5 vantagens de ferramenta de gestão de despesas multimoeda

Se a sua empresa faz viagens internacionais ou compras internacionais, você com certeza já se deparou com as moedas estrangeiras (multimoeda) na hora de fazer a prestação de contas das despesas empresariais. 

E aí, a gente se depara com um desafio: como gerenciar as despesas em diferentes moedas sem virar uma confusão de planilhas, dados e taxas de câmbio? 

Além da conversão de moedas de forma manual, a prestação de contas se torna um processo vagaroso e mais sujeito a erros — seja de digitação, de perda de comprovante fiscal ou até mesmo por fraude nos números.

A boa notícia é que existe uma solução que descomplica tudo isso: a ferramenta de gestão de despesas multimoeda. Ela não é só uma “ajudinha”, é um game-changer para quem busca precisão, controle e agilidade nas finanças da empresa.

Neste artigo, você entenderá as principais vantagens de utilizar essa ferramenta para facilitar o processo e garantir ainda mais segurança nas despesas corporativas.

Preparado para dizer adeus à dor de cabeça da conversão manual? Vamos lá!

O que são despesas multimoeda? 

Com a globalização dos serviços e dos negócios, muitas empresas nacionais lidam diretamente com empresas estrangeiras. 

Com isso, precisam prestar contas de despesas que são multimoedas. Ou seja, além dos gastos em real (R$), a empresa realiza gastos em outras moedas estrangeiras, como dólar ($), euro (€), entre outras.

As despesas multimoedas englobam basicamente todos os gastos que a empresa realiza em moedas estrangeiras, que precisam ser convertidos para a moeda local (no nosso caso, o real) para serem registrados, aprovados e tenham as contas prestadas.

Elas podem surgir de diversas situações, como viagens internacionais a trabalho, compras de fornecedores estrangeiros, assinaturas de plataformas globais ou custos associados à importação e exportação de serviços.

A grande questão é entender como gerenciá-las de forma eficiente e sem erros, garantindo que a conversão seja correta e que o controle financeiro da empresa continue coeso. 

Benefícios da funcionalidade multimoeda na gestão de despesas

Controlar as despesas financeiras de uma empresa que lida com diferentes tipos de moeda é um desafio. Por isso, a funcionalidade multimoeda pode ser uma solução viável e segura. Confira cinco vantagens principais:

Prestação de contas mais rápida

Elimine o processo manual de conversão de moedas e economize tempo! 

Com uma ferramenta multimoeda, seus colaboradores podem lançar as despesas na moeda original do gasto (dólar, euro, libra, etc.).

A mágica acontece na própria plataforma: ela converte automaticamente para o real, usando taxas de câmbio atualizadas. 

Isso significa que o processo de prestação de contas se torna muito mais ágil, tanto para quem lança a despesa quanto para a equipe financeira, que não precisa mais conferir cada cálculo. 

Menos tempo no Excel, mais tempo para focar no que realmente importa.

Conversão de moeda assertiva

Um dos maiores desafios das despesas multimoeda é a precisão na conversão. 

Qual taxa usar? A do dia da compra? A do fechamento da fatura do cartão? A do Banco Central? 

A funcionalidade multimoeda resolve isso ao integrar-se com fontes de câmbio confiáveis, como o Banco Central. 

Isso garante que a conversão seja assertiva, eliminando dúvidas, erros manuais e possíveis divergências na auditoria. Você tem a certeza de que os valores estão sempre corretos, o que é fundamental para a saúde financeira da sua empresa.

Controle financeiro assertivo

Com a conversão automática e assertiva, a sua empresa ganha um controle financeiro muito mais preciso. 

Você consegue ter uma visão clara e em tempo real de quanto cada despesa internacional está custando em reais. 

Isso evita surpresas no final do mês com faturas muito mais altas do que o esperado devido à variação cambial. 

Além disso, facilita o planejamento orçamentário, permitindo que os gestores de viagem e financeiro tomem decisões mais inteligentes baseadas em dados reais e atualizados.

Centralização de despesas nacionais e internacionais

Uma ferramenta com funcionalidade multimoeda permite que você centralize todas as despesas da empresa, sejam elas nacionais (em real) ou internacionais (em qualquer moeda). 

Não importa se o gasto foi feito em Curitiba ou em Paris, tudo estará reunido em uma única plataforma. 

