A Onfly centraliza essas informações, oferecendo relatórios detalhados por viagem, colaborador e centro de custo, facilitando auditorias e análises financeiras.

4. Novas exigências de dados e compliance

Com a digitalização do setor, os hotéis estão exigindo cadastros digitais, autenticação prévia e emissão detalhada de comprovantes fiscais.

Além disso, em destinos internacionais, há novas demandas relacionadas à segurança de dados e normas tributárias.

Essas exigências aumentam a complexidade burocrática para o gestor, especialmente em empresas que ainda operam com processos manuais.

Com soluções automatizadas, como a da Onfly, é possível integrar cadastros e relatórios fiscais, garantindo conformidade com a LGPD e as normas de compliance corporativo.

Como essas mudanças afetam o planejamento de viagens corporativas

Essas novas regras não afetam apenas a operação de viagens, mas também a relação entre gestores, colaboradores e fornecedores. 

Mais do que ajustar orçamentos, é preciso redefinir processos internos e reforçar a comunicação.

Inclua o colaborador na conversa

A melhor forma de evitar ruídos e custos desnecessários é compartilhar informações de forma clara e antecipada.

Comunicados simples sobre as novas regras ajudam o colaborador a compreender:

• por que há cobrança em horários fora do padrão;
• quais taxas não são reembolsáveis; e
• como funcionam os prazos de cancelamento.

Essa transparência reduz pedidos de reembolso indevidos e melhora a aderência à política de viagens — um ponto essencial para manter o compliance.

Fortaleça suas políticas internas

Com a hotelaria em transformação, a política de viagens precisa evoluir junto. Garanta que o documento contemple:

• critérios para reembolso de taxas e serviços extras;
• limites de valor por diária e hospedagem;
• processos de autorização e exceções; e
• regras para cancelamentos e reagendamentos.

Plataformas como a Onfly permitem automatizar o cumprimento da política, impedindo reservas fora do padrão e centralizando a aprovação dos gestores.

Antecipe imprevistos com dados e planejamento

A previsibilidade é o novo diferencial competitivo. Ao analisar dados históricos e tendências de custos, o gestor consegue prever picos de preço, ajustar rotas e reservar hospedagens mais inteligentes.

A Onfly oferece dashboards de gastos e relatórios analíticos que permitem decisões baseadas em dados — reduzindo riscos e mantendo o orçamento sob controle mesmo diante de mudanças constantes no setor.

Como manter o controle mesmo com as mudanças constantes

Mudanças nas regras de hotelaria são inevitáveis. O que muda é como cada empresa responde a elas. Para manter o controle, três pilares são essenciais:

1. centralização: concentre reservas, aprovações e notas fiscais em uma plataforma única;
2. automação: elimine tarefas manuais e garanta relatórios financeiros precisos; e
3. educação: mantenha gestores e viajantes atualizados sobre políticas e boas práticas.

Com a Onfly, esses três pontos se unem em uma solução integrada, permitindo visibilidade total da gestão de viagens corporativas, redução de custos e compliance contínuo.

Viagens corporativas mais estratégicas, mesmo com novas regras

As mudanças recentes na hotelaria não são obstáculos — são oportunidades para profissionalizar a gestão.

Quando o gestor adota processos inteligentes, transforma burocracia em eficiência e mantém o foco no que realmente importa: o bem-estar e o desempenho dos colaboradores.

A Onfly é parceira nesse caminho, oferecendo tecnologia que simplifica o planejamento, automatiza reembolsos e garante total controle financeiro das viagens. Em tempos de mudanças constantes, o que faz a diferença é quem se adapta primeiro.

FAQ – Novas regras de hotelaria corporativa

Ainda está em dúvida? Confira outras perguntas comuns sobre o tema a seguir.

1. Quais são as novas regras de check-in e check-out em hotéis?

A partir de 2025, o governo federal padronizou os horários de check-in às 14h e check-out às 12h. Muitos hotéis passaram a cobrar por early check-in e late check-out, o que exige planejamento mais preciso entre voos e hospedagens corporativas.

2. Como as novas regras de hotelaria afetam o planejamento de viagens corporativas?

Elas aumentam a necessidade de sincronizar reservas, prazos e políticas de reembolso, reforçando o papel da automação e da comunicação entre gestor e colaborador.

3. O que muda nas políticas de cancelamento e reembolso?

Os prazos de cancelamento gratuito diminuíram e as taxas de no-show aumentaram, o que torna fundamental adotar plataformas com flexibilidade para reagendar e negociar diretamente com hotéis.

4. Por que hotéis estão cobrando por itens antes inclusos na diária?

O modelo atual prioriza personalização e transparência, mas pode aumentar o custo total se não houver controle centralizado dos gastos e contratos atualizados.

5. O que significa compliance em hospedagens corporativas?

É o conjunto de normas e práticas que garantem que os dados, pagamentos e reembolsos sigam padrões legais e de governança corporativa.

6. Como a tecnologia ajuda a lidar com as novas regras da hotelaria?

Plataformas como a Onfly automatizam todo o ciclo da viagem — da reserva ao reembolso —, garantindo segurança, controle de gastos e compliance com as novas exigências do setor.