Novas regras de hotelaria: como isso impacta o planejamento corporativo
As regras mudam, os preços sobem — e o gestor de viagens precisa descobrir como fazer milagre com o mesmo orçamento.
Com as novas regras da hotelaria corporativa, que entram em vigor no fim de 2025, o setor passa por ajustes que mexem com o coração do planejamento: custos, compliance e previsibilidade.
De políticas de check-in e check-out mais rígidas a taxas adicionais e prazos de cancelamento menores, entender o que está mudando é essencial para evitar prejuízos e manter o controle das despesas de viagem.
Neste guia, você vai entender as principais alterações do setor, seus impactos diretos no planejamento e como usar a tecnologia — como a da Onfly — para transformar o desafio em eficiência.
O que mudou nas regras da hotelaria corporativa
O setor hoteleiro vem se modernizando, e isso inclui ajustes nas políticas de reserva, cobrança e registro de hóspedes.
Essas mudanças refletem a busca por padronização e transparência, mas também exigem que gestores revisem processos e adaptem suas políticas de viagem.
A seguir, veja o que muda — e como se preparar.
1. Política de check-in e check-out mais rígida
A nova regra nacional define check-in às 14h e check-out às 12h. Embora padronize horários, a mudança trouxe uma consequência prática: cobranças extras por early check-in e late check-out, inclusive em reservas corporativas.
Para empresas, isso significa que viagens com voos fora do horário comercial — comuns em deslocamentos de curta duração — podem gerar uma diária adicional. Gestores devem alinhar voos e hospedagens de forma estratégica, evitando períodos pagos sem uso.
Com a Onfly, esse controle é automatizado: o sistema cruza horários de voos e hospedagens, ajustando reservas e reduzindo desperdícios de verba corporativa.
2. Cancelamentos e reembolsos mais restritivos
Outra mudança importante está nas políticas de cancelamento e reembolso. Agora, muitos hotéis permitem cancelamentos gratuitos apenas com 24h de antecedência, e aplicam multas mais altas para no-show.
Isso exige mais previsibilidade do gestor de viagens — e, ao mesmo tempo, reforça a importância de contar com uma política de viagens corporativas clara, que oriente colaboradores sobre prazos e responsabilidades.
Empresas que utilizam plataformas de gestão, como a Onfly, podem reagendar ou cancelar reservas diretamente, sem perder tempo com intermediários e reduzindo o risco de custos indevidos.
3. Taxas e cobranças adicionais
O modelo “diária completa” está dando lugar à precificação fragmentada. Serviços antes incluídos — como café da manhã, estacionamento e internet — passaram a ser cobrados separadamente.
Esse novo formato, embora traga transparência, impacta o orçamento corporativo. Entre os custos adicionais mais frequentes estão:
- internet premium e coworking;
- estacionamento;
- lavanderia e consumo no quarto; e
- taxas administrativas sobre reservas corporativas.
Essas alterações exigem uma revisão das políticas de reembolso e negociação direta com fornecedores, garantindo que os contratos contemplem todos os custos reais.
A Onfly centraliza essas informações, oferecendo relatórios detalhados por viagem, colaborador e centro de custo, facilitando auditorias e análises financeiras.
4. Novas exigências de dados e compliance
Com a digitalização do setor, os hotéis estão exigindo cadastros digitais, autenticação prévia e emissão detalhada de comprovantes fiscais.
Além disso, em destinos internacionais, há novas demandas relacionadas à segurança de dados e normas tributárias.
Essas exigências aumentam a complexidade burocrática para o gestor, especialmente em empresas que ainda operam com processos manuais.
Com soluções automatizadas, como a da Onfly, é possível integrar cadastros e relatórios fiscais, garantindo conformidade com a LGPD e as normas de compliance corporativo.
Como essas mudanças afetam o planejamento de viagens corporativas
Essas novas regras não afetam apenas a operação de viagens, mas também a relação entre gestores, colaboradores e fornecedores.
Mais do que ajustar orçamentos, é preciso redefinir processos internos e reforçar a comunicação.