Isso oferece uma visão unificada e transparente do fluxo de caixa, simplifica a conciliação, a auditoria e a geração de relatórios, economizando um tempo precioso da sua equipe financeira e garantindo que nada se perca pelo caminho.

Nada de sustos no final do mês

A conversão na plataforma multimoeda é feita pelo cartão de crédito de forma automática ou pelo Banco Central, de forma totalmente oficial.

Isso garante que a conversão de moedas seja feita na data da despesa para que a empresa não tenha sustos no final do mês. 

No momento do lançamento da despesa, você já sabe quanto gastou na moeda original e qual é o valor convertido em real… Sem surpresas na fatura.

Como gerenciar as despesas corporativas multimoeda?

Esse processo pode parecer complexo, mas, com as ferramentas certas, ele se torna eficiente e simples. Existem algumas abordagens mais comuns:

Cartões multimoedas

Os cartões multimoedas (ou cartões de viagem) são uma ótima opção para colaboradores que viajam com frequência. 

Eles permitem carregar diferentes moedas antes da viagem, travando a taxa de câmbio no momento da recarga. Isso ajuda a evitar surpresas com a flutuação do câmbio e oferece mais segurança do que andar com dinheiro em espécie.

Muitos desses cartões funcionam como um pré-pago, onde você só gasta o que carregou.

Contas multimoedas

Alguns bancos e fintechs oferecem contas corporativas que permitem manter saldos em diferentes moedas estrangeiras. 

Essa opção é ideal para empresas que realizam muitas transações em uma moeda específica, como dólar ou euro, facilitando o recebimento e pagamento diretamente nessas moedas, sem a necessidade de conversões constantes e taxas a cada transação.

Ferramentas de gestão de despesas corporativas

Ferramentas de gestão de despesas corporativas, como a Onfly, vão muito além de um simples cartão ou conta. 

Elas integram todo o ciclo da despesa, desde o lançamento pelo colaborador até a aprovação, auditoria e reembolso, com a funcionalidade multimoeda incorporada. 

Elas são a espinha dorsal para um controle financeiro robusto, automatizando processos e eliminando o trabalho manual que gera erros.

Como utilizar a funcionalidade multimoeda na Onfly?

A Onfly entende que a vida da sua equipe financeira não precisa ser um emaranhado de conversões manuais e planilhas. 

Por isso, nossa plataforma foi pensada para simplificar a gestão de despesas multimoeda de forma intuitiva e eficiente.

Utilizar a funcionalidade multimoeda na Onfly é super fácil:

1. Lançamento simplificado: colaboradores podem registrar as despesas no aplicativo ou na plataforma web na moeda original em que o gasto foi feito. Comprou em dólar? Lança em dólar. Pagou em euro? Lança em euro. Sem estresse!;
2. Conversão automática e inteligente: a Onfly integra-se a fontes de câmbio confiáveis (como o Banco Central) e realiza a conversão automática para o real, utilizando a taxa do dia da despesa. Isso elimina qualquer margem para erro manual ou inconsistência. Você sempre sabe o valor exato em real daquela despesa;
3. Suporte a diversas moedas: Nossa ferramenta suporta uma ampla gama de moedas, incluindo: dólar americano (USD), euro (EUR), iene (JPY), libra Esterlina (GBP), entre outras. Isso significa que sua empresa está preparada para qualquer destino ou transação internacional;
4. Controle total para o financeiro: a equipe financeira tem acesso a relatórios detalhados com as despesas já convertidas para o real, facilitando a conciliação, auditoria e o fechamento do mês. Não há mais surpresas na hora de calcular os gastos internacionais, pois os valores são apresentados de forma transparente e precisa;
5. Visão unificada: todas as despesas, nacionais e internacionais, são centralizadas em um único dashboard, oferecendo uma visão completa e estratégica dos gastos da sua empresa. Isso permite uma gestão mais eficiente do orçamento e a identificação de oportunidades de economia.

Para utilizar a funcionalidade, basta habilitá-la na aba de Configuração de Despesa dentro da plataforma de gestão de despesas. 

Ao permitir o lançamento em multimoeda, a funcionalidade será totalmente liberada no Expense.

Depois, ao lançar suas despesas, há a opção de escolher a moeda original da despesa, além das demais informações importantes que sempre estão disponíveis no nosso software.

Com a Onfly, você não apenas gerencia despesas multimoeda; você ganha um parceiro tecnológico que simplifica a complexidade financeira, garantindo que sua empresa esteja sempre no controle, pronta para voar mais alto.

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