Gestão de viagens: tudo o que sua empresa precisa saber para simplificar processos e reduzir custos

Ter controle sobre as despesas corporativas é um dos maiores desafios de empresas que lidam com viagens de negócios. Sem uma gestão eficiente, há desperdício de tempo, perda de oportunidades e um aumento considerável dos custos.

Por isso, investir em uma boa gestão de viagens corporativas é essencial para garantir previsibilidade, conformidade com as políticas internas e, principalmente, economia e produtividade no dia a dia da operação.

Neste conteúdo, vamos aprofundar a discussão sobre o que é a gestão de viagens e qual a sua real importância, explorando os principais desafios enfrentados por empresas que não possuem uma estrutura adequada. 

Além de mostrar como a tecnologia da Onfly transforma esse cenário, simplificando processos e reduzindo custos. E explorar como sua empresa pode começar a, garantindo uma nova era para suas viagens corporativas.

Continue a leitura e descubra como otimizar a gestão de viagens da sua empresa e garantir mais controle e economia!

O que é gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas é o processo responsável por planejar, organizar, monitorar e otimizar as viagens de trabalho dos colaboradores. 

Trata-se de uma área estratégica que envolve a seleção de fornecedores, definição de políticas, controle orçamentário e suporte ao viajante.

Esse processo vai muito além de apenas reservar voos ou hotéis. Ele envolve:

• Criação e aplicação da política de viagens corporativas;
• Escolha de fornecedores com melhor custo-benefício;
• Controle de reservas, despesas e reembolsos;
• Análise de relatórios e indicadores de desempenho;
• Atendimento e suporte aos viajantes antes, durante e após a viagem.

Tudo isso com o objetivo de garantir conformidade, segurança e economia.

Principais problemas enfrentados sem uma boa gestão

Quando a empresa não possui uma estrutura eficiente para gerenciar suas viagens, uma série de problemas começa a aparecer. Confira os mais comuns:

Falta de controle e rastreabilidade

Quando a empresa não utiliza uma plataforma centralizada, as reservas de passagens, hotéis e deslocamentos costumam acontecer por diferentes canais: sites de busca, agências tradicionais, e até mensagens no WhatsApp.

Essas ações são realizadas por várias pessoas, colaboradores, assistentes ou gestores, o que torna o controle praticamente inviável.

Nesse cenário, os dados ficam fragmentados. Faturas, comprovantes e relatórios se perdem em e-mails, planilhas e pastas desconectadas. Não há um histórico claro, nem visibilidade em tempo real das viagens em andamento ou futuras.

O resultado é um caos silencioso: erros de orçamento, pagamentos duplicados, relatórios incompletos e falta de rastreabilidade para entender quem viajou, por quê, quanto gastou e se respeitou o orçamento.

Além disso, esse tipo de gestão torna a auditoria de despesas muito mais trabalhosa, dificultando a identificação de irregularidades, fraudes ou gastos injustificados. 

Sem um controle eficiente, a empresa não consegue tomar decisões com base em dados, apenas apaga incêndios.

Processos de reembolso de viagens manuais e demorados

Empresas que ainda dependem de planilhas, recibos físicos e validações manuais enfrentam grandes gargalos nos reembolsos.

O colaborador precisa guardar comprovantes, preencher formulários e enviar tudo por e-mail, muitas vezes sem saber se será reembolsado ou quando.

Esse processo consome tempo e paciência. Um único erro no preenchimento ou um recibo perdido pode atrasar semanas de um reembolso que deveria ser simples. 

Enquanto isso, o time financeiro acumula pendências, revisa documentos manualmente e precisa tirar dúvidas com cada viajante, um por um.

Esse ciclo de retrabalho gera frustração entre os colaboradores, especialmente quando o valor é alto ou envolve gastos em cartão pessoal.

Também compromete a credibilidade da política interna, pois os funcionários sentem que a empresa não oferece suporte eficiente ao time em campo.

Além disso, a falta de padronização nos reembolsos dificulta o fechamento financeiro e atrasa o controle orçamentário, já que muitas despesas só são contabilizadas semanas depois de realizadas.