Inclua o colaborador na conversa
A melhor forma de evitar ruídos e custos desnecessários é compartilhar informações de forma clara e antecipada.
Comunicados simples sobre as novas regras ajudam o colaborador a compreender:
- por que há cobrança em horários fora do padrão;
- quais taxas não são reembolsáveis; e
- como funcionam os prazos de cancelamento.
Essa transparência reduz pedidos de reembolso indevidos e melhora a aderência à política de viagens — um ponto essencial para manter o compliance.
Fortaleça suas políticas internas
Com a hotelaria em transformação, a política de viagens precisa evoluir junto. Garanta que o documento contemple:
- critérios para reembolso de taxas e serviços extras;
- limites de valor por diária e hospedagem;
- processos de autorização e exceções; e
- regras para cancelamentos e reagendamentos.
Plataformas como a Onfly permitem automatizar o cumprimento da política, impedindo reservas fora do padrão e centralizando a aprovação dos gestores.
Antecipe imprevistos com dados e planejamento
A previsibilidade é o novo diferencial competitivo. Ao analisar dados históricos e tendências de custos, o gestor consegue prever picos de preço, ajustar rotas e reservar hospedagens mais inteligentes.
A Onfly oferece dashboards de gastos e relatórios analíticos que permitem decisões baseadas em dados — reduzindo riscos e mantendo o orçamento sob controle mesmo diante de mudanças constantes no setor.
Como manter o controle mesmo com as mudanças constantes
Mudanças nas regras de hotelaria são inevitáveis. O que muda é como cada empresa responde a elas. Para manter o controle, três pilares são essenciais:
- centralização: concentre reservas, aprovações e notas fiscais em uma plataforma única;
- automação: elimine tarefas manuais e garanta relatórios financeiros precisos; e
- educação: mantenha gestores e viajantes atualizados sobre políticas e boas práticas.
Com a Onfly, esses três pontos se unem em uma solução integrada, permitindo visibilidade total da gestão de viagens corporativas, redução de custos e compliance contínuo.
Viagens corporativas mais estratégicas, mesmo com novas regras
As mudanças recentes na hotelaria não são obstáculos — são oportunidades para profissionalizar a gestão.
Quando o gestor adota processos inteligentes, transforma burocracia em eficiência e mantém o foco no que realmente importa: o bem-estar e o desempenho dos colaboradores.
A Onfly é parceira nesse caminho, oferecendo tecnologia que simplifica o planejamento, automatiza reembolsos e garante total controle financeiro das viagens. Em tempos de mudanças constantes, o que faz a diferença é quem se adapta primeiro.
FAQ – Novas regras de hotelaria corporativa
Ainda está em dúvida? Confira outras perguntas comuns sobre o tema a seguir.
1. Quais são as novas regras de check-in e check-out em hotéis?
A partir de 2025, o governo federal padronizou os horários de check-in às 14h e check-out às 12h. Muitos hotéis passaram a cobrar por early check-in e late check-out, o que exige planejamento mais preciso entre voos e hospedagens corporativas.
2. Como as novas regras de hotelaria afetam o planejamento de viagens corporativas?
Elas aumentam a necessidade de sincronizar reservas, prazos e políticas de reembolso, reforçando o papel da automação e da comunicação entre gestor e colaborador.
3. O que muda nas políticas de cancelamento e reembolso?
Os prazos de cancelamento gratuito diminuíram e as taxas de no-show aumentaram, o que torna fundamental adotar plataformas com flexibilidade para reagendar e negociar diretamente com hotéis.
4. Por que hotéis estão cobrando por itens antes inclusos na diária?
O modelo atual prioriza personalização e transparência, mas pode aumentar o custo total se não houver controle centralizado dos gastos e contratos atualizados.
5. O que significa compliance em hospedagens corporativas?
É o conjunto de normas e práticas que garantem que os dados, pagamentos e reembolsos sigam padrões legais e de governança corporativa.
6. Como a tecnologia ajuda a lidar com as novas regras da hotelaria?
Plataformas como a Onfly automatizam todo o ciclo da viagem — da reserva ao reembolso —, garantindo segurança, controle de gastos e compliance com as novas exigências do setor.
