Como melhorar a experiência dos colaboradores com reembolsos de despesas em 5 passos

O processo de reembolso de despesas de viagens corporativas, quase sempre, é algo desgastante para o colaborador. Isso torna a experiência do colaborador muito mais cansativa, maçante e pouco produtiva. 

Por isso, pensar na melhor forma de executar esse processo é fundamental para que a sua empresa não tenha um turnover (quando bons funcionários deixam a empresa) alto e para que o processo de reembolso seja muito mais ágil. 

Pensando nisso, criamos um guia com passo a passo completo de como melhorar a experiência do colaborador com reembolsos de despesas. Veja a seguir os 5 passos!

Passo 1 – Política de viagem simples, clara e disponível em qualquer lugar para todos

A primeira coisa que deve ser feita quando o assunto é gestão de viagens é a política de viagens da empresa. Mais do que apenas elaborar esse documento, é importante que a política de viagens seja simples, clara e disponível em qualquer lugar para todos. Afinal, esse é um documento que deve ser consultado constantemente ao longo do reembolso de despesas. Já falamos aqui no blog sobre como é a polítíca de viagens da Netflix e você pode se inspirar nela para montar a sua.

Uma grande vantagem que a política de viagens traz para o colaborador é em relação aos valores que podem ser reembolsados. Uma política de viagens deve mencionar os valores que podem ser reembolsados, assim como os tipos de gastos que possuem reembolso ou não. Isso facilitará para o colaborador, que poderá viajar sabendo quais são os gastos reembolsáveis e quais ele terá que pagar do bolso dele, caso julgue valer a pena.

Sendo assim, elabore esse documento de forma bem simples, mas com muita clareza em todas as regras mencionadas. Feito isso, deixe esse documento em um lugar em que todos possam consultar. Isso contribuirá para a experiência dos colaboradores que viajam constantemente e precisam ficar atentos às regras. 

Passo 2 – Digitalizar os recibos (para não ter que ficar guardando todos)

Se tem algo que pode deixar o viajante muito irritado é ter que guardar inúmeros recibos e comprovantes fiscais apenas para apresentar à empresa no processo de reembolso de despesas. Por isso, conte com um sistema de digitalização de recibos. Isso fará com que o colaborador viajante não tenha que ficar guardando todos esses documentos.

Embora essa seja uma prática bem simples, saiba que isso contribuirá enormemente para a experiência do colaborador. Use um sistema para que os recibos possam ser digitalizados e acessados facilmente por aqueles que fazem a gestão de viagens corporativas.  

Hoje em dia existem inúmeras ferramentas que permitem digitalizar recibos e a maioria delas podem ser utilizadas no smartphone. Ou seja, o viajante pode digitalizar o recibo a qualquer momento e já enviar o documento para a empresa em tempo real, sem dor de cabeça ao retornar de viagem.

Algumas dessas ferramentas já são integradas à plataformas de gestão de viagens, como é o caso da Onfly. Em nossa plataforma, o colaborador lança a despesa na hora e digitaliza o recibo para eventual consulta. Os dados já entram no fluxo de aprovação pelo gestor (caso seja a política pré-configurada para a hierarquia daquele colaborador) e são consolidados em informações visuais para controle e auxílio nas tomadas de decisão da empresa.

Passo 3 – Definir SLAs (Acordo de Nível de Serviço) para aprovação do reembolso pelos gestores

Definir prazos e acordos para o processo de aprovação de reembolso pelos gestores é fundamental para que a experiência do colaborador seja cada vez melhor. Afinal, ele volta de viagem querendo receber seu reembolso de despesas o quanto antes.

Por isso, ter prazos e acordos já definidos é importante para que os colaboradores tenham uma perspectiva de quando o reembolso deverá ser aprovado pelo gestor de viagens. Isso traz maior segurança sobre o que esperar e melhora a experiência dentro desse processo.

Esses prazos devem estar bem claros na política de viagens da empresa, para que não haja dúvidas. Isso também facilitará a organização dos reembolsos de acordo com os prazos, o que fará com que os gestores dêem maior importância para aprovar rapidamente os reembolsos, sem deixar que acumulem.

Passo 4 – Notificar o colaborador o tempo todo sobre o andamento da prestação de contas

Quando o colaborador está aguardando o reembolso de despesas de viagens corporativas, é comum ficar ansioso. Saber como está o andamento da prestação de contas, se o reembolso foi aprovado e quando ele receberá os valores são pensamentos difíceis de tirar da mente.

Sendo assim, uma coisa interessante a fazer é notificá-los o tempo todo sobre o andamento da prestação de contas. Ou seja, informá-los sobre a aprovação do reembolso, sobre o prazo para receber e outras informações que sejam relevantes para ele ao longo desse processo.

Saber como está a prestação de contas em tempo real faz com que o colaborador tenha maior confiança nesse processo. Isso significa que ele ficará menos ansioso, mais confiante e sua experiência como viajante será muito melhor.

Passo 5 – Reduzir ao máximo o prazo de pagamento do reembolso

Por fim, não poderíamos deixar de falar sobre o que é mais importante para o colaborador: o prazo do pagamento do reembolso. Se você deseja melhorar a experiência do colaborador com reembolsos de despesas, saiba que é muito importante reduzir ao máximo o prazo de pagamento.

Então, se a empresa oferecer um prazo otimizado, isso será traduzido na satisfação do colaborador e na boa impressão em relação aos processos internos da empresa. Sabemos que leva algum tempo para que o processo de reembolso ocorra corretamente. No entanto, é importante ter empatia com o colaborador que, afinal, retirou do próprio bolso os valores que foram pagos na viagem e conta com o reembolso para se organizar financeiramente.

Por isso, usar ferramentas, softwares e outros artifícios que possibilitem reduzir ao máximo o prazo de pagamento do reembolso é uma vantagem enorme para todos os envolvidos.

Esses foram os 5 passos para melhorar a experiência do colaborador com reembolsos de despesas! Se gostou deste post, deixe seu comentário e compartilhe nas redes sociais.