Quebra frequente da política de viagens corporativas

Sem uma plataforma que automatize e fiscalize as regras da política de viagens, é quase certo que os colaboradores vão acabar agindo por conta própria. Isso não acontece por má-fé, mas por desconhecimento, urgência ou falta de uma alternativa prática.

O colaborador encontra uma promoção em um site externo, reserva por conta, sem saber se aquele voo está de acordo com a classe permitida, se o hotel tem nota fiscal válida ou se o valor ultrapassa o teto da diária. 

Como não há alertas, travas ou reprovação automática, a empresa só descobre o descumprimento depois que o gasto já foi feito. Essa quebra recorrente gera três grandes problemas:

• Gastos fora do orçamento: comprometendo o planejamento financeiro;
• Desorganização dos dados: ficam espalhados em diferentes sistemas ou sem registro formal;
• Conflitos internos: com o financeiro negando reembolsos e o colaborador alegando falta de clareza nas regras.
  

Ao depender apenas de comunicação informal e controle manual, a empresa perde autoridade sobre a política de viagens e enfraquece sua governança interna.

Falta de visibilidade e desperdício de oportunidades

Empresas que não têm seus dados centralizados em uma plataforma deixam de aproveitar o maior ativo de uma gestão eficiente: a informação.

Sem visibilidade consolidada, é impossível responder a perguntas estratégicas como:

• Quais são os destinos mais frequentes?
• Quanto gastamos por centro de custo ou área?
• Quais fornecedores representam nossos maiores custos?
• Há alguma tendência de aumento de preço ou desperdício?
  

Essas respostas são essenciais para negociar contratos mais vantajosos, aproveitar tarifas promocionais, definir tetos por categoria e até ajustar a política com base na realidade da operação.

Além disso, a empresa perde agilidade para reagir. Uma reserva pode demorar dias para ser aprovada, enquanto uma tarifa competitiva expira em minutos. 

Isso compromete não só a economia, mas também a performance da viagem, que pode envolver prazos de reuniões, eventos ou entregas com hora marcada.

Ao não investir em visibilidade e inteligência, a empresa abre mão de oportunidades reais de economia, eficiência e previsibilidade.

Benefícios de uma boa gestão de viagens

Adotar uma plataforma completa de gestão de viagens corporativas, como a Onfly, traz uma série de vantagens tangíveis e estratégicas para a empresa.

Entre os principais benefícios, podemos destacar:

• Redução de custos com viagens por meio de compras antecipadas, integração com a política e controle de reembolsos;
• Maior eficiência operacional, com processos automatizados e padronizados;
• Experiência positiva para os colaboradores, que ganham autonomia e suporte durante a viagem;
• Visibilidade total sobre os gastos, com dashboards em tempo real;
• Melhores condições de negociação com fornecedores estratégicos.

Esses benefícios se traduzem em mais produtividade, previsibilidade e tranquilidade para todos os envolvidos no processo.

O que a Onfly oferece para transformar a gestão de viagens?

A Onfly é uma plataforma all-in-one pensada para empresas que querem profissionalizar a gestão de viagens sem complicação. A seguir, entenda como ela funciona e o que a torna uma das soluções mais completas do mercado.

Plataforma all-in-one

A Onfly consolida todas as etapas da gestão de viagens em uma única plataforma integrada, fácil de usar e acessível em tempo real. Com ela, sua empresa pode:

• Buscar e reservar passagens aéreas com agilidade;
• Contratar hospedagens, aluguel de carros e transfers de forma centralizada;
• Acessar e gerar relatórios e notas fiscais automaticamente;
• Gerenciar reembolsos e controle de gastos com praticidade;
• Integrar a solução aos seus sistemas de ERP e centros de custo.

Essa abordagem integrada elimina processos manuais, reduz retrabalho e garante mais precisão nas informações. O resultado é uma operação mais fluida, eficiente e com menos erros.

Saiba mais sobre como funciona: solução de viagens corporativa Onfly.

Integração com políticas da empresa

A Onfly permite configurar toda a política de viagens corporativas diretamente na plataforma, sem depender de documentos externos ou instruções manuais. Isso inclui:

• Definição de tetos de gastos por tipo de serviço;
• Regras específicas para perfis de colaboradores;
• Fluxos de aprovação automática conforme hierarquia;
• Notificações em tempo real para casos fora da política.

Com isso, a empresa ganha velocidade na aprovação, minimiza exceções e assegura que todas as viagens estejam em conformidade com as regras internas.

Tarifas competitivas e Spend Control

A Onfly trabalha com uma ampla rede de fornecedores e operadoras para oferecer tarifas corporativas mais competitivas do que as encontradas em canais públicos, gerando economia direta em cada viagem.

Além disso, o recurso Spend Control permite definir parâmetros da política de gastos de forma dinâmica. A empresa pode configurar limites com base em cargo, destino ou tipo de despesa, liberando valores em tempo real e bloqueando quando necessário. 

Isso garante mais rastreabilidade, previsibilidade financeira e controle sobre os custos das viagens.

Trust Expense

Complementando o Spend Control, o Trust Expense utiliza inteligência artificial para auditar os gastos realizados. A ferramenta analisa automaticamente as despesas, identifica possíveis inconsistências e sinaliza comportamentos fora do padrão.

Com essa camada de auditoria inteligente, a empresa reduz riscos de abusos, fortalece a segurança contra fraudes e ganha mais confiança nos dados financeiros, sem depender apenas de revisões manuais.

Orçamento no checkout

Com o recurso de orçamento direto no checkout, o colaborador consegue visualizar o custo total da viagem no momento da solicitação. Isso elimina a etapa de cotações por e-mail e acelera o processo de aprovação.

A reserva só prossegue se estiver dentro da política pré-configurada. Isso evita retrabalho, perda de tempo e garante mais agilidade sem abrir mão do controle.

Assista: como funciona o checkout inteligente.

Reembolsos automatizados

A funcionalidade de reembolso da Onfly torna todo o processo mais simples e transparente. O colaborador anexa os comprovantes direto no aplicativo, e o gestor aprova em poucos cliques. Tudo dentro das regras da política da empresa.

Conheça o fluxo: veja o vídeo explicativo.

Suporte humanizado

Mesmo com tecnologia de ponta, a Onfly não abre mão de um suporte humano e personalizado. Um time de especialistas está disponível para resolver qualquer situação relacionada à viagem, com empatia e agilidade.

Isso gera segurança e confiabilidade para o colaborador e para o RH.

Para quem a Onfly é a solução ideal?

Empresas de todos os tamanhos e segmentos podem se beneficiar da Onfly. Entenda abaixo como a solução se adapta a diferentes perfis:

Por setor

A Onfly atende setores diversos, como:

• Agro: controle de viagens técnicas e operacionais;
• Construção civil: organização de deslocamentos para obras;
• Educação: viagens para eventos, visitas e intercâmbios;
• Tecnologia: integração com ERPs e dados consolidados.

A plataforma se adapta às necessidades de cada segmento, garantindo que as viagens, sejam elas para visitas a clientes no campo, fiscalização de canteiros de obras ou participação em congressos, sejam gerenciadas de forma eficiente

Isso permite que cada empresa, independentemente do seu ramo de atuação, foque no que realmente importa, sabendo que a gestão de viagens está sob controle.

Por porte da empresa

A plataforma é ideal tanto para pequenas quanto para grandes empresas:

• PMEs: ganham agilidade e visibilidade com uma ferramenta simples e eficiente;
• Médias e grandes: otimizam seus processos com controle total, automação e integração com sistemas existentes.

Entendemos que cada empresa tem um ritmo e uma necessidade diferente. Por isso, a Onfly oferece soluções que crescem junto com o seu negócio. Se a sua empresa está apenas começando ou se já é uma grande corporação, há uma solução perfeita para você.

Conheça a versão gratuita da Onfly: a solução para empresas com até 3 viajantes

A versão gratuita da Onfly é a opção ideal para empresas com um volume menor de viagens (com até 3 viajantes), mas que não abrem mão de uma gestão profissional.

Com uma interface simplificada, ele centraliza reservas, controla gastos e dá acesso a tarifas competitivas, tudo de forma prática e descomplicada.

É a ferramenta perfeita para pequenas e médias empresas que desejam ganhar em eficiência e economia sem a complexidade de sistemas maiores.

Como começar a gestão de viagens da Onfly na sua empresa?

Implementar a Onfly é um processo rápido e orientado. Basta acessar a plataforma de gestão de viagens da Onfly e preencher o formulário para agendar uma conversa com um especialista.

Você terá:

• Demonstração da plataforma;
• Orientação para configurar sua política de viagens;
• Suporte para integrar com seus sistemas internos;
• E acompanhamento durante os primeiros ciclos de uso.

Tudo para que sua empresa comece com o pé direito na gestão de viagem!

FAQ – Dúvidas frequentes sobre gestão de viagens corporativas

Antes de encerrar, confira as respostas para as dúvidas mais comuns de quem busca melhorar a gestão de viagens.

Por que é importante centralizar a gestão de viagens em uma plataforma?

Centralizar as viagens em uma plataforma como a Onfly é crucial para garantir controle total, agilidade e economia.

Quando todos os processos, desde a reserva até o reembolso, estão em um único lugar, você elimina a necessidade de planilhas e e-mails, reduzindo retrabalhos e erros manuais. 

A visibilidade em tempo real sobre os gastos e as viagens em andamento permite que a empresa tome decisões mais estratégicas e baseadas em dados, resultando em maior eficiência e previsibilidade.

Quais são os principais erros na gestão de viagens nas empresas?

Os erros mais comuns em uma gestão de viagens ineficiente incluem:

• Ausência de uma política de viagens clara: sem regras definidas, os colaboradores podem fazer reservas por conta própria, resultando em gastos fora do orçamento;
• Falta de padronização nos processos: a cada viagem, o processo de reserva e reembolso é diferente, gerando confusão e retrabalho para o time financeiro e para os viajantes;
• Uso de canais informais para reserva: ao usar sites de busca, agências tradicionais ou até mesmo o WhatsApp, os dados ficam fragmentados, e a empresa perde a rastreabilidade dos gastos;
• Demora no reembolso de despesas: processos manuais e burocráticos causam frustração aos colaboradores e dificultam o fechamento financeiro, já que as despesas só são contabilizadas semanas depois de realizadas.

Como a Onfly ajuda a economizar nas viagens da empresa?

Com a Onfly, sua empresa economiza de diversas formas:

• Tarifas corporativas negociadas: a plataforma oferece preços mais competitivos do que os encontrados em canais públicos;
• Automação de reservas e aprovações: a agilidade no processo de aprovação permite que a empresa reserve voos e hotéis com antecedência, aproveitando tarifas mais baixas;
• Integração com política e centros de custo: a plataforma garante que todos os gastos estejam dentro das regras predefinidas, evitando despesas desnecessárias;
• Controle avançado de despesas com o Trust Expense: esse recurso exclusivo permite o controle dinâmico dos cartões corporativos, protegendo a empresa contra abusos e fraudes.

É possível integrar a Onfly com outros sistemas da empresa?

Sim. A plataforma da Onfly é construída para ser integrada a outros sistemas, como ERPs, CRMs e plataformas financeiras. 

Essa integração elimina a duplicidade de tarefas, otimiza o fluxo de informações entre os departamentos e melhora a precisão dos dados, garantindo que a gestão de viagens seja um processo contínuo e integrado às demais operações da empresa.

A Onfly atende empresas de qualquer porte?

Sim. A Onfly é uma solução flexível que se adapta a empresas de todos os tamanhos, desde startups até grandes corporações. Para empresas menores, com até 3 viajantes, a opção gratuita da Onfly oferece agilidade e visibilidade com uma ferramenta simples e eficiente. 

Já para médias e grandes empresas, a solução completa otimiza processos com controle total, automação e integração com sistemas existentes, atendendo às necessidades de uma operação complexa.

A Onfly oferece suporte aos viajantes durante a viagem?

Sim. Mesmo com a tecnologia avançada, a Onfly entende que imprevistos acontecem. Por isso, a plataforma oferece suporte humanizado com um time de especialistas disponível para ajudar os viajantes antes, durante e após a viagem. 

Esse suporte garante segurança e tranquilidade, oferecendo um atendimento ágil e empático para qualquer situação.

Como a política de viagens é aplicada na Onfly?

Na Onfly, a política de viagens é configurada diretamente na plataforma, eliminando a dependência de documentos externos. Isso inclui a definição de tetos de gastos, fluxos de aprovação conforme a hierarquia e alertas para casos fora da política.

Se uma reserva não estiver de acordo com as regras, a plataforma notifica automaticamente o gestor, garantindo que todas as viagens estejam sempre em conformidade.

Como a Onfly ajuda a garantir a segurança e a conformidade das viagens?

A Onfly garante a segurança e a conformidade das viagens de forma integrada!

A política de viagens é configurada diretamente na plataforma, com regras claras e fluxos de aprovação automatizados, evitando que os colaboradores façam reservas que não estejam de acordo com as normas da empresa.

Além disso, a plataforma permite o controle dinâmico de cartões corporativos por meio do recurso Trust Expense, protegendo contra fraudes e gastos indevidos. 

A centralização dos dados em um único lugar facilita auditorias e garante a rastreabilidade de todas as despesas, proporcionando mais transparência e segurança para a gestão.

A Onfly é apenas para passagens aéreas e hotéis?

Não, a Onfly é uma plataforma all-in-one que vai muito além de passagens aéreas e hotéis. Ela consolida todas as etapas da gestão de viagens em um único lugar, permitindo que sua empresa gerencie também:

• Aluguel de carros;
• Transfers;
• Reembolso de despesas;
• Controle de gastos;
• Relatórios e indicadores de desempenho.

Essa abordagem integrada elimina a necessidade de múltiplos sistemas e planilhas, simplificando todo o processo de planejamento, execução e controle das viagens corporativas.

Qual a diferença entre a Onfly e uma agência de viagens tradicional?

A principal diferença é a autonomia e a tecnologia. Enquanto uma agência tradicional opera com processos manuais e burocráticos, a Onfly é uma plataforma completa e automatizada que coloca o controle nas mãos da sua empresa. 

Você tem acesso em tempo real a tarifas competitivas, visualiza todos os dados de forma centralizada e garante que todas as reservas estejam em conformidade com a política interna de forma automática. 

A Onfly combina a praticidade e a economia de uma ferramenta online com o suporte de um time humano, oferecendo o melhor dos dois mundos.

Como a Onfly lida com os reembolsos de despesas?

O processo de reembolso na Onfly é totalmente automatizado e transparente. O colaborador simplesmente anexa os comprovantes de despesas (como notas fiscais e recibos) diretamente no aplicativo.

O sistema faz a validação com base na política de viagens pré-configurada. Assim, o gestor pode aprovar ou reprovar o pedido em poucos cliques, sem a necessidade de planilhas e e-mails. 

Isso acelera o processo de reembolso, gera menos atrito para o colaborador e dá mais visibilidade ao financeiro, já que as despesas são contabilizadas em tempo real.

É possível ter acesso a relatórios e indicadores de desempenho?

Sim, e essa é uma das grandes vantagens da Onfly. Com a centralização dos dados, a plataforma gera relatórios e dashboards em tempo real. Você pode analisar:

• Quanto a empresa gasta por centro de custo ou área;
• Quais são os destinos mais frequentes;
• Quais fornecedores representam os maiores custos;
• O percentual de gastos que estão fora da política.

Essas informações estratégicas são essenciais para negociar melhores contratos, ajustar a política de viagens e tomar decisões que gerem mais economia e previsibilidade para a empresa.

A gestão de viagens corporativas não precisa ser um processo complexo, burocrático e cheio de gargalos. 

Como vimos, a falta de controle e a dependência de processos manuais resultam em desperdício de tempo, aumento de custos e frustração para todos os envolvidos. Investir em uma plataforma como a Onfly significa transformar esse cenário. 

Você ganha controle total sobre os gastos, visibilidade em tempo real, automação de processos e, o mais importante, garante que sua equipe tenha o suporte necessário para viajar com segurança e eficiência.

Ao adotar a Onfly, sua empresa deixa de “apagar incêndios” e passa a ter uma gestão estratégica, com dados para tomar decisões inteligentes e um sistema que garante a conformidade e a economia em cada viagem.

Se você busca uma solução que simplifique sua rotina, reduza custos e ofereça uma experiência de viagem superior para seus colaboradores, a Onfly é a escolha certa!